ワークプランを書く方法

ワークプランは、チームや個人が目標を達成するのに使用される、一連のプロセスやゴールの概要をまとめたものです。また読んだ人がプロジェクトの規模を把握するのに役立ちます。仕事で使うにしても学校で使うにしても、ワークプランがあることで、プロジェクトに取り組んでいる間、作業が行いやすくなります。ワークプランでは、1つのプロセスを実現可能な小さなタスクに分け、達成したい項目を明確にします。ワークプランの書き方を学び、今後のプロジェクトに備えられるようにしましょう。

ステップ

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    ワークプランを書く目的を明確にしましょう。ワークプランを書くのには様々な理由があります。適切に準備ができるように、前もって目的を決めましょう。また、ワークプランのほとんどは、ある一定の期間(半年あるいは1年)に対して作ることに留意します。
    • 職場では、監督者がワークプランを見ることによって、あなたが今後数ヶ月の間どのプロジェクトに取り組むのかを把握するのに役立ちます。ワークプランが作られるのは、毎年の人事考課の後やチームが大規模なプロジェクトに取り掛かる時が多く、また会社が新年、あるいは新年度の最初に開く戦略計画会議での決定事項がワークプランになることもあります。
    • 教育業界では、学生が大きなプロジェクトのスケジュールを立てるのにワークプランが役に立ちます。また、教師たちがその学期の講義資料の作成を計画するのにも有用です。
    • 個人のプロジェクトの場合は、何を成し遂げようとしているのか、どのように行うのか、またいつまでに行うのかを明確にするのに便利です。個人のワークプランは必ずしも必要ではありませんが、進捗状況やゴールを追うのに役立ちます。
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    概要と背景を書きましょう。専門的なワークプランには、概要と背景を書く必要があります。監督者や管理者はワークプランを見て、あなたの業務がどのような意味があるのかを把握します。概要と背景は、学校のワークプランには必要がないことがほとんどです。
    • 概要は簡潔に分かりやすく書きましょう。なぜこのワークプランを作成しているのかを、上司に知らせます。その時期に取り組む予定をしている、特定のプロジェクトを紹介しましょう。
    • 背景の欄では、このワークプランを作成している理由を強調しましょう。例えば、最近の報告書からの詳細事項や統計値を挙げる、取り組むべき課題を明確にする、あるいは直前のプロジェクト実施期間に受け取った提案やフィードバックについて検討するなどして記載します。
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    ゴールと目標を決めましょう。ゴールと目標は、どちらもワークプランを通じて達成したい事項を示しているという点で関連しています。しかし、違いも分かっておきましょう。ゴールは一般的で、目標はもう少し具体的なものです。
    • ゴールは、プロジェクトが描いている大きな画に焦点を置くのがよいでしょう。ワークプランで達成したい、最も望ましい結果を一覧にします。この時、大きな枠で考えましょう。例えば、研究論文を完成させる、あるいはライティングについてもっと学習する、などをゴールとして掲げます。
    • 目標は、具体的で目に見えるようなものがよいでしょう。言い換えれば、達成した時にリストから消していけるようなものです。例えば、研究論文のためにインタビューをする人を探す、というのが良い目標です。
    • 多くのワークプランでは、目標が幅広く設定されている場合、その目標をさらに短期目標、中期目標、長期目標に分けています。例えば、会社の短期ゴールが3カ月で視聴率を30%増加させることであり、長期ゴールがこの1年間でソーシャルメディア上での認知度を上げることであれば、そこには大きな幅があると考えられます。
    • 目標は一般的に能動態で書かれ、あいまいな意味(「調べる」「理解する」「知る」など)の動詞ではなく、特定の意味(「計画する」「書く」「増やす」「測定する」など)を持つ動作動詞が使われます。
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    ワークプランの目標を「SMART」の法則を使って整理しましょう。SMARTは、個人がワークプランにおいて、より具体的で実用的な成果を出すために使われる目標設定法で、5つの要素の頭文字を取ったものです。
    • Specific(具体的な) 誰のために何を実施するのでしょうか? どの集団に対して行うのか、またその集団を助けるために行う具体的なアクションを決定します。
    • Measurable(測定可能な) 結果が定量化でき、測定可能でしょうか? 結果を数えることはできますか? ワークプランを「2020年には南アフリカの健康状態は向上しているか」や「2020年までに南アフリカの新生児がHIV/AIDSであるケースは20%減少しているか」というような内容にしたでしょうか。
