メールで指導教員に推薦状を依頼する方法

1 方法:メールの書き方

大学院の入試や就職活動で指導教員の推薦状が必要になった場合、できれば、教員に直接会って、推薦状を依頼しましょう。そうすれば、なぜ推薦状が必要かを詳しく説明できるため、教員もどのような推薦状を書くべきか、きちんと把握できます。[1]しかし、直接会って依頼することが難しい場合、次のステップを守り、メールでも丁寧で明確な依頼を心掛ければ、効果的な推薦状を書いてもらうことができるでしょう。

メールの書き方

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    依頼メールは、時間に余裕をもって書く 推薦状を受け取りたい日の5~6週間前までには、教員に依頼メールを送りましょう。可能であれば、それ以前に依頼を行っても構いません。[2]期限間近になるまで待っていてはいけません。教員にも他の予定があり、時間がなければ、良い推薦状は書けません。
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    推薦状を書いてもらうのに適切な教員を選ぶ[3] どの教員に推薦状を依頼するかを決める前に、次の点を考慮しましょう。

    • その教員に名前を覚えてもらっているか。
    • 授業以外で、その教員と話したことはあるか。
    • その教員の講義の成績は「B」(もしくは「良」または「優」)以上であったか。
    • その教員の授業科目を2つ以上履修したか。
    「一般的な褒め言葉」ではなく、あなたのことをよく知り、学習態度や成果を具体的に書くことができる教員を選びましょう。また、英語の推薦状が必要な場合は、英語で手紙を書くことができる教員に依頼しましょう。上に挙げた4つの点に多く当てはまる教員を選べば、効果的な推薦状を期待できるでしょう。[4]
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    適切な宛名を使う マナーを守った丁寧なメールを書きましょう。外国人の教員と下の名前で呼び合っている場合(教員が下の名前で呼ぶように指示し、常にそのようにしている場合)、メールの宛名にも下の名前を使用しても良いでしょう。それ以外の場合は、適切な敬称を使用しましょう。例えば、考古学の教授である山田教授にメールを書く場合、メールの先頭に、「山田教授」または「山田先生」と宛名を記載しましょう。
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    件名に「(自分の名前)の推薦状についてのご相談」と記載する メールを書く際には、常に件名を書きましょう。件名を見ただけでメールの内容を判断でき、後でそのメールを簡単に検索することもできます。
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    メールの本文の初めで、推薦状が必要なことを伝える 本文の最初に、まず自分を名乗り、一言挨拶の言葉を入れましょう。次に段落を変え、「たいへん恐縮ですが、推薦状の作成を先生にお願いできませんでしょうか。」という様に、推薦状を依頼する文を書きましょう。本文の最初の部分に書く内容は次の通りです。

