メールには、他のコミュニケーション手段と同様に、独自のエチケットや社交上のルールが存在します。職場や学校で、あるいは送った原稿に対するフィードバックを求めるメールを書かなければならない場合には、フィードバックをもらえるよう、言い回しやタイミング、構成などを考慮してメールを作成する必要があります。礼儀正しく、締め切りのある、具体的な内容のメールを送ることで、必要なフィードバックをもらうことができるでしょう。

方法 1 の 4:
仕事関連のフィードバックをもらう場合

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    宛先は自分の仕事を理解している人にする 大抵の場合、直属の上司がこれにあたるでしょう。いずれにしても、まずはその上司か、年長の同僚などにメールを送ります。経験豊富な彼らは、あなたの助けとなるフィードバックをくれるでしょう。[1]
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    メールでは礼儀正しく、謙虚な態度を心がける 職場の規範に従ってメールを作成します。謙虚さはフィードバックを求める際には効果的なものですが、謙虚過ぎて上司や責任者に、仕事のことを何もわかっていないと思われないように注意しましょう。プロジェクトやタスクの進捗状況を示すような形で、質問を組み立てるようにします。[2] こうすることで、あなたがただ手をこまねいてフィードバックを待っているだけではないことが上司にも伝わるはずです。以下の内容も確認しておきましょう。[3]
    • メールの文面の例:「明日のプレゼン資料を作成していたところ、フォーマットでつまずいてしまいました。会社の基準通りかはわかりませんが、作成したプレゼン資料を添付いたします。フォーマットについて何かご指示はありますでしょうか?ご教示いただければ幸いです」
    • メールの中でお礼を言うのも忘れないようにしましょう。
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    フィードバックの依頼は具体的にする こうすることで、目の前の仕事には必要のない、必要以上に広範囲にわたるフィードバックをもらわずに済みます。必然性もないのに、「はい」か「いいえ」で回答させるような質問はしないようにしましょう。プロジェクトの中で、作業を進めるべき部分に焦点を当てた内容にします。上司や同僚に、自分が進めている仕事について、思いつく限りの質問を一度にぶつけないようにしましょう。[4]
    • メールの文面の例:「イーストマン社の仕事をどのように進めるべきか迷っています。クライアントからはメールの返信がありませんが、優先度の高い仕事なので、どうすべきかを相談させていただければと思いメールいたしました」
    • レビューやレポートの形でのフィードバックが欲しい場合は、そのように具体的にリクエストしましょう。丁寧に、簡潔に、できる限り具体的に伝えるのが効果的です。例えば、自分の効率性や創造性についてのレポートを頼んでみましょう。こうした形でのフィードバックを求める場合には、匿名のアンケートを実施するとよいかもしれません。
    専門家情報
    Alyson Garrido, PCC

    Alyson Garrido, PCC

    職場コーチ
    アリソン・ガーリドは演説者、ファシリテーター、そして国際コーチ連盟認定のプロフェッショナル認定コーチ(PCC)として活躍しています。個人の才能や長所に焦点を置いたアプローチ方法を用いて、クライアントたちに職探しやキャリア向上のサポートを提供。キャリアの進路、面接準備、賃金交渉、業績評価に関するコーチングの他にも、コミュニケーション技術やリーダーシップ戦略の指導を行っています。ニュージーランドにある「Systemic Coach Academy」の共同設立者でもあります。
    Alyson Garrido, PCC
    Alyson Garrido, PCC
    職場コーチ

    フィードバックを求めるときには、KISS方式を試してみましょう。KISS方式を使えば、適切で現実的なフィードバックをもらうことができます。「このままでよい点(keep)、改善点(improve)、新たに始めるべきこと(start)、止めるべきこと(stop)」を尋ねてみましょう。

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    回答に対するお礼のメールを送る フィードバックの中で、多くの改善が必要だと指摘された場合や、自分の仕事が水準に達していないと指摘された場合、お礼のメール内にどのように修正するかを簡潔に記載します。返事はすぐに送らず、気持ちを落ち着ける時間を設けましょう。[5]
    • 遅くとも1~2日以内には返信するようにします。
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方法 2 の 4:
学校関連のフィードバックをもらう場合

