プレスリリースとは、メディア向けに書かれた声明文のことです。声明で発表するニュースは、イベントのスケジュール、個人のプロモーション、受賞の知らせ、新製品や新たなサービスについての告知、業績の公表など、多岐に渡ります。また、プレスリリースは、特集記事を書くうえで重要な素材となります。ほとんどの場合、記者は最初にプレスリリースを受け取った時点で、それを単なる情報源ではなく、ストーリーのアイデアとして考えます。しかるべき形式で書かれた声明文は誰もが利用できるため、広報の仕事に欠かせないツールとなります。この機会にぜひ正しいプレスリリースの書き方を学びましょう。

方法 1 の 2:
関心を惹く

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    明確な見出し(表題、ヘッドライン)を書きましょう。見出しは短く、明快に、要点を突いたものでなければなりません: プレスリリースの要点を可能な限りコンパクトにまとめたものが見出しです。広報の専門家の多くが、本文およびその他の必要事項を書いた後に見出しを作成することを勧めています。その方法に従うのであれば、他の箇所を書いた後に、あらためてそのプレスリリースにふさわしい見出しを考えましょう。真っ先に人目を引く見出しは、プレスリリースの中で最も重要な部分といえます。
    • 「wikiHowは信頼度抜群の情報源」: この見出しを見てみなさんはどう思われるでしょう?もっと内容を知りたいと思うでしょう!新聞記事の見出しが読者の関心を掴むのと同様に、プレスリリースの見出しは記者の関心を掴み、ぜひ本文を読んでみたいと思わせるためのものです。見出しには、企業の最近の業績、ニュース性のある出来事、新製品または新たなサービスに関する記述を盛り込みましょう。
    • 見出しは太字で!: また、見出しは本文に比べて大きなフォントサイズで書くのが通例です。一般的なプレスリリースの見出しは現在形で書きます。英語の場合、”a”や”the”という冠詞を省き、文脈によっては、”to be”のような不定詞の使用も避けましょう。
    • 英語の見出しでは、文頭の一文字を固有名詞と同様に大文字にします。見出しに使う単語のほとんどは小文字で書きますが、大文字のフォントサイズを小文字に合わせることによって、視覚的に読者の関心を惹くこともできます。すべての単語を大文字にしてはいけません。
    • 重要なキーワードを抜き出しましょう: プレスリリースの見出しの最も基本的な書き方は、本文の中で最重要となるキーワードを抜き出すことです。それらのキーワードを組み合わせて、論理的かつ注意を引く一文を作りましょう。見出しの後に要約文を入れる場合も、同じ方法で文章を作成しましょう。早い段階でキーワードを入れれば、検索サイトでも目につきやすくなります。さらに記者や読者にとっても、プレスリリースの概要を把握しやすくなります。上記の作業を見直し、それぞれがプレスリリースの見出しにふさわしいものかを確認しましょう。
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    本文を書きましょう。プレスリリースは、そのままニュース記事として使えるものでなければなりません。ほとんどのジャーナリストには、みなさんの会社の重大発表について詳しく調査できるほどの時間的な余裕はありません。したがって、おおよそみなさんがプレスリリースに書いた文章が、会社の出来事に関するニュース記事として世に出回ることになります。プレスリリースを作成する際は、記者にどのように書いてもらいたいかを想定することが大切です。
    • まずは日付と都市名(プレスリリースを作成した場所)を明記しましょう。ただし、シカゴ支部の出来事に関するプレスリリースをニューヨークで作成する場合など、混乱をきたす恐れがあれば、都市名は省略しても構いません。日本語のプレスリリースの場合、冒頭の左端に「報道関係者各位」と記すのが通例です。
    • 最初の一文(またはリード文)で要旨を簡潔にまとめ、読者の関心を掴みましょう。例えば、「カリーン出版社が新たな第二次世界大戦小説を発売」という見出しを付けた場合、最初の一文は、「本日、カリーン社は、かの有名作家ダーシー・ケイの執筆による初の第二次世界大戦小説を発売した」といったものになるでしょう。見出しで紹介した話題を広げて、ある程度内容を詳しく説明するとともに、読者をさらに本文へと引き込みます。続く文章では、最初の一文で紹介した内容についてさらに詳細に述べましょう。