    • 自分の名前
    • 学年または卒業年度
    • 学部および学科・専攻
    • 履修した教員の授業科目およびその成績
    • 推薦状が必要な理由(推薦状の提出先)
    • 推薦状の提出期日
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    教員との関係を簡潔に述べる 次の部分で、その教員に推薦状を依頼した理由を書きます。自分のことを簡潔に紹介し、その推薦状を提出する先の奨学金、大学院、企業になぜ興味があるかを説明しましょう。[5]
    • 「給与などの待遇面が良いので、その企業で働きたいと思いました。」、「学歴に箔をつけるために、その大学院に行きたいと思います。」といった世俗的な理由は避けましょう。
    • 「この博物館の文化遺物部門に興味を惹かれたため、その求人に応募したいと思っています。」といった適切な理由を挙げましょう。
    • 教員が、推薦状の提出先の企業や団体に特定の縁故や繋がりを持っていたり、大学院の卒業生であったりする場合には、そのことにも触れましょう。「その博物館で展示されている遺物のうち数点は、教授がアマゾン川流域で発見したものであると知り、そのような多岐にわたるコレクションを備えた博物館で働くことができれば、嬉しく思います。」という内容を含めましょう。
    • 教員に影響を受け、進路を選んだ場合には、そのことについて述べましょう。「教授のネイティブアメリカンの講義を受けるまでは、研究の道に進むことは考えていませんでした。しかし、その講義がきっかけで、フィールドワークに参加し、大学院卒業後も研究を続けたいと思うようになりました。」といった内容を書きましょう。しかし、そのような事実がない場合は、無理をして書く必要はありません。
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    次の部分で、教員に書いてもらいたい内容を述べる 教員に、推薦状で強調して書いてもらいたい点を述べましょう。[6]例えば、推薦状に書いてもらいたい特定の成果があるが、教員がそのことを知っているかが明らかではない場合には、次のような方法で伝えましょう。
    • 「教授との会話や教授の講義に参加したことからご存知かもしれませんが、私は考古学の分野に打ち込んでいます。昨年6月に考古学の学士号を取得し、教授とも親交の深い○○博物館の鈴木太郎博士の下でインターンシップを行い、このインターンシップを通して遺物の目録作成方法を学びました。」
    • 「推薦状を別の教授2名にもお願いしており、主に学術面や研究成果について書いていただく予定です。しかし、私が卒業論文執筆中に、困難な状況に直面しつつも、それを無事に克服し、論文を完成させたことをご存知なのは、教授だけです。ストレスや逆行に負けずに、地道に研究を続けたことを推薦状に書いていただければ、幸いです。選考委員会はそういった素質を持つ人材を求めているからです。」
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    詳細を述べる 書いた推薦状はどうすればよいか、いつまでに必要か、推薦状の他に記入が必要なフォームがあるか、などの詳細を伝えましょう。[7]教員に、指定の推薦状フォームや履歴書(CV)、出願用エッセイなどを送る必要があれば、メールに添付します。推薦状に関する要件の詳細を明確に記述しましょう。
    • 印刷された推薦状が必要か、または、インターネット上でアップロードする必要があるかなどの詳細を伝えましょう。近年、特に海外の大学・大学院では、推薦者がインターネット上で推薦状をアップロードする方法を採用しています。そのような場合には、指導教員のメールアドレスに、入試課からアップロード方法が記載されたメールが送られるので、注意してメールを確認するように伝えましょう。
    • 履歴書(CV)や大学院出願用エッセイ、推薦状の提出方法の詳細および問い合わせ先をメールと一緒に送りましょう。これらはメール本文には書かず、添付ファイルとして送ります。[8]
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    最後に、どのように推薦状の受け渡しを行いたいかを記述する 「来週、推薦状フォームと提出先の住所を記載し、切手を貼った封筒を、研究室のメールボックスに入れておきます。また、推薦状の提出期日の1週間前にもう一度メールを送らせていただきます。お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願い致します。」または、「8月3日までに推薦状を提出しなければなりません。もし、推薦状を書いていただけるのであれば、ご連絡いただけると幸いです。先生の都合の良い時に、推薦状をいただきに研究室へ伺わせて頂きます。」といった内容を記述します。
    • 教員の負担を考えましょう。教員は自分の決められた仕事の範囲を超えて、推薦状を書くことに時間を費やしています。それに加え、教員に切手や封筒を用意させてはいけません。宛先を書いた封筒を用意するなど、自分ができることはすべて行い、できるだけ教員に負担をかけないよう心掛けましょう。また、自分で封筒を用意すれば、宛先の記入ミスなどを防ぐことができます。
    • 教員が、自分から推薦状を郵送しておくと伝えてきた場合は、そのようにお願いしましょう。しかし、教員が忘れっぽい人で、提出期日までに推薦状を郵送してもらえるかが不安な場合は、他の推薦状や提出フォームと一緒に送付したい旨を伝えましょう。提出期日の直前に不安にならずに済みます。
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    推薦状を書いてもらえるかどうかに関わらず、お礼や感謝の言葉を書く 「お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。また、これまで親切にご指導くださいまして、誠にありがとうございました。教授の考古学入門の講義では本当に多くのことを学ぶことができ、たいへん貴重な経験となりました。」といった内容のお礼の言葉を書きましょう。[9]
    • 教員との関係によっては、一般的なお礼の言葉を並べるだけでなく、感謝の気持ちを素直に伝える文面にしても良いでしょう。「先生の講義は、大変、勉強になりました。また、親切にご指導くださいまして、誠にありがとうございました。おかげ様で、卒業論文を完成させることができました。先生からご指導いただいたことを忘れずに、これからも研究を続けていきたいと思います。本当にありがとうございました。」
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    メールに記載した通り、必要な書類を渡し、提出期日前に確認メールを送る 依頼メールの送信後、1~2週間経っても返信がなければ、電話で確認を取りましょう。指導教員に電話をする際、まずは推薦状の依頼メールが届いているか確認し、届いていなかった場合には、口頭で説明できるように準備をしておきましょう。
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    提出期日までに、推薦状が提出されているか、奨学金団体、学校、企業などの提出先に確認する 推薦状がきちんと提出されているか確認しましょう。提出されていない場合は、教員にメールを送り、簡潔で丁寧な文面で、推薦状を送付または提出するようお願いしましょう。提出先へ郵送する必要があり、提出期日までに日数がない場合は、速達で郵送してもらい、かかった料金を後日清算しましょう。
    • 期日直前になっても推薦状が提出されていない場合でも、追及するような態度はとらず、丁寧な文面のメールを送りましょう。忙しい中、推薦状を引き受けてもらったという感謝の気持ちを忘れてはいけません。例えば、「山田先生、お願いしていました推薦状がまだ提出されていないようです。提出期日が2日後に迫っておりますので、明日中に速達で郵送していただけますでしょうか。後日、速達料をお支払い致します。」といった内容で、推薦状の提出をお願いしましょう。
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    教員にお礼の手紙を書く 推薦状を受け取ったら、教員にお礼の言葉をきちんと伝えましょう。提出先に推薦状が届いたことを確認したら、メールではなく、手紙でお礼を書きましょう。お世話になった方へお礼状を送るのは一般的なマナーです。また、今後も指導教員に推薦状をお願いしたり、他の研究者を紹介してもらったりする必要が出てくるかもしれません。よって、きちんとお礼を述べ、今後に繋がる関係を築いておきましょう。推薦状を提出した企業や学校から採用や合格の通知が届いた際には、教員に忘れずに報告しましょう。

