ここで扱うメモとは、あるグループに向けて特定の事柄、例えば行事や方針、手助けといった内容を知らせて、人々に援助を働きかけるものです。「メモランダム(memorandum)」という単語には記憶して心に留めておくといった意味があります。[1] それでは、読みやすく効果的なメモの書き方をご紹介しましょう。

方法 1 の 2:
メモを書く

  1. 1
    見出しを書く 誰宛てに書くのか、誰に向けて書くのかを明確にします。見出しにはメモが書かれた日にちと、何について書かれているのかを書きましょう。以下がサンプルです。 To: 読み手の名前と職業 From: あなたの名前と職業 Date: メモを書き終えた日時 Subject: (もしくは RE:) どういったメモなのか (何がしかの形で強調する)
    • 常に読み手の正確な名前を書きます。ニックネームは使いません。
    • 見出しを書き終えたら2行間隔をあけて、書き出しを揃えて下さい。
  2. 2
    読み手は誰にすべきかを考えます。人が読み、かつ返事をもらうには、論調やメモの長さ、読む人に向けて形式を考えることが大事です。誰に向けて書かれたのかという点を考えることでメモをより効果的にすることができます。
    • 読み手の優先度と関心について考え、伝えたい情報が読み手に対しなぜ重要なのかを考えてみてください。
    • 読み手が思いつく質問を考えてみましょう。メモに関して内容をブレインストーミングしてみましょう。実例や証拠、読み手を納得させる情報などがそれにあたります。
    • 読み手の立場に立つことで盛り込む情報を丁寧に扱うことができますし、読み手にとって適切でない内容だと判断することにも繋がります。
  3. 3
    最初の段落で問題点や議題を読み手に伝えましょう。協力して欲しい理由や背景を簡単に伝えます。これは主題文のようなもので、とりあげるトピックやなぜ問題なのかを伝えるものになります。
    • 本来の問題に触れながら、必要な情報量を盛り込みましょう。
    • 一般的なガイドラインでは、導入はメモ全体の4分の1が好ましいとされています。[2]
  4. 4
    概要では問題への取り組み方を提案します。ここであなたが触れることは読み手に協力して欲しい行動の内容になります。
    • あなたの提案を裏付ける根拠を添えても構いません。
    • とても短いメモなら概要の部分は必要のないこともあります。代わりに次の”考察”でまとめる事ができます。[3].
  5. 5
    考察ではあなたが取る一連の行動を裏付けます。説得力があるものを心がけて下さい。あなたが勧める行動を取ることで、どういった利点が得られるかを読み手に伝えます。またその行動を取らなかったことによる不利益な点でも構いません。
    • 提案する解決策への根拠と論理的な理由を挙げていきます。表、リストやチャート、そして特に長めのメモを添付してもかまいません。それらは必ず関係があるものであり、説得力のあるものにして下さい。[4]
    • もっとも重要な情報から始め、具体的に事実を裏付ける情報へ移りましょう。
    • 一般的な長さは概要と考察を合わせて全体の半分くらいにします。
  6. 6
    親しみある言葉でメモを締めくくり、行ってほしい行動をもう一度伝えましょう。次のようなことでもいいでしょう。「この提案について後ほど詳しくご説明した後に皆さんの決断に従います」
    • なるべく連帯感と楽観性を読み手に感じさせましょう。
    • 読み手が取るべき次の行動を強調しましょう。
    • ここでは一般的にメモの8分の1が好ましいです。
  7. 7
    説得力があって読みやすく、正確で誤りがないかどうかを確認するためにメモを読み直して手を加えましょう。あなたが使う言葉に一貫性があるかどうかを確かめて、不要な学術的単語や専門用語を取り除きましょう。
    • 綴り、文法、内容の誤りを見直しましょう。特に名前、日付、数字には気をつけて下さい。
    • 過度に長くないかどうかを確認して、無用な要素は省きましょう。
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方法 2 の 2:
テンプレートを使う

