事務用品を揃えるにはお金がかかるため、会社や事務所にどのアイテムの在庫があるかを管理したり、どのくらいの期間で品切れになるかを監視することは非常に重要です。これまでに在庫管理をしたことがない人は、少し気が遠くなってしまうかもしれませんが、安心してください。この記事では、あなたがプロ並みに在庫管理ができるように、すべての手順を紹介します。それでは、まず基本的な秘訣を覚えることから始め、その後で事務用品の在庫の監視および再発注の方法へと進んでいきましょう。

方法 1 の 10:
在庫を監視する事務用品管理者を任命する

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    担当者を割り当てることで作業を効率化しましょう。優れた事務用品の在庫管理者は、日常的に在庫を整理、監視、追跡します。事務用品に関する質問が出てきた際に、このような在庫管理者は頼りになる存在であり、備品関連のどんな質問にも直ぐに答えることができます。[1]
    • 事務用品の購入には多額の費用がかかる場合があるため、事務用品管理者は備品置き場への立ち入りを制限する門番としての役割も担うべきです。
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方法 2 の 10:
事務用品を中心となる場所に保管する

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    事務用品置き場として特定の場所を決め、確認作業を簡単にできるようにします。すでに事務用品のための特別な置き場所があるかもしれませんが、ない場合は場所を決めましょう。すべての備品が揃って同じ場所に保管されていれば、備品の監視や追跡作業がとても容易になります。[2]
    • 保管場所が不足している場合は、大きめの棚、クローゼット、未使用の事務所などを保管場所として使用することができます。[3]

方法 3 の 10:
事務用品置き場を整理整頓してものを探しやすくする

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    アイテムをグループ分けしてラベル表示を行い、探したり確認する作業を簡単にできるようにします。まずは、すべての備品を整理し、類似するものを集めておきます。それから、保管場所の中にどのようにして備品を並べるかを決めます。[4] また、毎日、毎週、または毎月必要となるアイテムごとに分けて考えましょう。そして、一番よく使うアイテムが簡単に見つかり、手に取りやすくなるように整理します。それができたら、棚、かご、入れ物などにそれぞれのアイテム名のラベルを貼ります。[5]
    • 例えば、よく必要となる備品は手に取りやすいように目の高さに配置します。トナーやプリンターのような頻繁に使う必要がないアイテムは、棚の高い位置に置いても問題ないでしょう。
    • かなりの数の事務用品がある場合は、名前の順番(五十音、アルファベット)に並べて置くと、探しやすくなるかもしれません。
    • 部署の需要にあわせて備品をグループ分けしても良いでしょう。例として、経理業務用の備品をひとつの棚に、管理業務用の備品を別の棚に配置します。
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方法 4 の 10:
事務用品のマスターリストを作成する

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    事務用品が整理整頓された今となっては、マスターリストを作成することは簡単です。紙とペンを用意して在庫があるアイテムをすべて書き出します。このとき、商品のブランド、名前、数、色、再発注する際に知る必要があるその他の詳細情報をすべて含めましょう。[6]
    • 例えば、本社のプリンターで使用しているトナーの特定のブランド名や種類をメモします。そうすることで、交換用カートリッジを注文する必要があるたびにこのような詳細情報を毎回調べる必要がなくなります。

方法 5 の 10:
事務用品の一覧をスプレッドシートに転記する

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    小規模から中規模の会社にとってスプレッドシートの利用は最適です。たいていの会社や事務所では備品管理のために特別なソフトウェアを購入する必要はありません。ExcelやGoogleスプレッドシートなどのスプレッドシートが申し分なく活用できます。まずは、事務用品の列を用意して各アイテムの名前を個々のセルに入力して一覧を作成します。それから、ブランド、部品番号、色、その他の情報を入力するために、追加の列を用意します。[7]
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方法 6 の 10:
アイテムの数量を数えてスプレッドシートに合計数を追記する