    • プレスリリースの本文は簡潔にしましょう。長々とした文や段落は避けましょう。繰り返しや、大げさな言葉遣いおよび専門用語の乱用も禁物です。無駄な言葉を省き、簡潔な文章を心がけましょう。
    • 最初の段落(2~3文で構成)はプレスリリースの要約です。その後の段落でさらに内容を洗練していきます。文章の出だしが興味を引くものでないと、忙しい日常に追われる記者やその他の読者は、プレスリリースを末尾までじっくり読もうとはしないでしょう。
    • イベント、製品、サービス、人々、ターゲット、目標、計画、プロジェクトなど、事実を取り上げましょう。可能な限り具体的な事実を紹介しましょう。プレスリリースとは、つまり「ニュース」のことです。効果的なプレスリリースを書く手っ取り早い方法は、以下の項目をリストアップすることです: 誰が(who)、何を(what)、いつ(when)、どこで(where)、なぜ(why)、どのように(how)。
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    “5つのW”(および1つのH)を明確に伝えましょう。誰が(who)、何を(what)、いつ(when)、どこで(where)、なぜ(why)、どのように(how)が伝われば、読者は必要な事柄をすべて知ることができます。前出のカリーン出版社のプレスリリースを作成するつもりで、以下の項目に関するチェックリストを作成してみましょう:
    • このプレスリリースは誰についてのものか?(who): カリーン社
    • 伝えたいニュースは何か?(what): カリーン社が本を発売
    • 発売はいつ?(when): 明日
    • どこで発売されるのか?(where): 全国の主要店舗
    • なぜこれが重大ニュースなのか?(why): 著名な作家ダーシー・ケイによって書かれた作品
    • 発売はどのように行われるのか(how):各大都市を回るプロモーションツアーに続き、シカゴで盛大な発売記念サイン会を開催
      • 上記の基本事項を明確にした後は、人々、製品、項目、日時、その他ニュースに関連する事柄についてさらに具体的な情報を盛り込みましょう。
      • プレスリリースを発表する立場であるみなさんの会社が、ニュースの主役ではない場合は、本文の中でその旨を明らかにしましょう。
    • 要点を突いた短い文章を書きましょう。プリントアウトしたコピーを送る場合、文章はダブルスペースにしましょう。
    • みなさんの作成したプレスリリースにニュースバリューがあればあるほど、記者に選ばれ、報道されやすくなります。まずは、対象となるマーケットにとって、報道に値するニュースとは何かを見極めることが大切です。その知識を使って編集者や記者の心を掴みましょう。
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    明快で分かりやすく、読み手が記事にしやすい文章を書きましょう。みなさんがプレスリリースを送った相手は、おそらく同様の文書をいくつも抱えているはずです。よほど注意を引くものでない限り無視されてしまうでしょう。そのような相手に選んでもらうには、優れたプレスリリースを用意しなければなりません。内容はもとより、いざとなればそのまま記事として刊行できるほどの文書を作成する必要があります。
    • みなさんの文書に目を通す際、編集者はそれを印刷するまでにどの程度の時間が掛かるかを真っ先に考えます。誤字脱字だらけの文書や内容の乏しい文書、または大幅な訂正が必要な文書を目にした編集者は、わざわざ時間を無駄にしようとは思わないでしょう。文法に注意を払うとともに、基本事項を抑え、内容のある文章を書きましょう。
    • 編集者や記者は、なぜみなさんの話に耳を傾けるべきなのでしょう?みなさんが正しい聞き手に向けて発言をしているのであれば、その答えは明らかでしょう。そうでなければ、時間の無駄というものです。プレスリリースの目的は、広告ではなく、ニュースを伝えることです。重要なニュースをしかるべき人々に伝えることがみなさんの仕事です。
