体調が悪いと電話をかけたりメールを送ったりするのが難しいかもしれません。そのため、最近ではメッセージで病欠の連絡を入れる人が増えています。しかし、体調不良による欠勤をメッセージで連絡することはマナー違反にならないのでしょうか?また、どんなメッセージを送ったら良いのでしょう?ここでは、専門家のアドバイスに基づき、体調不良による欠勤をメッセージで連絡する方法とメッセージの例を紹介します。

方法 1
方法 1 の 3:
メッセージで病欠の連絡をする

  1. 1
    できるだけ早く連絡を入れましょう。早く連絡すれば、職場も病欠に対応した体制を整えることができます。朝起きて具合が悪いことに気づいた場合でも、できるだけ早く連絡しましょう。ぎりぎりまで待ってから(もしくは始業時間が過ぎてから)連絡するよりも、早めに連絡を入れるほうが良い印象を与えます。[1]
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    必要事項のみを知らせましょう。本当に具合が悪いことを証明するために、症状を詳しく説明したくなるかもしれませんが、それはやめましょう。[2] 体調を詳しく説明する義務はなく、上司も詳細を知る必要はありません。上司が知りたいのは、体調不良で休むということだけです。次の例を参考にして、簡潔にまとめましょう。[3]
    • 「今日は体調が優れません」
    • 「残念ながらインフルエンザになってしまいました」
    • 「熱があり、風邪をひいたようです」
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    必要に応じて、業務の引継ぎについても知らせましょう。病欠中に会議の議長などの大切な業務がある場合は、可能であれば同僚に連絡して引き継ぎましょう。上司に病欠の連絡を入れる際、同僚に業務を引き継いだことを知らせます。自発的に業務を引き継げば、上司も助かるでしょう。[4]
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    社会人として適切なメッセージを書きましょう。メッセージは電話やメールよりもカジュアルですが、上司に送るメッセージなので礼儀をわきまえた文章を書く必要があります。初めに挨拶の言葉(「おはようございます」など)を入れ、文法に注意してきちんとした文章を書きましょう。
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方法 2
方法 2 の 3:
病欠を知らせるメッセージの例

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    病気で1日休むことを知らせます。1日だけ休む場合は、翌日は出社する予定であることを伝えましょう。メッセージの例は次の通りです。
    • 「おはようございます。風邪をひいたようで本日は出勤できません。明日は出勤する予定です」
    • 「おはようございます。今日は体調が悪く、午後のシフトに出勤できません。明日は出勤する予定ですが、今日の業務は山本さんに引き継ぎました」
    • 「おはようございます。昨晩から体調が悪く、今朝もまだ治っていないためお休みをいただきます。明日は出勤して本日分の遅れを取り戻す予定です」
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    病気で数日休むことを知らせます。病気が長引きそうな場合は、病欠の連絡をする際に知らせましょう。メッセージの例は次の通りです。
    • 「おはようございます。申し訳ありませんが、インフルエンザにかかってしまいました。体調が非常に悪いため、今週いっぱいお休みをいただきます。業務は鈴木さんに引き継いでおります。来週月曜日には出勤致します」
    • 「おはようございます。胃腸炎で体調が悪く、今日と明日の2日間休ませていただきます。金曜日には出勤する予定です」
    • 「おはようございます。熱が出て体調が悪いため、治るまで数日間休ませていただきます。できれば、木曜日には出勤したいと考えております。会議の議長は山本さんに引き継ぎました」
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    何日休むことになるのかわからない場合は、そのことを連絡しましょう。病気になっていつ治るのか見当がつかないことと、随時連絡を入れることを知らせます。メッセージの例は次の通りです。
    • 「おはようございます。今日は体調が悪く、出勤できません。明日はオンラインで業務を行うつもりですが、体調がまだわからないため改めて連絡致します」
    • 「おはようございます。昨晩から熱が出て、今朝も体調が思わしくありません。数日休むことになるかもしれませんが、随時連絡致します。研修については、鈴木さんに引き継ぎ致しました」
    • 「おはようございます。ここ数日体調が思わしくなかったため、本日病院で診察を受けます。治り次第出勤する予定ですが、数日かかるかもしれません。出勤できる日がわかり次第改めて連絡致します」
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方法 3
方法 3 の 3:
メッセージで病欠の連絡をしても良いのか?

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    会社の規則や上司の好みによります。普段からメッセージで業務上の連絡を行っている場合は、メッセージで病欠の連絡をしても問題ないでしょう。反対に、メッセージで連絡する習慣がない場合は、電話やメールで連絡するほうが無難です。[5] 上司や会社によっては、病欠の連絡に関する規則があるかもしれません。その場合は、規則に従って連絡する必要があります。[6]
    • メッセージで病欠の連絡をしても良いかわからない場合は、上司に直接聞いてみましょう。病欠を知らせるメッセージの最後に、「次回から、体調不良で休む場合はメッセージで連絡してもよろしいでしょうか?もしくは、電話やメールで連絡すべきでしょうか?」などと書き加えます。
    • 電話やメールよりも迅速かつ効率的なので、メッセージでの連絡を好む上司もいます。メッセージで病欠を連絡しても良いかどうかは、会社の規則や上司の好みによるでしょう。

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