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    その時点の在庫数量追跡用のデータを入力するための最終列を作成します。各アイテムの在庫合計数をスプレッドシートの最終列に入力します。完成したスプレッドシートを保存してデスクトップに置いておき、簡単にそのファイルにアクセスして更新できるようにします。[8]
    • 管理をより詳細に行いたい場合は、「基準数量」行を追加してその数量を入力します。基準数量は各アイテムの在庫が常にある状態を維持するために推奨される数量です。在庫数が基準数量を下回ったら、追加発注を行います。この方法を用いれば、すべての備品について在庫を切らすことはないでしょう。[9]

方法 7 の 10:
大規模な会社では在庫管理ソフトウェアを使用する

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    追跡しなければならない備品がとても多い場合は、ソフトウェアを使って在庫処理を単純化しましょう。倉庫に大量の事務用品がある大きな会社では、在庫管理ソフトウェアにお金を投資する価値があります。まず、事務用品の名前と各アイテムの在庫数量を入力します。そして、備品置き場からアイテムを持ち出す度に、在庫管理者が在庫の合計数を更新します。[10]
    • 備品の持ち出し時にリアルタイムで在庫管理プログラムを更新することが不可能である場合は、管理者が手書きの記録を保管して後でデータ入力を行います。
    • 備品の在庫が基準数量に達したときにデスクトップへアラート表示またはアラートメールが送信されるようにソフトウェアの設定を行い、再発注のタイミングを逃さないようにします。
    • 各種プログラムにより備えられた機能が異なるため、自分の会社に適したソフトウェアを入手しましょう。例えば、在庫数量を記録するために、バーコードスキャンが可能なプログラムがあります。こういった機能は、大量の事務用品を抱える大規模の会社にとってとても有効でしょう。
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方法 8 の 10:
在庫を把握するために定期的に確認を行う

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    事務用品のチェックは、管理用スプレッドシートを更新するための重要な作業です。会社がどのくらいの速さで備品を使い切るかに応じて、毎週、2週間おき、もしくは毎月に1回の定期的な備品チェックを行う必要があるでしょう。決められた日に、在庫保管場所に出向いてすべてのアイテムがどれだけ残っているかを数えます。そして、その時点の在庫数量をスプレッドシートに入力して更新し、必要なアイテムを再注文します。[11]
    • 備品発注の基準数量を決めている場合は、在庫の合計数ではなくその数を元に判断を行うことを覚えておきましょう。

方法 9 の 10:
順調に在庫管理を進めるために再発注日の予定を立てる

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    事務用品の発注日を決め、在庫が整えられている状態を保つ。備品注文のための日を決めておくことにより、適切な量の在庫が保たれ、不定期に何度も発注をしなくてすみます。発注予定日に必要な備品すべてを一挙に注文する計画を立てれば良く、そうすることで一度に全部揃って納品されます。[12]
    • 事務用品の再発注を行う頻度は、備品の消耗率や定期チェックを行う頻度によります。
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方法 10 の 10:
事務用品保管場所への立ち入りを制限する

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    管理者のみがアクセスできるように、事務用品置き場を保護します。備品を使いたい作業員が誰でも手に取れるようにしてしまうと、すべての備品を追跡する作業がとても困難となります。さらに、速い速度で事務用品が消耗されやすくなるため、事務用品代によりお金がかかってしまう可能性があります。これらの問題を避けるために、在庫管理者(およびその他の重要な従業員1~2人)のみが立ち入りできるように、施錠するか備品保管場所を制限します。[13]
    • これにより、従業員は、事務用品が必要となった際には必ず、在庫管理者(または承認されている担当者)に連絡する必要があります。

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このwikiHow記事について

Ashley Moon, MA
共著者 ::
収納家
この記事の共著者 : Ashley Moon, MA. アシュリー・ムーンはカリフォルニア州ロサンゼルスを拠点に整理整頓とライフコーチング(オンライン)を提供している会社「Creatively Neat」の最高経営責任者です。オンラインコーチングにくわえ、数々のフェスティバルや会場でワークショップの開催や講演を行っています。また、プロの整理整頓チームを派遣し、一般住宅と商業店舗の片づけ作業を請け負うサービスも提供しています。Coach ApproachとHeartCoreにてそれぞれ整理整頓とビジネスコーチングのトレーニングを受けました。パシフィック・オークス・カレッジにて人間発達学と社会変動学の修士号を取得しています。
カテゴリ: 仕事
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