人物紹介状を書く方法

2 パート:人物紹介状を書く人物紹介状を書く計画をたてる

人物紹介状とは、書いたことのない人にとってみれば、何か難しいもののように聞こえるかもしれません。人物紹介状を書くのは確かに責任重大なことですが、心配することはありません。求職先や学校など、どこに提出する場合でも、ある程度の参考情報が手元にあり丁寧なトーンで書けば、簡単に作ることができます。明るくて前向きな人物紹介状を書きましょう。そうすれば、執筆を依頼してきた知人や友人からきっと感謝されるでしょう。

パート 1
人物紹介状を書く

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    自分の経歴と、紹介状の対象人物との関係について書きましょう。基本的な情報は最初に持ってきます。自分は何者で紹介状の人物とどういう関係なのか、その人物とはどれくらいの期間知り合いなのか、どれくらい共に時間をすごす仲なのか、どこで知り合ったのか等です。[1]紹介状を読む人は、紹介状に書かれている人物の人柄を保証するために、その人物と紹介状を書いた人物との関係性を正確に知りたいと思っています。
    • 時間をかけて、紹介状の人物と自分との関係について考えてみましょう。「山田君とは3年来の知り合いです」というよりも、「この3年間、○○で山田君と共に勤務できたことを大変光栄に思っております」というように、詳細に書くようにしましょう。
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    適切な体裁で書きましょう。[2]人物紹介状は3部構成にします。最初に、自分が何者であるか、紹介する人物と自分がどういう関係にあるかについて導入文を書きましょう。次に、その人物の人柄について分析するところを書きましょう。そして最後に、紹介状を読む人が、その人物に好意を持ってくれるような言葉を添えて締めくくりましょう。
    • 紹介する人物に好意を持ってもらえるよう促してから紹介状を締めくくりましょう。署名をして「敬具」と記します。
    • 紹介状は短くまとめましょう。読む人は、何ページもの情報が詰め込まれた紹介状は必要としていません。必要なのは基本的な情報です。そのことを念頭に置いて下書きをしましょう。
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    明るく前向きな言葉で書きましょう。[3]人物紹介状とは、紹介したい人物の人柄、経歴、ライフスタイル等について、良い点と悪い点を注意深く比べるためのものではありません。その人物の功績、目標、人柄などを、率直にそして楽観的に評価することを目的とすべきです。よくできた紹介状というのは、読み手に、その対象人物に対する好意的な印象を残します。
    • 前向きな形容で紹介する人物の良さを強調しましょう。[4]
    • 紹介する人物の功績を簡潔に書きましょう。例えば、その人物が慈善活動に時間やお金をかけたことがあれば、それを紹介状に含めましょう。人命救助や社会貢献の経験があれば、その果敢な行為や勇気について取り上げます。募金活動や寄付などについても記載しましょう。
    • 功績として書くべきかどうか迷うときは、「書くのに適当か、長所として書けるか」考えてみましょう。
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    最終チェックをしましょう。紹介状を提出する前に、文字、句読点、文法に間違いがないか全体に目を通しましょう。文書作成ツールを使えば、書くことが得意でない人でも簡単に校正できます。固有名詞でもない限り、赤い波線が引いてある文字は入力ミスです。文字や文法に加えて、書きつづった事実に間違いがないことを確認します。紹介状の人物本人に草案のコピーを送り、書かれている事実が全て正しいことを確認しましょう。

パート 2
人物紹介状を書く計画をたてる

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    適切なトーンで書きましょう。[5]紹介状は、常に丁寧でフォーマルなトーンで書く必要があります。事実を率直に書くべきですが、読み手は紹介状に基づいて効力ある判断をくだす資格があるので、それは軽視できません。大抵の場合、紹介状を読むのは企業の重役や教授など要職にある人物です。
    • 団体や部署宛てであれば「御中」、個人に宛てる場合は「様」「先生」など、機関や役職に応じた敬称を使いましょう。[6]
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    人物紹介状の対象人物が、なぜ紹介状を必要としているのかを理解しておきましょう。仕事に応募する際に紹介状が求められることはよくあります。その他、国によっては大家への提出や大学への申し込み、移民による市民権申請の際に必要となることがあります。[7]
    • アメリカでは訴訟案件で人物紹介状が必要となることがあります。その場合は、対象人物が犯した犯罪行為の詳細を正確に知っておかなければなりません。そして、その事件に対し対象人物がどのように感じているか伝えましょう。[8]紹介状の読み手に対し、事件の重大性を理解していることを伝えましょう。そして、対象人物が自らの犯した過ちを心から悔やみ反省していると見受けられれば、それも強調して書きましょう。
    • よく知らない人物の紹介状は書かないようにしましょう。また、紹介状が必要な理由について、背景となる詳しい事情を教えようとしない人物の紹介状も書かないようにしましょう。
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    誰が紹介状を読むのかを認識しておきましょう。紹介状を読む人の名前と役職を知っておきましょう。例えば、教育機関のポストに応募する友人のために紹介状を書くのであれば、どの学校のどの役職に応募するのか、そして紹介状の読み手は誰かということを知っておく必要があります。そうすれば、その特定の読み手に向けた紹介状を作ることができ、書く側も書いてもらう側も、真剣に紹介状に取り組んだということを示すことができます。
    • 団体宛てに紹介状を書く場合は「御中」、相手の氏名がわからないときは「御中」「ご担当者様」などを使いましょう。

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カテゴリ: 執筆 | 求人

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