丁寧なリマインドメールを送る方法

共著者 : Maureen Taylor

誰かに何かを依頼したときや、会議について知らせたいときなどに、失礼でもなく、急かしている感じにもならないよう、やさしくリマインドするにはどうすればよいのでしょうか。相手が、他のことで頭がいっぱいになってしまっているということはよくあります。そうしたときでも丁寧にリマインドできる優れた方法を学びましょう。メールやメッセージでどんなふうに伝えたらよいか、数多あるコツや例文を紹介していきます。必ず相手からの返信をもらえる、完璧なメッセージの書き方をマスターしましょう。

抑えるべきポイント

リマインドメールを送信する前に、最初のメールから最低でも1週間、相手の返信を待つようにしましょう。
要求は明確かつ直接的に伝えましょう。できれば、メールの最初の2、3行で要望を伝えるようにします。
メールには感謝の気持ちを込めましょう。返信がもらえるよう、手伝いを申し出たり、解決策を提案したりしてみます。

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リマインドメールを送る前に1週間ほど待つ

リマインドメールを送るまでに1週間待つことで、あまりしつこい印象を持たれずに済みます。最初に何らかの依頼をしてから数日しか経っていない場合、頼んだことを終わらせるのに十分な時間が経っていない場合もあるでしょう。最初のメールが、相手の受信トレイで他のメールの中に紛れ込んでしまい、あなたからの依頼に相手が気づいていないことも考えられます。7日ほど経ったら、補足のメールやメッセージを送ってもよいでしょう。^{[1]
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出典文献}
- 頼み事が一刻を争うものであり、期限が迫っている場合は、2、3日早く連絡をしても構いません。
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2

メールの件名に行動を促す文言を盛り込む

件名を読んですぐに、何をすべきかわかるようにしましょう。「対応依頼」「補足連絡」といった漠然とした件名では、意図がはっきり伝わらなかったり、返信に時間がかかってしまっていることに罪悪感を感じさせてしまうかもしれません。できるだけ少ない文字数で、相手に何をしてほしいのか具体的に明記しましょう。また、その作業にどれくらいの時間がかかるかも記載しておけば、どの程度の労力を割かなければならないのか、相手も判断しやすいでしょう。^{[2]
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信頼性の高い出典文献

Harvard Business Review

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- 「会議資料についての補足連絡」
- 「対応依頼：アンケート回答のお願い」
- 「クリエイティブプロジェクトの段取り」
- 「5分で完了：フィードバックフォームご返信のお願い」

3

最初のメールを基にリマインドメールを作成する

相手がメールを開くと、あなたが最初に送ったメールと依頼内容が表示されます。忘れてほしくない重要な内容がある場合は、最初に送ったメールの文面をそのまま転送しましょう。こうすることで、相手は受信トレイを改めて探すことなく、あなたの依頼内容を確かめることができます。^{[3]
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信頼性の高い出典文献

Harvard Business Review

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4

フレンドリーな挨拶から始める

ポジティブな一文で始めることで、リマインドメールの雰囲気もポジティブなものにしましょう。メールの冒頭で、やさしくかつプロらしく挨拶をするところから始めます。相手とあまり話したことがない場合は、簡単な自己紹介をして、あなたが誰なのか思い出してもらいましょう。「あなたに一目置いている」と感じさせるような、相手に向けた短い一文も添えるようにします。^{[4]
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出典文献}
- 「田中様、お世話になっております。先週のチーム会議に参加した鈴木です。先日の会議では話し合いをリードしていただき、また、いくつも重要なご指摘をいただき、ありがとうございました」
- 「佐藤さん、お疲れ様です。会社のウェビナー担当の柴田です。今週もすべて順調に進んでいることと思います。ここまでの進捗について詳しく聞くのを楽しみにしております」
- 「大河原様、この度のマーケティングプロジェクトをこれほどまでに組織化し、すべてを管理していただきましたこと、誠にありがとうございました」
- 「石井様、ご無沙汰しております。お元気でお過ごしでしょうか？」

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早い段階で直接的に要求を伝える

リマインドしたい内容をすぐに持ち出すことで、あなたの要求が確実に伝わるでしょう。メールの最後まで引っ張ってしまうと、相手が最初の数行をざっと読むだけで終わり、あなたの依頼内容を見逃してしまうことも考えられます。挨拶の一文のすぐ後に、相手にやさしくリマインドしたり、進捗状況について質問を投げかけたりしてみましょう。詳細は後からいくらでも補足できます。^{[5]
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信頼性の高い出典文献

Harvard Business Review

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- 「来週がアンケートの回答期限であることをお伝えしたく、ご連絡いたしました。ぜひ改善のためのご意見をお聞かせいただければと思います」
- 「先日お送りした書類はご一読いただけましたでしょうか？そろそろ申請を行いたいと思いますので、ご承認をお願いできれば幸いです」
- 「先週、一緒にクリエイティブなプロジェクトを進めようというお話をさせていただきましたが、その件について、まだご興味はおありでしょうか？」
- 「本日のミーティングについて再度お知らせいたします。チームの全員に出席をお願いできれば幸いです」
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感謝の気持ちを伝える

