メールで仕事の休暇を申請する方法

共同執筆者 Archana Ramamoorthy, MS

仕事の休暇を申請するのは怖かったり気まずかったりしますが、しばしば必要なことです。よく計画を練って雇用主になるべく迷惑がかからないようにすれば、休暇の申請はよりうまくいきます。申請のメールを書く際は、回りくどくなく、友好的に、なぜ休暇が欲しいのかよく説明しましょう。遊びに行く場合でも、個人的な用事のためでも、丁寧な態度で、自分の不在が職場にどのような影響を与えるか配慮さえすれば、自信をもって休暇を申請できます。

パート 1 の 2:
申請するタイミングを計る

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    休暇の申請に関する職場の規約を確認します。職員便覧を見たり、上司に聞いたりして、自分の職場の休暇の規約を確認しましょう。何日取得できるのか、いつどのように発生するのか、自分は有給休暇を取る資格があるのかを確認します。[1]
    • 勤続年数が休暇の日数や休暇を取得できるタイミングに影響する場合もあります。
    • 新しく雇用されたばかりの場合、有給休暇を取得する資格があるかどうか確認しましょう。雇用されたばかりだと休暇を取るのは難しく、上司が快く思わない可能性があります。
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    都合の良い時期に休暇を計画しましょう。進行中の事業に自分が関与していない場合や、締め切りが迫っているものが無い場合だと休暇が取りやすくなります。自分の職場に一年の中で繁忙期がある場合、その期間は休暇の取得を避けるようにするべきです。[2]
    • 忙しい時期に、予想しなかった緊急事態や好機が訪れた場合は、説得力のある説明をして申請しましょう。
    • できれば、自分が休みたい時期に他の人も休暇を考えていないかどうか聞きましょう。人員不足の職場の場合、上司があなたの申請を許可するのがより難しくなります。[3]
    • 休暇の申請が許可されたら、休みを取る1週間ほど前に同僚に再度伝えましょう。
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    少なくとも2週間前に申請します。休みたいと考えている初日から少なくとも2週間前には休暇を申請しましょう。通常、より早く知らせるほど、休暇を取れる可能性は高まります。上司に休暇の計画を数週間または1か月前に伝えれば、職場はあなたの不在に備えることができます。[4]
    • 計画している休暇の期間が長いほど、より早めに知らせる必要があります。数日間の休みであれば、2週間前に知らせれば十分です。1週間以上休む場合、計画の少なくとも1か月前には上司に伝えるようにしましょう。
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    休暇の前にできる限り仕事を終わらせます。休暇を申請している期間中に果たすべき仕事や責任がある場合、休む前にできるだけそれらを終わらせましょう。自分の休暇によって同僚にあまり負担をかけ過ぎないようにすると、非常に感謝され、上司もあなたの申請を承認しやすくなります。[5]
    • 休暇前に終わらせられない仕事がある場合、同僚と調整して代わりを補ってもらいましょう。やって欲しい仕事の内容を相手がよく分かるようにします。あなたの助けが必要になった場合のため、相手に自分の連絡先を渡しましょう。
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パート 2 の 2:
メールを書く

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    メールのタイトルで申請について書きます。上司がメールを開かなくてもすぐに用件が分かるようにします。休暇の申請である旨と、その日付をタイトルで具体的に書きましょう。[6]
    • 例えば、「山田太郎 休暇の申請 2020/10/10~2020/10/25」といったタイトルが考えられます。
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    友好的な挨拶から書き出します。上司の名前に敬称を付けて宛名を書きます。不要なことや重要ではないことのように思えるかもしれませんが、温かい調子でメールをより洗練させましょう。[7]
    • 凝った挨拶である必要はありません。「こんにちは」「お疲れ様です」などで全く構いません。
    • 上司の肩書やどのように呼ばれるのが好きかを知っておきましょう。あなたの職場では通常名字で呼び合っている場合、上司を下の名前で呼ぶのは失礼に思われるでしょう。同様に、肩書で呼ばれるのが好きな上司の場合(ドクター、先生、判事など)、それを挨拶で使うべきです。
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    休暇の日付を伝えます。休みたい日付をタイトルに書いていても、メールの最初の行で改めて述べましょう。お願いする形でこの情報を伝えます。
    • 例えば、「10月10日(水)~10月25日(木)まで休暇を取得したいです」などと書きましょう。
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    なぜ休暇が欲しいのか説明します。休みたい日付のすぐ後に、申請理由を書きます。例え休みの理由に対して良い反応を得られないと思っても、なぜ休みたいのか正直に伝えましょう。なぜ休暇が欲しいのか嘘をつくと、厳しい反動が返って来て、その後休暇を取るのがより難しくなります。[8]
    • 例えば、「家族とハワイ旅行に行くので3日間休暇をください」などと書きましょう。
    • 緊急事態や突然の出来事のために休みを申請する場合、説明の中でそのことを強調しましょう。急な申請を上司が許可してくれる可能性の高い不意の出来事の例として、葬式、健康上の問題、サプライズの結婚式などがあります。
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    不在中への対応案を示し、上司を安心させます。自分が不在にすることで与える職場への影響をよく考えたことを、雇用主に分かってもらいます。誰かに自分の仕事を代わってもらう調整が必要だったり、あなたの不在中に対処しなければいけない進行中の事業や顧客が存在する場合、これらの問題をどう解決するか、詳しく説明しましょう。上司の仕事と不満をより減らせれば、相手はあなたが休暇を取得することに対してより理解を示します。[9]
    • 例えば、「不在中の自分の業務は引継ぎをお願いしてあります。田中さんが私の顧客に対応してくれます。また、不在中にやるべき書類の作成は全て終わらせました」などと書きましょう。
    • 不在中の連絡先を上司に伝えるのが賢明です。休暇中に連絡が取れる電話番号やメールアドレスを伝えられない、または伝えたくない場合、そのことを申請の際に述べましょう。
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    前向きな文面で締めます。メールの最後の文では、申請内容が雇用主にとって問題ないかどうか聞きましょう。また、自分の名前を署名する前に、感謝の言葉も添えましょう。そうすると挨拶から始まった、友好的で洗練された調子を保つことができます。
    • 例えば、「問題ないでしょうか。よろしくお願いします」といった文面でメールを締めましょう。
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Expert Advice

Archana Ramamoorthy, MS
Workday最高技術責任者

休暇を有効活用する方法

  • 次の6か月間で学んだり達成したいことに関する目標を立てます。何か楽しみを持つことで、長期休み明けの最初の1か月間のやる気を保てます。
  • 休暇中、自分の将来像を考えます。何を達成したいか、そして今の仕事は実際にそれに合致しているかを自分自身に問います。そして自分の長期的目標に近づけるような、今の仕事の中にある機会は何か、アイデアを引き出します。
  • 職場は好きだけれど自分の役割には満足していない場合、社内で別の仕事に変えてもらえないか、復帰前に上司と話すことを検討しましょう。

このwikiHow記事について

Workday最高技術責任者
この記事はArchana Ramamoorthy, MSが共著しています。 アーチャナ・ラマモーシーは財務と人事管理のオンデマンドシステム「Workday」の北米最高技術責任者です。プロダクトエキスパート、そしてセキュリティーアドボケイトとして、テクノロジー業界におけるインクルージョン体制(多様性の受容と活用を通じて個人と組織の成長を促す)の推進に取り組んでいます。インドの科学技術専門大学「SRM University」にて学士号を、デューク大学にて修士号を取得後、8年以上にわたりプロダクト管理の仕事に従事しています。
カテゴリ: インターネット
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