採用面接を断る方法

共著者 : Lynda Jean

就職活動中に採用担当者との面接を予定していたものの、時間の都合がつかなくなったり、急に他から内定をもらったりすると、大変です。このような場合、面接をキャンセルするか日程を変更する必要がありますが、うまく対応するのは難しいものです。とはいえ、雇用主に社会人として良い印象を与えつつ、簡単かつ丁重に面接をキャンセルすることは可能です。

方法 1

方法 1 の 3:

面接の日程を変更する

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採用面接の日程変更は最後の手段　面接の日時を変更する前に、他の用事の方を調整してみましょう。採用面接は将来の雇い主に第一印象を与えるので、日程変更は社会人としての意識が足りない、と思われるかもしれません。可能であれば、面接の日程変更を試みる前に、他の用事の日程を調整しましょう。
2
面接担当者に早急に連絡を入れる　面接の日程変更は関係者全てに多大な迷惑をかけます。したがって、面接日時の少なくとも24時間前には先方に連絡をすることが肝心です。担当者とつながったら、日程を変更したい理由を簡潔に伝えます。できるだけ正直に話しましょう。また、改めて面接を受けられる日時を幾つか、面接担当者に伝えましょう。
- 他の採用面接と重なったために日程を変更したい場合、それは伏せておく方がよいでしょう。仕事や家族の事情を理由にして、後日に日程を変更して欲しい旨を伝えます。
- 緊急事態で24時間前に連絡ができない場合、できるだけ早く面接担当者に連絡をして理由を話しましょう。怪我をした、家族に不幸があった、などの本当の緊急事態の場合、先方も理解してくれます。
- その仕事にまだ興味があるなら、面接を断る連絡をした際に、このように言うといいでしょう。「大変申し訳ございませんが、やむを得ない事情で、明日の面接に伺うことができません。しかし、御社で働きたいという気持ちに変わりはありませんので、日程を変更して面接をしていただけないでしょうか」^{[1]
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  出典文献}
3
伝言ではなく、面接担当者と直接話す　メールで伝えたり伝言を残したりするのではなく、できれば担当者と直接話しましょう。電話で直接連絡を入れると、責任感のある社会人という印象を与えます。どうしても直接連絡が取れない場合は、メールや伝言を残すのもやむを得ませんが、面接担当者と直接話せるようにあらゆる手だてを講じましょう。　
- メッセージで面接日程の変更を依頼してはいけません。社会常識がないように思われます。
- やむを得ず伝言を残した時やメールを送った場合には、伝言やメールを受け取ったら連絡をして欲しい、と一言添えておくといいでしょう。
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迷惑をかけたことを謝罪する　採用面接は通常、複数の人の予定を調整して行います。したがって、面接を中止したり、日程を変更したりすると、多くの人に迷惑がかかります。面接担当者の予定を自分の事情に合わせて動かせると考えてはいけません。迷惑をかけたことを謝りましょう。新たに設定してもらう面接日時には、柔軟に対応しましょう。面接の日程を合わせるために努力していることが伝われば、相手も進んで日程の調整をしてくれるでしょう。^{[2]
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出典文献}
5
面接担当者に改めて手紙やメールを送る　担当者と面接の変更について話した後に、個人的に担当者へ短い手紙やメールを送り、改めて謝罪を述べ、さらに仕事への意欲を伝えましょう。面接をキャンセルされたことで、担当者も気分を害しているかもしれません。手紙やメールを送って、真摯な謝罪と、面接への意欲を理解してもらいましょう。　

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方法 2

方法 2 の 3:

面接を完全に辞退する

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面接辞退を事前に連絡する　面接を辞退する必要があると分かったら、すぐに面接担当者に連絡をしましょう。面接をするつもりで用意している人の時間を無駄にしてはいけません。仕事に応募する気持ちがなくなったら、すぐに面接を断りましょう。事前に連絡をもらえれば、担当者も助かりますし、社会人としての良識があると受け止めてもらえます。^{[3]
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面接を断る理由を正直に伝える　他の仕事が決まったにせよ、単に、面接先への興味がなくなったにせよ、相手にその旨を伝えましょう。正直に言ってもらえれば、必要な人材を新たに探し始められるので、先方も助かります。
- 既にほかの仕事に決まったのであれば、担当者にそう伝えます。次のように話すといいでしょう。「面接に呼んで頂きありがとうございます。実は、他社への採用が決まりました。御社で働けることを楽しみにしておりましたが、今回の面接を辞退させて頂きます。お時間を割いて頂きありがとうございました」。
- 面接を断る理由が、応募している会社の良くない噂を耳にしたからであれば、次のように少し曖昧に伝えるといいでしょう。「面接を設定して頂きありがとうございます。申し訳ありませんが、面接を辞退させて頂きます。違う方面の仕事を目指してみることにしました。お時間を頂き、ありがとうございました」。^{[4]
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先々のことを考慮して、社会人らしく振る舞う　他の仕事が必要になる場合もあれば、仕事や私生活で面接担当者と再会する可能性もあります。礼儀正しく、社会人らしい態度を保って面接を辞退しましょう。取り返しのつかないことをするのは良くありません。無礼な態度で面接を断ったり、先方の会社を非難したりしてはいけません。面接を断る理由を簡潔にまとめて、それだけを伝えて話を終えます。

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方法 3

方法 3 の 3:

雇用者側が面接を中止する

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面接を中止する必要が生じたら、速やかに応募者に連絡をする　面接を中止したり、日程を変えたりする際に、余裕をもって事前に連絡をするのは社会の礼儀です。ぎりぎりまで待ってから中止や変更をすると、仕事にマイナスの影響を与えます。対象の応募者を真剣に採用したいと考えているなら、社会的な良識をきちんと示す必要があります。土壇場で面接を中止するようなことがあると、就職希望者が興味を失いかねません。^{[5]
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- 緊急事態が発生したら、早急に応募者に連絡をしましょう。面接を中止せざるを得ない理由を簡潔に説明し、日程の調整のために改めて連絡をする旨を伝えます。本当にやむを得ない事態であれば、応募者も理解してくれます。
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採用がすでに埋まったか否かを、応募者に知らせる　採用がすでに埋まったにも関わらす、応募者に知らせずに、単に連絡を打ち切ってしまう雇用者もいます。このようなやり方は、プロ意識を著しく欠いており、事業悪化にもつながります。採用枠が埋まってしまった場合には、応募者に知らせましょう。電話をかけて採用枠が埋まったことを伝えるのが最良の方法です。そうすれば、今回は採用を見合わせることを、応募者に個人的に伝えられて、無機質な感じを与えません。メールを送っても構いませんが、やや親身感に欠ける連絡方法です。^{[6]
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迅速に面接日程を調整する　応募者を採用する気持ちがあるなら、できるだけ早急に日程を調整して、面接希望者が選べるように複数の面接日を提示しましょう。雇用者側が応募者の予定を狂わせたのですから、柔軟に面接日を決める必要があります。応募者に面接を是非とも行いたいと伝え、どうすれば可能か尋ねましょう。
- 日程の調整がいつになるかはっきりしない場合には、面接日の調整について、時宜に即して連絡をする旨を応募者に伝えます。^{[7]
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