      • 朝に文書を送れば、さらに編集者の気を引くことができるでしょう。朝一であれば、時間に余裕があるため、編集者は受け取ったプレスリリースを現在作業中の文書と一まとめにして保管することができます。覚えておきましょう。
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    文章をまとめましょう。補足情報があれば、プレスリリースにリンク先を明記しましょう。みなさんの会社がウェブサイトを使って読者に役立つ情報を提供している場合もあるはずです。ぜひ付け加えましょう。
    • 内容に自信が持てない場合は、すでに出回っている文書を調べましょう。現在みなさんが扱っているのと同様の出来事について誰かが文書を残しているかもしれません。手始めに、@Press[1]、PR Web[2]、PR Newswire[3] といったウェブサイトを当たってみましょう。
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方法 2 の 2:
書式を覚える

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    基本的な形式を覚えましょう。必要な材料がすべて揃えば、いよいよ文書に起こす番です。といっても、まずは削ることを考えましょう。プレスリリースは、どれだけ長くても、せいぜい1ページに収めましょう。第三次世界大戦を扱ったニュースでもない限り、誰も貴重な時間を割いて5段落もある文章を読みたいとは思わないでしょう。文書の作成に必要なポイントは以下の通りです(すでに上記の項で触れたポイントも含まれます): [4]
    • 「即日公表」の文字をページ先頭の左端に記しましょう。
      • 公表を一定期間差し止める場合は、「公表期日」と記した横に、報道機関がニュースを公表すべき日付を記します。公表期日が記載されていない場合は、すべて即日公表とみなされます。
    • その下、ページ中央に見出しを書きましょう。通常、見出しは太字で書きます。
      • 場合によっては、副題を斜体(イタリック)で書きましょう(見出しを洗練された見た目にします)。
    • 第一段落: 最も重要な情報を書きます。ニュース記事のような見た目にしても良いでしょう。まずは日付とニュースの出所を記しましょう。
    • 第二段落(必要とあれば第三段落): 補足すべき情報を書きます。引用や事実を記載しましょう。
    • 定型文:みなさんが所属する会社・団体について紹介します。みなさんは一体何者でしょうか?みなさんの主な業績は何でしょうか?みなさんの業務は何でしょうか?
    • 連絡先情報: 著者(おそらくみなさんのことでしょう!)についての情報を記載します。誰かの興味を引くことができれば、その人物はもっと知りたいと思うでしょう!
    • マルチメディア: 今日では、ツイッターアカウントの一つも取得しておくのが常識です。
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    定型文は本文の下に書きましょう。つまり、みなさんの会社の概要を記載します。記事の作成のためにみなさんのプレスリリースに目を通したジャーナリストは、当然ニュース記事の中でみなさんの会社について触れないわけにはいきません。ジャーナリスト達は、会社情報をこの定型文のセクションから得ることができます。
    • このセクションのタイトルは「○○社について」となります。
    • タイトルの後に、1段落ないしは2段落以内で会社の概要を記述します。それぞれの段落は5~6行に収めましょう。大半の企業は、すでに専門家によって作成された冊子、プレゼン、ビジネス計画書などを用意しています。それらの中から紹介文を抜き出してプレスリリースに記載すれば十分でしょう。
    • セクションの最後に会社のウェブサイトを紹介しましょう。紙面に印刷しても参照できるように、リンクは正確に、http://www.example.com のようなURL形式で記載しましょう。「ここをクリック」のように、リンクを文章に埋め込んでしまうと、プリントアウトした際にリンク先を参照することができません。
    • 会社が別にメディア向けページを管理している場合は、そのURLも合わせて記載しておきましょう。通常メディア向けページには連絡先情報や各種参考資料(プレスキット)が含まれています。