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    自分が誰なのかがはっきりわかるようにする 教員、特に大学教授の場合、何百人もの学生を抱えている可能性もあります。メールでフィードバックを依頼する際には、自分の名前(フルネーム)、クラス名、学部名などを記載しましょう。高校生であれば、学年や授業名を記載します。こうすることで、教師側がどの学生からのメールなのかの確認に無駄な時間をかけずに済み、フィードバックにより多くの時間を割くことができるでしょう。[6]
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    フォーマルな表現を心がける 先生に初めてメールを送る際、この点で悩む学生もいるでしょう。最初は「田中先生、こんにちは」や「田中先生へ」という言葉から始めます。先生がメールをくれた場合は、先生のメールよりもフランクにならないようにし、丁寧なトーンを保ちましょう。「どうも!私のレポートどう思いました?あまりうまく書けなくて」ではなく、「課題の内容を理解しているかどうか自信がありません。レポートについて疑問に思う点がいくつかありました」といった文面にします。[7]
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    簡潔にまとめる 質問をするのにどうしても必要な内容以外は省きましょう。すべて説明しようとする必要はありません。課題の提出期限を延ばしてもらいたい場合には、詳しい説明を求められるかもしれませんが、単に課題の内容について質問したい場合には、犬のせいで遅刻してしまった話や、なぜ今メールをしているのか(課題の提出期限が間近に迫っている場合を除く)など、目の前の課題と関係のない内容は盛り込まないようにしましょう。[8]
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    試験や期日の前夜にメールをしない 課題提出の期日付近になると、フィードバックをもらうのが難しくなるでしょう。また、ギリギリまで質問をしてこなかったことで、教員側をイライラさせてしまう場合もあります。どうしても直前に質問メールを送る必要がある場合は、簡潔に、具体的にまとめ、かつ申し訳なさそうな文面にしましょう。メールの返事をもらえる可能性が高くなります。
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    指定されたファイル形式で質問をする 大抵の場合シラバスに、課題の提出やメールをする際に使えるファイル形式が記載されています。例えば、教員側が「.doc」形式を指定していた場合、「.pdf」や「.pages」形式でファイルを送ってはいけません。ファイルの形式が指定されていない場合は「.rtf」や「.pdf」形式のファイルを送るか、教員に確認してみましょう。
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    提出した論文や試験のフィードバックを求める 教授に礼儀正しい文面のメールを送りましょう。オフィスアワー(教員が学生の質問等に対応する時間)の制度がある場合は、そのタイミングで教授を訪ねるか、事前に会う約束をしておきます。メールは「田中先生、今回の試験は予想していたよりもひどい成績でした。次の試験ではもっとよい成績が取りたいと思っています。悪かった点を改善できるよう、ご指導いただけませんでしょうか?」などの文面にしましょう。教授は大抵、こうした相談に好意的に対応してくれるはずです。
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方法 3 の 4:
原稿に対するフィードバックをもらう場合

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    まずは知り合いにメールをする 丁寧なフィードバックが欲しい場合は、知人、できれば友人や同僚に頼みましょう。知人にメールでフィードバックを依頼する場合は、いつも通りにメールを送るようにします。いつも電話で話している相手なら、電話をかけましょう。相手が快く応じてくれそうな場合(以前あなたが原稿を読んであげたことのある人や、あなたの原稿を読むと言ってくれた人)以外には、最初のメールで原稿を送ってはいけません。[9]
    • メールを送る相手が友人なのか同僚なのかによって、簡単な説明や要旨を記載するようにしましょう。
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    専門家にメールする どうしても専門家のアドバイスが必要な場合は、知り合いの専門家にメールを送り、プロジェクトの内容とフィードバックが必要な理由を説明しましょう。強引な調子にならないよう、検討してくれたことに感謝する気持ちを伝え、「フィードバックをくださるような時間がないということは理解しています」などと書いておきます。また、彼らの代わりに協力してくれそうな、時間的に余裕のある専門家を知らないか、尋ねてみてもよいでしょう。[10]
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    原稿をコールド・メールで送らない この場合、相手にフィードバック代を払うとでも言わない限り、おそらく返事は来ないでしょう。相手が有名な作家であれば、そのようなコールド・メール(知らない人からの突然のメール)を大量に受け取っているため、返事がくる可能性は低いはずです。それよりもまず、友人や同僚、教授などに頼んでみましょう。彼らなら協力してくれる可能性も、あなたの力になりたいと思ってくれている可能性も高いでしょう。[11]
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    どんなフィードバックを求めているのか具体的に伝える ポジティブなフィードバックだけが欲しいのであれば、そのように伝えましょう。同様に、詳細なフィードバック、ローカルな視点でのフィードバック、グローバルな視点でのフィードバック、美的感覚に基づいたフィードバック、文法的なフィードバック、構成に関するフィードバックなど、希望を伝えるようにします。そうすることで、あなたが何を求めているのかが、読み手にもしっかりと伝わるはずです。[12]
    • ポジティブなフィードバックは、非建設的なものでなくても構いません。気に入ったポイントとその理由を説明してもらうだけでも、自分の原稿についていろいろとわかるでしょう。[13]
    • ネガティブなフィードバックをもらった場合は、返事をするまでに時間をおきましょう。相手が友人の場合、おそらくあなたの力になりたいと思って言っているだけです。また、相手が教授であれば、どんなに怒ったり動揺したりしても、そのような態度は見せない方がよいでしょう。怒る代わりにフィードバックをくれたことに感謝し、前に進みましょう。たとえ相手の伝え方が不快だったとしても、時が経てば、そのフィードバックが役に立ったと思える日が来るかもしれません。
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    読み手に回答までの時間をあげる 小説の原稿の詳細なフィードバックを求めた場合、1日や1週間以内にフィードバックをもらえることを期待してはいけません。ある程度の長さの原稿を読み込むのには時間がかかります。締め切りがある場合は、その旨を読み手に伝えておきましょう。また、シンプルに特定の期日までに読み込めるかどうかを確認しておくのもよいでしょう。相手にも自分の生活ややるべきことがあることを忘れてはいけません。[14]
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    協力してくれた相手に感謝を伝える 友人であれば、チョコレートなどのプレゼントを買って贈る、またはシンプルにその場でお返しをしてもよいでしょう。教授の場合は、お礼のメールを送って、彼らのフィードバックや時間を割いてくれたことに対する感謝を伝えます。お礼を伝え忘れてしまうと、相手は利用されている、感謝されていないなどと感じ、この先協力してくれなくなってしまうかもしれません。[15]
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方法 4 の 4:
客からフィードバックをもらう場合

