在宅勤務社員の研修を行う方法

在宅勤務の社員は、事業に多くの利益をもたらす可能性を秘めています。その一方で異なる勤務形態の社員の研修を行うには固有の難しさもあります。事業所在地から遠く離れた場所に住んでいる社員に対しては一貫性のある信頼できるコミュニケーション用プラットフォームを確立しましょう。考え抜かれた研修マニュアルを渡し、社員が自分で仕事の方法を学べるようにすることも必要です。矛盾の無い監督やフィードバックがあれば、短期間で効果的に仕事に慣れてくれるでしょう。

方法 1

方法 1 の 3:

コミュニケーションプラットフォームを選ぶ

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可能であれば、研修のために来社を要請する　在宅勤務の社員でも、可能な場合は研修のために来社してもらいましょう。事業所や支社の近くに住んでいる在宅勤務の社員であれば、これが最も早く効果的なトレーニングの手段でしょう。ただし、遠方に住んでいる社員は来社が困難な場合も考えられます。^{[1]
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出典文献}
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電話会議を設け、個別研修を行う　電話やビデオ会議用ツールを用いることで、研修を個別に行えるようになり、仕事に関する重要事項も明確にすることができます。週1回の定期的なチャットを行えば、社員の仕事の進め方に関する柔軟性を維持しつつ、進捗を確認することが可能になります。^{[2]
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- 事業戦略やマーケティング業務に携わる在宅社員に対しては、計画や案を自由に話し合うことができるので電話会議が最も有効です。
- 在宅勤務社員との間に時差がある場合は、双方が対応できる時間帯を選ぶようにしましょう。
- 優れたビデオ電話ソフトウェアとしてSkype、Zoom、あるいはSlackなどがあります。
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インスタントメッセンジャーを活用して迅速に質問に答える　社員同士の共同作業や頻繁なやり取りが求められる企業においては、インスタントメッセンジャーが最も役に立つでしょう。社員がリアルタイムで話したり意見を交換することを可能にします。^{[3]
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- 研修期間中に、在宅勤務の社員に何か不明な点が生じた場合も、こうしたプラットフォームを活用することで、上司と連絡をとって迅速に返答を得られるようになります。また、インスタントメッセンジャー使って、仕事に関するフィードバックやメッセージを上司から社員に手早く送ることもできるようになります。
- 企業が利用しやすい優れた無料サービスの例として、Skype、Google＋Hangouts、Spark等が挙げられます。
- 在宅勤務の社員が残りのチームメンバーと異なる時間帯に作業を行っている場合は、インスタントメッセンジャーは適さないかもしれません。
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社員の勤務スケジュールが他と異なる場合はEメールを送る　在宅勤務の社員が異なる時間帯に稼働している、時差のある場所に住んでいる、あるいは独自の稼働スケジュールを組んでいるといった場合はEメールが適しています。メモ、研修教材、リンク、添付ファイルを手軽に送信しましょう。^{[4]
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- Eメールに対して、どれくらいの早さで返信をすべきかという点を明確に伝えておくようにしましょう。
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方法 2

方法 2 の 3:

使いやすい研修マニュアルを作成する

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社員向け研修マニュアル、あるいはハンドブックを作成する　疑問点が生じた際に社員が自分で参照することのできる文書を用意しておきましょう。こうしたマニュアルをメールで送るか、クラウド上の保管システムを利用して社員とシェアしましょう。この文書には下記の点を含むようにしましょう。^{[5]
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出典文献}
- 主な職務
- 自社の成功事例
- ソフトウェア、オンラインインターフェイス、その他機材等を使った業務遂行の方法
- 上司との連絡方法
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作業手順を詳細に明記する　起こりうる問題や社員側から生じる可能性のある質問は、事前に想定してマニュアルに含めるようにしましょう。詳細を具体的に記載しておくことで、社員も何を行うべきかを迅速に理解できます。^{[6]
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- 例えば、「作業が完了次第、こちらに送信してください」と指示するのではなく、「作業が完了次第、送信と書かれているボタンをクリックし作業内容を提出してください。ページが更新され、ポータルのメインページに戻ります」などのように詳しく説明しましょう。
- 稼働時間の申告、仕事内容の提出方法、問題が生じた際の担当者といった点について詳細を記載しておくようにしましょう。
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個々の業務のノルマや期待値を設定する　作業手順のほかにも、順守することが求められる規定、ノルマ、ガイドラインなどに関する社員の理解を徹底しましょう。1週間の作業量、上司への報告の頻度、作業内容の提出期限などが含まれます。^{[7]
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出典文献}
- 例えば、「1時間で5件の電話応対をお願いします」、「午前9時から午後5時の間は少なくとも1時間に1回、Eメールを確認してください」といったように指示しましょう。
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ソフトウェアや機材を使用する際は説明動画や画像を取り入れる　特殊なプログラムや機材の使用が求められる場合は、説明文に付け加え、手順を視覚的に伝えるようにしましょう。^{[8]
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- コンピュータープラットフォームを活用している場合は、スクリーンショット撮影機能を用いて画面の画像や動画を作成し、個々の手順の実演を見せるようにしましょう。
- 社員が特殊な機材やソフトウェアをインストールする必要がある場合は、図表やグラフ等を用いても良いでしょう。
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会社規模が大きい場合は、インターネットを用いた研修プログラムを設置する　多数の在宅勤務社員を抱えている場合、業者に委託してオンライン研修プログラムを設計してもらい、研修過程の一部を自動化しても良いでしょう。こうした外部業者は、動画やインタラクティブツールを取り入れて、あなたの会社に特化したプログラムを個別に作成します。^{[9]
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信頼性の高い出典文献

