一日のスケジュールを立てることで、時間を有効的に使うことができます。より多くのことを終わらせることができるようになり、やらなくてはいけないタスクを忘れることや、横道に逸れてしまうことが減ります。成行きに任せて物事を行う方が簡単に思えるかもしれませんが、気持ちの余裕や秩序が無くなり、やらなくてはいけないことを忘れてしまう可能性があります。スケジュールの作成・実行は慣れるまで少し時間がかかるかもしれませんが、きっとやってよかったと思えるはずです。ストレスが減り、以前より自分の思い通りに毎日を過ごせていると思えるようになるでしょう。一日のスケジュールを立て、自分がすべきことと終えたことの記録をつけることで、自分の行動を管理し見つめ直すことができるのです。

パート 1 の 2:
スケジュールを立てる

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    カレンダーや手帳を用意する カレンダーはタスクをリストアップするのに必要な空白があるものを選びましょう。ウィークリーやデイリー、または1時間ごとのプランナーもあります。ノートを使用することも可能です。自分のニーズに一番合った物を選びましょう。[1] 何を選ぶにしても、自分が選んだものを一つだけ使用します。仕事用に一つ、学校用に一つなどと分散させないようにしましょう。全ての予定を一つにまとめます。[2]
    • 携帯やパソコンで管理できるデジタルのカレンダーもあります。自分の持っているデバイス全てで同期ができるため、どこにいても予定を確認することができます。リマインダーやアラームの機能が付いたスケジュール管理アプリもたくさんあります。[3]
    • デジタルでも紙でも、予定にメモを書き入れる余白があるカレンダーを選びましょう。そうすることで、終えた事柄だけではなく、その過程やその時の自分の感情なども記録として残すことができます。例えば、カレンダーの「ジムに行く」という予定の下に完了のチェックマークを付けるだけではなく、「いつもより1.5km長めに走って最高の気分!」とメモを残します。メモを残すと、自分の行動をより詳細に把握することができます。[4]
    • 紙からデジタルのカレンダーへ移行する場合、新しい方法に慣れるまでは数日忙しくなるかもしれません。最初の数日間は両方を手元に置いておき、予定が忘れられていないか、重複していないかを確認しましょう。
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    タスクを整理する デジタルのカレンダーはタスクを色分けすることができます。例えば、仕事に関する予定は赤、学校に関する予定は青、家に関する予定は緑、休暇はオレンジ、運動はピンクなどに色分けします。紙のカレンダーやノートを使用している場合でも、色ペンや色鉛筆、蛍光ペンなどを使えば簡単に行うことができます。予定表に入れたいタスクの色分けが終わったら、優先順位を付けましょう。
    • タスクを整理し色分けすることで、自分の時間の使い方を目で見て理解することができます。例えば、自分のカレンダーには、赤(仕事)と緑(家事)が多く、ピンク(運動)がほとんどないと気付くかもしれません。運動不足を目で見て気付くことができれば、そのために時間を作ろうというモチベーションに繋がります。
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    タスクに優先順位をつける どのタスクが最重要で最初に終える必要があり、どのタスクは待つことができるのかを決定することはとても大切です。優先順位付けの方法を、例をあげて見てみましょう。例えば、同じ週に試験が2つ、実験報告が1つ、小論文が1つ、そしてプレゼンテーションも行わなくてはいけないとします。これは大変ですよね!
    • どのタスクを最初に行うべきか、どのくらい時間をかけるべきかを見極めるために、いくつか自分に質問をしてみましょう。期限が一番近いのはどのタスクですか?終わらせるのに一番時間がかかるのはどのタスクでしょう?最も重要で価値が高いタスクはどれですか?例えば、最終的な評価では、試験、実験報告、小論文、プレゼンテーションはそれぞれ、どれくらい重要視されていますか?一番難しいタスクはどれでしょうか?
    • 突き詰めていくと、期限、所要時間、相対的な価値のうちどの項目を優先にするかを決める必要があります。自分の能力は自分が一番良く分かっているはずです。自分に合った優先順位の付け方を選びましょう。[5]
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    優先するタスクに印を付ける タスクに優先順位を付けたら予定に書き入れましょう。一日の予定を見返して、最初に行うべき重要なタスクの隣には「A」、明日までに終えなくてはいけないタスクには「B」、金曜日までに行うべきタスクには「C」などと記入します。
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    それぞれのタスクにかかる時間を設定する 各タスクにかかると思われる時間を書き入れましょう。例えば、ある日のスケジュールでは、勉強(2時間)、運動(1時間)、メール2通作成(30分)、犬の散歩(30分)と時間を設定します。ここでは各タスクを終えるために必要な時間を十分にとることがカギです。余裕がなく、現実的に考えて時間が足りないようなスケジュールにすると、自分にストレスを与えてしまうだけです。
    • 予定の中に移動時間を含めることを忘れないようにしましょう。例えば、図書館で勉強をした後、ジムまでは車で行く必要があるかもしれませんよね?
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    予定の間には余裕を持たせる 多くの人が、タスクにかかる時間を甘く見ています。準備段階から完了後の休憩時間まで全てを含めた時間を「タスクにかかる時間」と考ると、より正確に予定を立てることができます。
    • タスクにかかる時間を設定する際は、常に数分長めに見積もります。自分のタスクに割り振った時間の25%増しで設定しましょう。例えば、厳密には4分かかるタスクは5分、8分かかるタスクは10分のように設定します。余分に数分足して見積もっておくことで、予定に遅れたり後れを取ったりすることがないよう、時間に余裕を持たせることができます。
    • 大きなタスクの周りに、今の予定に組み込むべき小さなタスクがないか自問してみましょう。例えば、ジムの後にはシャワーを浴びる時間を取る必要があるのではないでしょうか?いつも更衣室で友達と15分はおしゃべりをしていますよね?ほとんどの人は運動を1時間と予定していても、実際は2時間かけていることに気付くのです。
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    スケジュールを詰め過ぎない 優先順位の低い事柄をやるため、また週後半にやることができた時のために、スケジュールの下に空き時間を残しておきましょう。今日または今週いつでも時間のある時に、これらのタスクを先取りして行います。このタスクには、クローゼットの片付けや自宅で納税申告書の整理を行うことなどが含まれます。いつかは終わらせなくてはいけないけれど特定の期限があるわけではないという、優先順位が低いタスクです。
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パート 2 の 2:
予定を実行に移す