  1. 1
    自分で最初からメモを書く代わりに、テンプレートを使うという手段もあります。使うのであれば、まず最初に適切なテンプレートをオンラインで探すことです。実際、どんな種類のメモのテンプレートでも探すことができます。[5] 以下がメモのテンプレートをダウンロードする方法です。
  2. 2
    サイトに辿り着いたら、内容をよく見て、あなたが一番気に入ったテンプレートを探しましょう。あなたのメモに最も適したファイルをダウンロードすることができます。利用できるテンプレートが何点あるので、使えそうなテンプレートをダウンロードしてはまた戻って別のファイルをダウンロードすることも可能です。
    • 例えばビジネス向けメモを書く必要があるのなら、サイトを巡って目的に合ったテンプレートをダウンロードします。
  3. 3
    選んだテンプレートを確認して保存します。実際にダウンロードする前にプレビューで確認ができます。もし気に入ったらボタンを押すだけでダウンロードができます。
  4. 4
    データがダウンロードし終わるまで待ちます。ダウンロードボタンを押したら、自動的にダウンロードが始まります。場合によっては2、3の手順を踏むこともあります。zipファイルでダウンロードしたら解凍して、マイクロソフトのワードでファイルを開きます。常に最新のワードを使うと、予期せぬソフトウェアの不具合を防いだりテンプレートが意図した通りの働きをする点で非常に有効です。
    • もし古いバージョンのワードを使っているのであれば、ダウンロードをする前にソフトウェアをアップデートしましょう。アップデートを更新することで、大きめのファイルをダウンロードする時によくある問題を防ぐことが出来ます。
  5. 5
    ヘッダーを設定しましょう。テンプレートにあるすべての要素は一つの例であり、自分仕様にカスタマイズできることを覚えておいてください。例えばヘッダーをクリックをして必要な情報を入力するだけでロゴや著作権マークをヘッダーに添えることが出来ます。またウェブで手に入れたテンプレートを使う前には必ず利用規約に目を通しておきましょう。
  6. 6
    「メモ」とある場所をクリックし、自分のメモのタイトルを加えます。再度述べますが、テンプレートにすでに書かれている内容はメモの作成例です。テンプレートのそれぞれの箇所をクリックすると、自分の書きたい情報を入力して自分なりのメモに変えることができます。また作成例としてかかれていた情報を削除して、隅々まできちんと読み直してからメモを送ることも非常に重要です。
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    テンプレート内にすでにある欄を記入しましょう。 "to" "from" "CC" "subject" などの欄は必ず記入し、省略したり空白のままにしないこと。また誤字脱字にも注意しましょう。
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    本文を書き込みます。箇条書きを用いたり、パラグラフを左端に揃えることで見栄えを良くすることが出来ます。また、タイトル以外は同じフォントとフォントサイズを使いましょう。各トピックは適切な見出しで始めると専門的で読み手に好印象を与えます。もちろん、メモが読みやすくなるのは言うまでもありません。必要ならば表を使ってメモをカスタマイズしても構いません。これは箇条書きなどで本文が込み合っているように見えるときによい方法です。
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    フッターに書かれてある情報を見落とさないようにしましょう。 ここは会社の情報やあなたの連絡先を記入する箇所です。ここに正しい情報が記入されているかを必ず確認しましょう。
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    外見をカスタマイズしましょう。テンプレートは書類の色を変えられる点が魅力的です。色を変えることで個性を出し、書類全体をより目立たせることが出来ます。メモをより目立たせるために状況に応じて適切な色を選ぶことが可能です。
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    次回にメモを書くときのためにテンプレートを保存しましょう。これで次回もテンプレートに頼ることができ、メモの中身がすべて残っています。今後微妙に違ったテーマについて書く必要があった時にも、その時の状況に則した箇所を変えるだけ済みます。こうすれば時間の節約にもなり、メモの見栄えもよくなります。メモもきれいに書かれているので人の注意を引くこともできます。
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ポイント

  • 読みやすさを考慮して、メモの最後にリストや表、グラフを加えても構いません。付け加えたものがどう本文に関係するのかも忘れずに書いておきましょう。
  • 長いメモの場合、各カテゴリーの内容が分かる短めの見出しをつけることも有効です。例としては、「始めに」と書く代わりに「オフィスの蟻の問題について」と書く形です。メモの大事な部分が分かるように、見出しは簡潔に分かりやすく書くことを心がけて下さい。
  • 理由を述べ過ぎないようにしてください。理由を説明をするのは大事ですが、書き過ぎないようにしましょう。

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