      • 変化を定量化するために基準値を設定しておく必要があります。そもそも南アフリカの新生児におけるHIV/AIDSの発生率を知らなければ、発生率が20%減少したと確実に言うことはできません。
    • Achievable(達成可能な) 利用できる情報と割り当てられた時間で実施可能でしょうか? 目標は与えられた制約の中で、現実的である必要があります。500%の売り上げ増加は、小規模の企業でしか妥当性がありません。市場を独占していても、500%の売り上げ増加はほとんど不可能です。
      • 時には、ワークプランの目標が達成可能かどうか、専門家あるいは権威者に相談し、見極めてもらう必要もあるでしょう。
    • Relevant(関連性のある) 望んでいるゴールや戦略において、この目標は効果的でしょうか? 高校生の身長・体重測定は、健康を総合的に考えると大切なことですが、心の健康の改善に「直接」つながるでしょうか。目標と方法は、明確で直感的に理解できる関係であることに留意しましょう。
    • Time bound(期限がある) この目標はいつ達成され、またいつ完了したと分かるのでしょうか? プロジェクトの終了日をはっきりと設定しましょう。結果がすべて出揃い、どんな結果が出た時にプロジェクトを早期終了させるのか、もしある場合は決めておきます。
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    資源をリストアップしましょう。ゴールや目標を達成するために必要となるものをすべて書き出します。ワークプランの目的によって、必要な資源は異なるでしょう。
    • 職場では、財務予算、人材、コンサルタント、建物あるいは部屋、書籍などが資源に含まれます。ワークプランが正式なものであるほど、詳細な予算を表に表すことができるでしょう。
    • 学校では、他の図書館へのアクセス、書籍、新聞、定期刊行物などの研究資料、コンピューターとインターネットアクセス、また教授の他、疑問の解決を手助けしてくれる人材などが資源に含まれます。
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    制約を確認しましょう。制約は、ゴールや目標を達成する途中で障害になります。例えば、学校の研究論文に取り組んでいる時、スケジュールが詰まり過ぎていて、きちんと研究を行って執筆することができないと発覚することがあります。この場合の制約はタイト過ぎるスケジュールであり、ワークプランを効率的に完了させるためには学期の間で何か他のことを切り捨てる必要が出てきます。学期の間に忙しい授業を1つ以上取っている場合は、しっかりと計画を立てなければなりません。
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    責任の所在をはっきりさせておきましょう。良い計画には必ず責任が付随します。各タスクを完了する責任は誰にあるのでしょうか。チームでタスクに取り組んでいることもありますが、誰か1人はタスクを予定通りに完了させることに責任を持たなければなりません。
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    戦略を書きましょう。ワークプランを見直し、ゴールや目標の達成のために資源をどのように使って制約を克服するか考えます。
    • 具体的な行動の手順をリストアップしましょう。目標達成のために、毎日、あるいは毎週行うべきことを明確にします。また、リストアップされた手順は、他のチームメンバーも実施しなければなりません。プロジェクト管理ソフトやスケジュール表を使って、これらの情報を整理するとよいでしょう。
    • スケジュールを作成しましょう。一時的なワークスケジュールを作ることはできます。しかし、予期せぬことが発生し、進行が遅れるのを防ぐためにスケジュールのどこかで時間を作らなければならないことを理解しておきましょう。

ポイント

  • 特別大きなプロジェクトの場合は、マイルストーンを明確にしておきましょう。マイルストーンとは、プロジェクトを通して特定の目標が達成されているのかを確認する節目のことを指します。また、マイルストーンは状況の把握にも役に立ちます。現在プロセスのどこにいるのかを見直したり、ワークプランに沿っているのかを確かめたりすることができます。
  • ワークプランを自分の思うように作りましょう。ワークプランは、詳細なものでも大まかなものでも問題ありません。また紙切れ一枚に書いても、グラフィックや色を使って専門のソフトで作成しても構いません。自分にとって一番しっくりくる、効率的なものを使って作りましょう。

記事の情報

カテゴリ: 能力向上

他言語版:

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