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    みなさんの連絡先情報を付け加えましょう。みなさんのプレスリリースに高いニュースバリューがあれば、ジャーナリストはさらに情報を求めるか、または主要な関係者にインタビューを申し込もうとするでしょう。関係者がメディアから直接連絡を受けても構わない場合は、関係者の詳しい連絡先情報をプレスリリースのページに記載しましょう。例えば、技術革新に関するプレスリリースの場合、社内の開発チームや研究チームの連絡先情報をメディアに公開しましょう。
    • 関係者の連絡先情報を公開できない場合は、広報課の詳しい情報を「連絡先情報」のセクションに記載しましょう。社内に広報を担当するチームがない場合は、メディアと社員の間の橋渡しをする人物を指定しなければなりません。
    • 記載した連絡先情報は、あくまでも今回のプレスリリースについての連絡用に限ります。連絡先情報には以下の項目が含まれます:
      • 会社の正式名称
      • 広報課の正式名称および責任者の名前
      • オフィスの住所
      • 電話番号およびファックスナンバー、正式な国名・地域コード、郵便番号
      • 携帯番号(任意で)
      • 受付時間
      • Eメールアドレス
      • ウェブアドレス
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    できれば、作成したプレスリリースをオンライン形式にして、リンク先を記載しておきましょう。これまでに作成したプレスリリースをすべて自身のウェブサイトで保管して分類しておくのは、優れた練習になります。ウェブサイトで管理していれば、リンクを作成しやすく、またいつでも過去のプレスリリースを参照することができます。
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    末尾に#(ハッシュタグ)を3つ続ければプレスリリースの完成です。最終行の真下、中央に揃えて###と記入しましょう。これは新聞や雑誌で慣習化された形式です。何やらしつこいツイッターのやり取りのように見えるかもしれませんが、ともあれ、このようにして締めくくるのが習わしです。
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ポイント

  • プレスリリースには、行動喚起(CTA)を盛り込みましょう。行動喚起とは、発信者の目的に従い、人々に特定の行動を促す情報のことです。読者に商品を購入してもらいたい場合は、販売店舗についての情報を入れましょう。読者にウェブサイトで開催しているコンテストに参加してもらいたい場合や、みなさんの企業についてさらに理解を深めてもらいたい場合は、ウェブアドレスや電話番号を記載しましょう。
  • プレスリリースが完成しないうちから、見出しを書くのに時間を費やしてはいけません。新聞や雑誌のコピーライターが改めて正式な見出しを考案することになりますが、プレスリリースにも気の効いたタイトルや見出しを付けておくのが良いでしょう。実際、プレスリリースの成否は見出しに掛かっているといっても過言ではありません。簡潔で、事実に基づいた見出しを考えましょう。見出しは本文を完成させてから書くのが賢明です。プレスリリースを書き始めた時点では、まだ正確には本文の内容は明らかではないでしょう。あるいは、インタビューが必要な場合、これから話を聴く人物がどのような発言をするのかも分かりません。下書きを終えた時点で、冒頭の要約文(リード文)を変更する必要に迫られる場合もあります。見出しは、あくまでも全ての文章を書き終えてから考えましょう。
  • メールを送信する際は、そのプレスリリースの見出しを「件名」の欄に記入しましょう。斬新な見出しであれば、きっと編集者の受信ボックスの中でも目立つでしょう。
  • インターネット上にアップロードされた過去のプレスリリースに目を通し、実際の口調、言葉遣い、文章の組み立て、書式について学びましょう。
  • 業界用語や高度に専門的な言葉の使用は避けましょう。どうしても正確を期するために専門用語を記載する場合は、必ずその言葉について説明しましょう。