Food and Agricultural Organization of the United Nations

出典を見る}
- 社員教育や採用コンサルタントを名乗っている業者が対応してくれる場合もあります。
- この選択肢は費用がかさみますが、社員研修を頻繁に行う必要がある場合は、多くの時間と労力を節約することができます。
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方法 3

方法 3 の 3:

社員を監督する

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到達基準を求める　社員が業務を行うタイムラインを設定し、特定の期限までに達成すべき目標を定めましょう。こうすることによって在宅勤務の社員も、ある程度の目的意識を持つことができ、より早く生産性を高めようと考えます。^{[10]
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出典文献}
- 例えば、「第1週が終わるまでに架電ソフトウェアの使用方法を習得してください。勤務開始から1か月で少なくとも120万円の売り上げを達成しているようにしましょう」といった要領で設定してみましょう。
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最初の数週間は、詳細のフィードバックを提供する　最初の2～3週間、あるいは新しい社員が仕事を覚えるまでは、業務の一つ一つに対して建設的なフィードバックを提供しましょう。建設的なフィードバックを得ることによって、社員は担当業務のガイドラインや期待値を学んでいくでしょう。^{[11]
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出典文献}
- 例えば、「デザインしてもらった画像はとても良い出来です。色調を1つに絞って会社のブランドイメージと合わせてみると、より改善されるでしょう。フォントのサイズも少し抑えてみてください」といった伝え方を心がけましょう。
- 初めての業務は、小規模で期限が短いものが適しているでしょう。例えば、短い記事の執筆やエクセルを用いた表の作成などを同日中に提出してもらうよう指示しましょう。こうすることで、あなたも早くフィードバックを返せるようになります。
3
社員からのフィードバックや疑問点を集める　どのような不明点でも気軽に質問をするように社員には伝えておきましょう。研修終了後に、研修に関する率直なフィードバックを求めましょう。今後の在宅勤務の社員のために、プログラムをより分かりやすく改善する際に参考になります。^{[12]
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出典文献}
- 社員から質問がある場合は、できる限りの回答を返すようにしましょう。質問に対する答えがすでにマニュアルにある場合は該当箇所を伝えるようにしましょう。
- 新しい社員から全く質問が来ない場合は、上司側から「どうですか？トレーニングは順調ですか？分からない事などはありませんか？」といった親しみやすいメッセージを送ると良いでしょう。
- 社員からのフィードバックは匿名にしておけば率直な回答を促すことができます。オンラインアンケートツールを活用して、フィードバックのフォーマットを作成しましょう。
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在宅勤務の社員全員と定期的に連絡を取る　研修中、さらに研修終了後も社員とコミュニケーションを図るようにしましょう。社内で起きていることなどをシェアすることが大切です。社内報、ウェビナー、あるいは毎週の定例電話会議などを通して、最新情報を伝えるようにしましょう。^{[13]
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出典文献}
- 在宅勤務の社員は、孤独に感じたり、会社の重要な決断やニュースやイベントから疎外された気持ちになることもあります。こうした社員をサポートするために、ソーシャルメディア、インスタントメッセンジャー、ビデオ電話を通して他のチームメンバーに気軽に連絡を取ったり協働するよう促しましょう。
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