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    カレンダー/スケジュール帳を確認する 一日の準備ができるように、毎日朝晩にカレンダーを確認する習慣をつけましょう。毎朝コーヒーを飲んだ後や通勤の時間の数分間を割いて、その日にしなくてはいけないことの確認や予定の追加、終えたタスクのチェックを行います。
    • 一日を始める前に数分間スケジュールを確認・調整することで、その日のモチベーションを高めることができます![6]
    • 特定のタスクや予約を忘れないように携帯やパソコンのアラーム機能を使いましょう。例えば、病院や歯医者の予約はだいぶ前に行っているはずです。予約の1週間前に通知が来るようリマインダーを設定すると便利かもしれません。そうすれば、その予定に応じてスケジュールを組むことができます。
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    タスクは優先順位通りに行う 既にスケジュールの優先順位は設計できているはずなので、それに従って行動しましょう。
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    必要があればスケジュールに調整を加える 可能な限り予定通りに物事を進めるべきですが、何か起これば変更が必要となります。緊急の要件や複雑な事情、予定に矛盾が生じた場合は、融通が利く予定や優先順が低いタスクを別の日にまわします。
    • とはいえ、タスクをためて翌日に持ち越すことが頻繁にならないよう気を付けましょう。自分が何度もそうしていることに気が付いたら、一日の中で各タスクにかける時間を多く見積もり、数日にわたってスケジュールを変えなくていいようにしましょう。
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    完了したタスクにはチェックマークを付ける こうすると達成感を得られます!今日終えられなかったタスクは翌日に移動することも忘れないようにしましょう。
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    自分にご褒美をあげる! タスクを完了して予定通りに実行することができたら、自分にとってプラスになる何かをすることは大切です。一日の任務を終えたら、ゆっくりお風呂につかる、お気に入りのテレビ番組を見る、甘い物を食べるなどをして、自分にご褒美をあげましょう。褒美があると達成感を得られ、自分が頑張った価値を見出すことができます。[7]
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    必要があれば評価と調整を行う 時おり現状を確認し、今のスケジュールが自分に合っているかを見極める必要があります。その方法の一つとして、予定表を見ながら自分の気分や感情を評価することができます。あなたの予定表では、ほとんどのタスクの隣にチェックマークがあり、自分が前向きで時間を有効活用できていると感じますか?答えが「はい」であれば、今のスケジュールは上手くいっていると言えます!
    • ただし、多くのタスクが翌日へ(そしてまたその翌日へと)持ち越されており、やる気を失ってしまっている場合は、スケジュールを調整した方がいいかもしれません。
    • スケジュール帳を確認し、何が後れを取っているかを確認することで、今の問題を明らかにします。挫折してしまったタスク(運動など)があなたにとって重要であれば、優先順位を再評価し、変更を加える必要があります。また、各タスクに割り振った所要時間も再検討する必要があるかもしれません。例えば、朝の準備に2時間かけていたのであれば、週3回は1時間に減らして、空いた時間に30分のジョギングを入れてはどうでしょうか。
    • スケジュールを調整することは良くあることで当然のことだと覚えておきましょう。自分にあった習慣を作るには時間がかかるのです。
    専門家情報
    Kathi Burns, CPO®

