メールで自己紹介をする方法

共著者 : Lucy Yeh

メールはコミュニケーションの手段として一般的に使われます。メールで自己紹介をする方法を知っていれば、キャリアやネットワーク構築の一助となります。簡潔で明瞭な紹介文を書けると、受け取り手がメールを読むために時間を割き、あなたに関心を向けるチャンスが増えるはずです。やりがちな間違いをしないように注意し、その他大勢の中で目立てるようにしましょう。この記事では、英文メールでの自己紹介の方法を紹介します。

方法 1

方法 1 の 3:
明確な書き出しにする

1
主題を明確にする　メールを開く前でも、受け取り手がメールの用件を把握できるようにしましょう。明確かつ簡潔に書きます。^{[1]
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出典文献}長い題名は面倒だと思われるかもしれません。自己紹介メールでは、「Introduction - Your Name（あなたの名前）」と書けば十分伝わります。
- モバイル機器では、主題として表示できる文字数は一般的に約25～30文字です。そのため簡潔に書きましょう。
ポイント： まず最初に主題を書くようにしましょう。ありがちなミスとして、主題を最後に書こうとして、書くのをすっかり忘れてしまうことがあります。
2
ビジネスで使う敬辞で始める　「Hello」や「Hi」から書き始めてはいけません。これらの挨拶を使ってよいのは、相手を知ってからです。確実に信頼できるビジネス上の挨拶で始めましょう。敬辞を相手のファーストネームと組み合わせないようにします。^{[2]
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出典文献}
- 「Dear Ms./Mr./Mrs.」：メールを書く相手が女性で、婚姻状況が不明であれば、常に「Ms.」を使用すると失礼にあたりません。
- 「To whom it may concern」：この表現は、あなたのメールの受け取り手が誰か分からない場合にのみ使用しましょう。
3
自己紹介をする　一文目では受け取り手に対して自己紹介をしましょう。そうすれば、相手はあなたの名前を認識しながら、残りの文章を読んでいくことができます。
- 「My name is...（私の名前は…です）」
- 肩書があれば書きましょう。肩書がいくつかある場合には全てを書かず、より重要なもの、または関連の強いものを書きましょう。
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方法 2

方法 2 の 3:
終始簡潔にする

1
受け取り手のメールアドレスを入手した経緯を説明する　受け取り手の連絡先をどのように見つけたのかを知らせましょう。そうすれば、あなたが適切な情報筋から相手にたどり着いたことを分かってもらえます。^{[3]
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出典文献}
- 「Your office manager directed me towards this email address（あなたの会社の部長からこのメールアドレスをいただきました）」
- 「I found this email address on your website（あなたのウェブサイトでこのメールアドレスを見つけました」
- 「So-and-so said that I should get in contact with you（〇〇さんが、私があなたに連絡をとるべきだとおっしゃいました）」
2
最後に相手に会った時のことを書く（もしあれば）　相手の記憶を呼び起すことで、より関心をもってもらえるようになります。
- 「We talked briefly at the conference last week（先週の会議で少しお話しました）」
- 「We spoke on the phone yesterday（昨日お電話でお話しました）」
- 「I saw your presentation on...（…に関するプレゼンテーションを拝見しました）」
3
共通の関心事を示す　これにより相手と繋がりやすくなり、ビジネスメールでも淡泊になりすぎません。共通の関心事を知るためには、相手のことを多少調べる必要があります。Facebook、Twitter、LinkedInなどを検索してみるとよいでしょう。
- その共通の関心事をどこで知ったのかを、相手に知らせておきましょう。そうでなければストーカーに見えてしまいます。
- 可能なら、あなたの仕事の分野に関わるものや、双方が職業上で情熱を傾けているものなど、ビジネスに関連した共通の関心事を示してみましょう。
4
連絡した理由を書く　ここに至るまでに長文にならないようにします。連絡した理由が分かるまでに複数の段落があるようなメールは、誰も読んでくれません。あなたの要望と、それについて相手に連絡を取った理由をはっきりと素直に説明しましょう。助言を求めている、あるいは何か依頼をしている場合、特にこのメールで初めて連絡するのであれば、相手が対応しやすいような内容にしておきましょう。
- 「I'm interested in learning more about...（…についてもっとよく知りたいと思っています）」
- 「I'd like to meet with you sometime to discuss...（…を議論するためにお会いしたいです）」
- 「I would like your opinion on...（…に関してあなたの意見を伺いたいと思います）」
5
メールの主題は1つにする　メールがとりとめのないものになると、相手が関心を失ったり、そもそもあなたがなぜメールをしてきたかを忘れたりしてしまいます。

ポイント： メールでは相手への依頼を1つに絞りましょう。

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方法 3

方法 3 の 3:
締めくくる

1
受け取り手に時間を割いてくれたことを感謝する　受信したメール全てに好んで目を通す人はいません。あなたのメールを読むために時間を割いてくれた相手に、忘れず感謝をしましょう。このちょっとした礼儀が相手の気持ちを大きく左右し、返信を受け取る可能性が高まるようになります。
- 「I appreciate you taking the time to read this email.（このメールを読む時間を作っていただき感謝いたします。）」
- 「Thank you for taking time out of your schedule to read this.（これを読むために時間を割いていただきありがとうございます。）」
2
行動喚起を加える　相手に返信や電話、提案の検討を依頼するなど、行動を促すようなことを書きましょう。その際、相手に問いかけるようにすると非常に効果的です。^{[4]
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出典文献}
- 「Give me a call when you have some free time（お時間のある時にお電話をください）」
- 「Let's meet for lunch sometime soon（近々一緒にランチをしましょう）」
- 「What are your thoughts on...?（…についてあなたはどう考えますか？」
- 「I look forward to your response（返信をお待ちしています）」
3
メールを締める　ビジネスメールの最後には、必ず簡潔に感謝の意を表しましょう。端的な挨拶でメールを締めると、デキる印象を残しつつ感謝を示すことができます。^{[5]
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出典文献}
- 「Sincerely,（心を込めて）」
- 「Thank You,（ありがとうございます）」
- 「Kind/Warm Regards,（思いやりと敬意を込めて・温かい気持ちを込めて）」
- 「Best,（よろしく）」
- 「Yours Truly,（Sincerelyの丁寧な言い方）」「Sincerely Yours,（Sincerelyの丁寧な言い方）」「Cheers!,（またね）」「Peace,（元気で）」「Thank you for your consideration.（ご検討よろしくお願いします。）」は使わないようにしましょう。
4
署名を入れる　メールのフォーマットに署名を設定していない場合は、名前、肩書、連絡先を最後に記載するようにします。電話番号を5つ、メールアドレスを2つ、ウェブサイトを3つ記載するなど、情報を書きすぎないようにしましょう。簡潔に示すことで、受け取り手はあなたに連絡を取る最善の方法が分かります。署名に何かの引用を入れるのは避けましょう。^{[6]
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出典文献}
- Joe Smith（名前）
  
  joe.smith@mail.com（メールアドレス）
  
  (555)555-1234（電話番号）
  
  www.joesmithswebsite.com（ウェブサイトのURL）
5
メールを読み返す　「送信」ボタンを押す前に、時間を取ってメールを何度か読み返し、書き間違いがあれば修正します。このメールは、あなたが相手に送る最初の連絡となるはずなので、できる限り最高の印象を残さなければなりません。スペルミスや文法の間違いがあると、メールの印象が一瞬で崩れてしまいます。

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