ポイント

  • 推薦状を書く際の参考となるレジュメや履歴書(CV)をメールに添付し、そのことをメール本文中で述べましょう。
  • 送信する前に、見直しましょう。誤字脱字や文法のミスがないか確認し、文章に自信がなければ、第三者にも確認してもらいましょう。
  • 押しつけがましい文面は避け、提出期日の1~2週間前に、お礼のメールを送りましょう。そのメールの中で、もう一度、提出期日を明記すると良いでしょう。
  • 提出期日直前に推薦状をお願いする必要がある場合、まず、メールで状況を説明し、期日までに推薦状を書いてもらえるか確認しましょう。推薦状を引き受けてもらえるという返事があれば、詳細を記載したメールを送りましょう。
  • お世話になった人に対してお返しができるよう、常に心掛けておきましょう。例えば、博物館での仕事に採用され、その博物館で学生のインターンシップを募集する場合、お世話になった教員に連絡を取りましょう。インターンシップの情報を求めている学生がいるかもしれません。
  • 指定の推薦状フォームに手書きで記入する箇所がある場合、自分で記入すべき箇所は先に記入しておきましょう。その際、黒のボールペンを使用しましょう。
  • できれば、教員に直接会って、推薦状をお願いしましょう。メールよりも礼儀正しい印象を与えます。[10]

注意事項

  • 教員によっては、メールでの推薦状依頼に気を悪くする人もいます。先に面談する時間を取ってもらえるよう連絡を取り、研究室を訪ねましょう。メールで用件を伝えるよりも、きちんと時間を取ってお願いをしに行って誠意を伝えましょう。
  • 教員が絶対に推薦状を引き受けてくれるとは限りません。教員は自身の今の地位を確立するために大変な努力をしてきました。推薦するに値しない学生に推薦状を書いてしまえば、これまでに築いてきた地位や信頼関係を壊すことにもなりかねません。よって、本当に信頼する学生にしか、推薦状は書きません。
  • 教員に確認を取ってから、推薦者の名前を提出先の企業や学校に伝えましょう。ゼミや卒業論文でお世話になった先生で、おそらく推薦状を書いてもらえる場合でも、事前に確認を取ることを怠ってはいけません。
  • 提出する前に推薦状の内容を読ませてもらえるように頼んではいけません。学生を間に挟まずに、指導教員から実直な評価を得ることが、推薦状の目的です。自分に関する評価に不安がある場合は、自分に関して、効果的な推薦状を書けるような良い印象や情報を持っているかを教員に尋ねてみましょう。
  • 教員からの返信の中で、期待していたほど効果的な推薦状を書いてもらえないと感じた場合は、時間を取ってもらったことに対するお礼の言葉を述べ、別の推薦者を見つけたと伝えましょう。

記事の情報

カテゴリ: 教育関連・コミュニケーション | 仕事の世界

他言語版:

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