    Kathi Burns, CPO®

    認定整理整頓専門家
    認定整理整頓専門家(CPO)キャシ・バーンズは「addSpace To Your Life!」の設立者です。同社はクライアントが自己のイメージを確立し、生活環境の管理方法を習得できるよう、部屋の模様替えや、整理整頓を促すサポートを提供しています。整理整頓の専門家として16年以上の経験があり、その業績はBetter Homes and Gardens、NBC News、Good Morning America、そして Entrepreneurで取り上げられました。オハイオ大学にてコミュニケーション学の学士号を取得。
    Kathi Burns, CPO®
    Kathi Burns, CPO®
    認定整理整頓専門家

    前日のうちに用意して、翌日の時間を節約しましょう。朝外に出ることを億劫に感じるのであれば、前日の夜に着替えを一式準備しておきましょう。いつも鍵がどこにあるか分からなくなるのであれば、ドア横の壁に掛けるなど、鍵の置き場所を作りましょう。その日にしなくてはいけないことを事前に考え、計画を立てることが大切です。

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ポイント

  • 時間はとても貴重です。スケジュールを立てれば、今ある時間を最大限に活用することができます。
  • スケジュールの作成・実行では、タスクにかかる時間の管理も行うため、より効果的・効率的に物事を行うことができるようになります。つまり、「時間がない!」という言い訳をしなくて良くなるのです。
  • 大きな仕事においても、タスクは十分に細分化して設定しましょう。必要な時に何をすべきか分かりやすくなります。
  • スケジュールを管理することで、見落としがちな習慣に目を向けることができます。例えば、毎週木曜の朝に目覚めたら疲れを感じるのは、毎週水曜の夜仕事帰りに飲みに行くことが原因だと気付くことができます。そうして自分の習慣に気付くことができたら、状況に応じて自分の生活に調整を加えてみましょう。飲みに行く頻度を、毎週ではなく隔週の水曜に変更すれば、同僚との息抜きを楽しみながら、毎週木曜に疲れを感じなくて済むようになります。

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注意事項

  • 物事を先延ばしにしないようにしましょう。先延ばしをしても、ストレスが増大し、生活の秩序が無くなり、単に苛立ちを感じるだけで、良いことはありません。
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このwikiHow記事について

Kathi Burns, CPO®
共著者 by
認定整理整頓専門家
この記事の共著者 by Kathi Burns, CPO®. 認定整理整頓専門家(CPO)キャシ・バーンズは「addSpace To Your Life!」の設立者です。同社はクライアントが自己のイメージを確立し、生活環境の管理方法を習得できるよう、部屋の模様替えや、整理整頓を促すサポートを提供しています。整理整頓の専門家として16年以上の経験があり、その業績はBetter Homes and Gardens、NBC News、Good Morning America、そして Entrepreneurで取り上げられました。オハイオ大学にてコミュニケーション学の学士号を取得。
カテゴリ: ティーン
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