エクセルファイルをPDF形式に変換する方法

この記事には:エクセルを使う(Windows)エクセル2011を使う(Mac)出典

エクセルファイルをPDFに変換すれば、マイクロソフトオフィスをインストールしていない人でもそのファイルを開けます。加えて、エクセルのワークシートの印刷や配布が容易になります。この記事では、エクセルの内蔵プログラムで直接PDF形式のファイルを作成する方法をご紹介しますが、エクセルがインストールされていないパソコンでファイルを変換しなければならない場合は、オンラインの変換サービスを利用することも可能です。

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エクセルを使う(Windows)

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    ワークシート内のPDFに変換したい部分を選択する(任意) シート内の特定の部分のみをPDFにしたい場合は、該当の箇所を選択します。シート全体をPDFにしたい場合は、このステップを無視して次のステップへ進みます。
    • PDFファイルをエクセルシートに戻すことは容易ではありません。この方法を使えば、元のエクセルファイルの複製が作成されます。
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    「ファイル」タブをクリックする 古いバージョンのエクセルを使用している場合は、「ファイル」メニューをクリックします。
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    「エクスポート」をクリックする エクセル2010またはそれ以前のバージョンを使用している場合は、「名前を付けて保存」を選択します。
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    「PDF/XPSの作成」をクリックする エクセル2010またはそれ以前のバージョンを使用している場合は、「名前を付けて保存」の画面に表示される「ファイルの種類」のドロップダウンメニューの中から「PDF」を選択します。
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    画面下方にある.オプション(O)...ボタンをクリックする 次に表示される画面で、PDFファイル作成に伴う設定を行うことができます。
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    PDFに含める対象を選択する オプション画面では、作成するPDFに含めるページ範囲を選択したり、PDF変換の対象を選択範囲、ワークブック全体、またはアクティブなワークシートの中から選べます。さらに、元のドキュメントのプロパティ情報を含めるかどうかも選択できます。
    • 設定を終えたらOKをクリックします。
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    最適化の方法を選択する(任意) オプション(O)...の上に表示されている項目で、PDFを最適化する方法を選択できます。ワークシートのサイズが非常に大きいのでなければ、「標準」で問題ないでしょう。
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    ファイル名を付けて保存する PDFファイルの名前を入力して発行ボタンをクリックします。 (エクセル2010またはそれ以前のバージョンを使用している場合は、保存ボタンをクリックします。)
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    PDFを確認する デフォルトでは、確認のために作成されたPDFファイルが開く仕様になっています。PDFファイルを開けなければ、使用しているパソコンにPDFリーダーがインストールされていない可能性があります。[1]
    • 現状では、PDFファイルを編集することはほぼ不可能であるため、内容を変更する必要がある場合には、エクセルで編集を行い新しいPDFを作成しましょう。

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エクセル2011を使う(Mac)

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    すべてのワークシートで同じヘッダーとフッターが使用されていることを確認する(任意) エクセル2011では、各シートのヘッダーとフッターが同一である場合にのみ、すべてのシートをひとつのPDFファイルとして保存できます。ヘッダーとフッターが異なる場合には、各シートが別々のPDFファイルとして作成されますが、後でそれぞれのファイルを結合することも簡単にできます。[2]
    • ワークブックのすべてのシートを選択します。最初のシートのタブをクリックし、シフトキーを押さえながら最後のシートのタブをクリックします。
    • 「レイアウト」タブをクリックし、「ヘッダーとフッター」をクリックします。
    • ヘッダーの編集およびフッターの編集をクリックして、すべてのシートに対するヘッダーとフッターを編集します。
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    ワークシート内のPDFに変換したい部分を選択する(任意) シート内の特定の部分のみをPDFにしたい場合は、該当の箇所を選択します。シート全体をPDFにしたい場合は、このステップを無視して次のステップへ進みます。
    • PDFファイルをエクセルシートに戻すことは容易ではありません。この方法を使えば、元のエクセルファイルの複製が作成されます。
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    「ファイル」メニューをクリックして「名前を付けて保存」を選択する PDFファイルを保存する場所を指定し、ファイル名を入力します。
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    「フォーマット」のプルダウンメニューから「PDF」をクリックする これにより、ワークシートの複製をPDFファイルとして保存されます。
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    PDFに含める対象を選択する 画面の下方で、「ブック」、「シート」、または「選択範囲」のいずれかを選択できます。
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    画面右下にある.保存をクリックしてPDFファイルを作成する すべてのシートのヘッダーとフッターが一致していなければ、各シートごとに別々のPDFファイルが作成されます。しかし、ヘッダーとフッターがすべて間違いなく一致している場合においても、各シートごとにPDFファイルが作成されることがあります。
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    (必要に応じ)PDFファイルを結合する ファイル変換処理によって複数のPDFファイルが作成された場合は、Finderを使用して簡単にファイルを結合することができます。
    • PDFファイルが置かれているフォルダを開き、結合したいファイルをすべて選択します。
    • 「ファイル」メニューをクリックして「作成」を選択します。続けて「ファイルを単一のPDFに結合」を選択します。
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    PDFを確認する PDFファイルをダブルクリックし、プレビューを使って開きます。他人と共有する前にPDFファイルの中身を確認しましょう。現状では、PDFファイルを編集することはほぼ不可能であるため、内容を変更する必要がある場合には、エクセルで編集を行い新しいPDFを作成します。

記事の情報

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カテゴリ: オフィス | ソフトウェア | パソコン・電子機器

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