  • プレスリリースはそれぞれ特定の報道機関を対象に作成し、そのスクープを報道する記者に送りましょう。それぞれの記者が扱う分野については、報道機関のウェブサイトを参照しましょう。一つのプレスリリースを複数の報道機関や同じ機関の多数の記者に送りつけるのは、手っ取り早い方法かもしれませんが、特定のマーケットを対象にしているとはいえません。
  • プレスリリースは、タイミングがとても重要です。発表するニュースは、目新しく、世間の関心を集めるものでなければなりません。古いニュースや関心の薄い話題では意味がありません。
  • 見出し、副題、および本文の第一段落に会社名を入れましょう。検索サイトで目に付きやすくなるとともに、報道関係者やその他の読者にとっても、内容を把握しやすくなります。印刷したコピーを郵送する場合は、便箋のレターヘッド部分に会社名を明記しましょう。
  • プレスリリースをEメールで送信する際は、書式設定を控えめにしましょう。大きな文字サイズや色彩豊かなフォントはニュースの役には立ちません。読者の注意を逸らすだけでしょう。プレスリリースは、添付ファイルにせずに、メール本文に貼り付けましょう。添付ファイルを使う必要がある場合は、プレーンテキストまたはリッチテキスト形式で添付しましょう。Word文書であれば、ほとんどの報道機関で受け取ってもらえますが、最新の.docx形式をお使いのみなさんは、作成した文書を.doc形式に変換しておいたほうが無難でしょう。予算節約のためにWordをアップグレードしていない新聞社も少なくありません。多数の画像を含めたメディアキット一式を送信する場合は、必ずPDF形式に変換しておきましょう。間違っても、レターヘッドにプレスリリースをタイプして、それをスキャンした挙句、jpeg形式で送信するような真似をしてはいけません。みなさんにとっても、編集者にとっても、時間の無駄になります。プレスリリースはメール本文に直接タイプしましょう。

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注意事項

  • 大抵の場合、出版社の編集部は過労と人手不足に悩まされています。記者や編集者の負担を軽くするためにも、みなさん自身でしっかりと取材をしましょう。みなさんの作成したプレスリリースが編集者の刊行する記事に近ければ、編集作業は最小限で済みます。一方で、つまらない宣伝文句に溢れていたり、不適切な文体などがあれば、編集者は迷わず削除するでしょう。みなそれぞれに都合があります。編集者の時間を無駄にしてはいけません。会社紹介はプレスリリースの「○○社について」のセクションに記載しましょう。ただし、正確に、事実に即した記述をしましょう。
  • 記事は明るく、前向きなものでなければなりません。「前代表取締役の辞任に伴う…」や「長期にわたる活動休止を経て…」といったフレーズは避けましょう。下手をすると、ジャーナリストは、プレスリリースの内容を伝えるよりも、それらの問題について調べたほうが興味深い記事が書けると判断するかもしれません。例えば、代表取締役が健康上の理由で辞任したことをプレスリリースの中で公表すれば、たとえ会社を取り巻く状況に何ら変わりはなくとも、実際に世に出る記事は、みなさんが意図したものにはならないでしょう。
  • プレスリリースをEメールで送信する際は、件名の欄に「プレスリリース」と記入してはいけません。大量の受信メールに埋もれてしまうだけでしょう。「ブランド社が3兆円の公共事業を落札」といった興味をそそる見出しを件名にして編集者の注意を引きましょう。
  • 当人の同意もなしに、他の人の連絡先情報を記載してはいけません。加えて、プレスリリースの後、数日間は必ず適切な時間に当人と連絡が取れることを確認しておきましょう。
  • 当事者の発言を盛り込みましょう。本題となるプロジェクトに直接関わった人物の発言が理想です。発言をそのまま文字に起こす必要はありませんが、できる限りもっともらしい引用文を書きましょう。いずれにしても、発言した本人が納得できる引用文であることが大切です。プレスリリースに当事者の発言が記載されていれば、忙しいジャーナリストは、補足インタビューをすることなく記事を完成させることができます。


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カテゴリ: 仕事 | 能力向上
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