温かみのある丁寧な文体にすることで、返事をもらえる可能性も高くなるでしょう。メールやメッセージでニュアンスを読み取るのはやや難しく、中立的な文章でもネガティブな印象を与えてしまうことがあります。礼儀正しい文章で、相手がどのような状況にあるかを、本当に気にかけていることを伝えましょう。「自分は重要視されている」と感じれば、相手が返信をくれる可能性も高くなります。^{[6]
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信頼性の高い出典文献

Harvard Business Review

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- 「こうしたプロジェクトのご経験のあるあなたからのフィードバックなら、どんなご意見も改善に役立つと考えています」
- 「これまでのあなたのご尽力に心から感謝を申し上げます。あなたからどんなご意見をいただけるか、大変楽しみにしております」
- 「あなたにご協力いただければ、今回のプレゼンを一歩進んだ内容のものにできるでしょう」
- 「あなたの意見を重宝していますし、あなたの提案は非常に大きな助けになります」

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何か手伝えることがないか尋ねる

手伝いを申し出ることで、相手にかかったプレッシャーを軽減しましょう。相手に重要なことをお願いしていたり、難しい作業を手伝ってもらっていたりする場合は、あなたがついているということを伝えるようにします。あなたが支えになり、できる限りの手助けをしてくれると知れば、相手も返信しやすくなるでしょう。^{[7]
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出典文献}
- 「作業を終わらせるために、何か他に必要なものがあれば私に言ってくださいね」
- 「プロジェクトを進めていく上で、疑問や不安なことがあれば、いつでも私に相談してください」
- 「他に、私で何か判断の助けになれることがあれば、お気軽にお声がけください」
- 「段取りについて不明な点があったり、サポートが必要だったりする場合は、いつでもチャットで対応可能です」
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相手に逃げ道を与える

逃げ道を与えることで、依頼に応えられなくても大丈夫だと伝えましょう。最初に送った依頼内容に応えられないために、相手が返事をくれないという場合もあります。相手がプレッシャーを感じないように、あなたに彼らと一緒に仕事をする意思があること、いくつかの代替案を提示できることを伝えましょう。^{[8]
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信頼性の高い出典文献

Harvard Business Review

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- 「この情報について、問い合わせ可能な方が他にいる場合には、ご教示いただければと思います」
- 「今、非常にお忙しいということは承知しております。もっとお時間が必要な場合には、その旨ご連絡をいただければ幸いです」
- 「この仕事に取り組むことに不安がある場合には、再度仕事の割り振りをし直しますので、遠慮なくお申し出ください」
- 「このプロジェクトに関して、別の方向性があるのではないかといったご意見があれば、いつでもご提案ください」

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メールは短めに

メールが長いと、要求が伝わりにくくなってしまうかもしれません。相手があなたからのメールを開いて、長々とした段落がいくつも並んでいるようだと、あなたからの要求が間違って伝わってしまう危険性が高くなります。相手を圧倒したり混乱させたりしないよう、必要なことに絞って記載するようにしましょう。^{[9]
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メールの最後に署名を入れる

署名を入れておくことで、相手からもあなたに連絡を取りやすくなります。メールの最後に、あなたのフルネーム、メールアドレス、SNSのリンクを記載しておきましょう。これにより、どんな相手とやり取りをしているのか、依頼についてどこに連絡すべきなのかが、相手にもよくわかります。また、メールの締めの言葉として、以下のような言葉を添えるとよいでしょう。^{[10]
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出典文献}
- よろしくお願いします。
- 敬具。
- お読みいただきありがとうございました。
- いつもありがとうございます。

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返事を急ぐ場合は電話をかけるか直接訪問する

直接話をすれば、即座に返答を得られます。すぐに答えが必要な場合や、期限が迫っている場合は、遠慮せずに電話をかけるか、相手のオフィスに立ち寄って話をしましょう。相手はあなたの声から緊急性を察知し、すぐさま答えをくれるはずです。^{[11]
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出典文献}
- 「ねえ、今日は花子の誕生日だってこと、忘れてないわよね」
- 「今日の午後2時半からの会議について、リマインドするためにお電話しました」
- 「先週送ったデータはご確認いただけましたでしょうか？明日が締め切りなので、優先的に処理していただけるとありがたいのですが」
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リマインドメールのテンプレート

件名「対応依頼－アンケートへのご回答のお願い」　田中様、先週のウェビナーでお世話になった鈴木です。先日はお会いできてとてもうれしかったです！今週もすべて順調に進んでいることと思います。この度は、ミーティングでお話しした社内アンケートの締切が、来週の金曜日であることをお知らせしたくご連絡いたしました。私たちは、チームの質を向上させていきたいと考えており、皆様からの貴重なフィードバックをいただければ、大変ありがたく存じます。何か疑問点や気になる点があれば、遠慮なく私までご連絡をいただければと思います。どんな形であれお役に立てれば幸いです。それでは失礼いたします。鈴木花子hanakosuzuki@mail