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    質問の数が多くなり過ぎないようにする 客側は多くの企業からのアンケートにうんざりしています。メールを大量の質問で埋め尽くせば、一目見た瞬間に削除されるだけでしょう。消費者に興味を持ってもらえるように、質問は1つか2つに絞りましょう。[16]
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    オープンエンドの質問をする YES/NO形式の質問ではなく、より詳細な回答を引き出せるような質問をしましょう。「友達に当社の利用を勧めますか」と聞く代わりに、「友達に当社のことをどう紹介しますか」と聞いてみます。単純な「YES/NO」形式の質問よりも、より多くの情報を得られるでしょう。[17]
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    意見にはすぐに回答することを伝える こうすることで、客側は自分の意見が大量のメールの届く受信箱に送られるだけでなく、読まれたり検討されたりするかもしれないと感じます。回答をもらえるとわかっていれば、より率直なフィードバックを送ってくれる可能性も高くなるでしょう。[18]
    • 率直かつプロの態度で回答しましょう。口コミで情報があっという間に広まってしまう、今日のインターネット文化の中では、プロ意識と誠実さを欠いた対応によって、一瞬で企業の評判が地に落ちかねません。
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    フラッシュなど、読み込みに時間がかかる機能は使わない 処理速度の遅い回線を使っている客は、読み込みに失敗するとすぐにメールを削除してしまいます。フィードバックは、客側よりも企業側とって重要なものであるということを頭に置いておきましょう。
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    デザイン性の高いフォントやフォーマットを使用する 美しくプロの仕事だとわかるようなメールにしましょう。粗末なグラフィックやComic Sansフォントを使ったメールでは、客の注意を引けません。フォント選びで迷ったらTimes New RomanやArialなどの標準的なフォントを使い、余分なグラフィックの使用は最小限に抑えましょう。[19]
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    モバイルフレンドリーなメールを意識する 複数の列からなるデザインよりも、1列のデザインの方が汎用性は高いでしょう。また、フォントが小さすぎないかどうかも確認します。ラップトップ、スマホ、タブレットのどれで見ても、読みやすいメールに仕上げましょう。多くの人がスマートフォンでメールをチェックしているので、それに合わせた形式にするのは必須です。[20]
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ポイント

  • フィードバックをくれるよう、相手にしつこく迫ってはいけません。
  • 状況に応じたメールのエチケットを守りましょう。
  • 少しの謙虚さが、のちに大きな力となることを忘れないようにしましょう。
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このwikiHow記事について

Alyson Garrido, PCC
共著者 ::
職場コーチ
この記事の共著者 : Alyson Garrido, PCC. アリソン・ガーリドは演説者、ファシリテーター、そして国際コーチ連盟認定のプロフェッショナル認定コーチ(PCC)として活躍しています。個人の才能や長所に焦点を置いたアプローチ方法を用いて、クライアントたちに職探しやキャリア向上のサポートを提供。キャリアの進路、面接準備、賃金交渉、業績評価に関するコーチングの他にも、コミュニケーション技術やリーダーシップ戦略の指導を行っています。ニュージーランドにある「Systemic Coach Academy」の共同設立者でもあります。
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