教授に英語でメールを書く方法

この記事には:良い第一印象を残すメールの中身を書くメールを仕上げる

教授に英語でメールを書く時は、友人にメールを送る時や、テキストメッセージを送る時よりも考えて書く必要があります。プロフェッショナルなキャリアは学生時代から始まり、メールを含むどんなやり取りもプロフェッショナルな礼儀作法で行うべきです。例えば、大学のメールアドレスをいつも使用し、メールは正式な挨拶で始めます。正式なビジネスレターを書くのと同じように、やり取りを行いましょう。文章は簡潔に、また文法も重視されることを忘れずに!

パート 1
良い第一印象を残す

  1. 1
    シラバスに答えがないか、まず確認しましょう。聞こうとしている質問の回答が、教授から授業の最初に配布された資料にすでに載っていることがよくあります。教授にシラバスを見直させてしまうことになると、あなたが不真面目な学生であるような印象を与えてしまいます。また、教授にとっては時間の無駄になり、イライラさせてしまいます。[1]
    • シラバスには、授業の課題、締め切り、方針、課題提出の書式に関する情報が掲載されています。
    • 教授が教科書リストしか配布しなかった場合には、シラバスに載っていない事項について質問メールを送って問題ありません。
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    大学のメールアドレスを使いましょう。教授には毎日大量のメールが送られてきます。大学のメールアドレスを使用すれば、スパムフィルターに引っかかることを防ぎます。さらに、大学のメールアドレスはプロフェッショナルな見栄えがします。また、大学のメールアドレスは通常生徒の名前が基になっているため、教授が誰からのメールなのか把握しやすくなります。[2]
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    一目瞭然の件名を付けましょう。件名は、教授がメールを開く前にメールの内容を知るためのヒントになるものです。そのメールに対応するための妥当な時間を確保するために役立ちます。件名は分かりやすく、要点を押さえるようにしましょう。[3]
    • 例えば、「最新の課題に関する質問」や「最終論文」などと書きます。
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    教授の肩書や苗字を使用し、挨拶から始めましょう。自分の依頼をすぐに書き始めてしまいがちですが、教授にメールを書く時は正式なレターと同じように書かなければなりません。「Dear Mr. Jones,」というように書き始め、コンマも忘れないようにします。いつも苗字を使用することに注意しましょう。[4]
    • 教授が博士なのか不明な場合も、「Professor Jones」と書いて問題ありません。
    • 教授と個人的にやり取りをしたことがある場合は、「Hello Dr. Jones,」などの少し砕けた挨拶をしてもよいでしょう。

パート 2
メールの中身を書く

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    自分が誰なのか教授に知らせましょう。教授は多数の学生に対応しているため、メールの送り主が誰なのかを知らせる必要があります。名前はもちろん、教授に教わっている授業名、また開講時間も「MWF at noon(月水金12時)」というように併せて記載しましょう。[5]
  2. 2
    要点を絞りましょう。教授はいつも忙しくしているため、長文のメールは良くありません。伝えたいことをできるだけ簡潔に書き、関係のない詳細は省きます。[6]
    • 例えば、課題について質問がある場合は、次のように要点を書きます。「先週の火曜日に出された課題について質問があります。これはグループワークですか?それとも個人で取り組むものですか?」
  3. 3
    完成した文章で書きましょう。教授へのメールはFacebookの投稿や友人へのメッセージとは違います。教授にメールを書く時には、必ず完成した文章を使いましょう。そうでなければプロフェッショナルに見えません。[7]
    • 例えば、「Awesome class, man... stellar!(先生の授業イケてるよ…最高!)」などと書いてはいけません。
    • 代わりに、「You gave an enlightening lecture last class(前回の授業はとても勉強になる講義でした)」などと書きましょう。
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    トーンを考えましょう。初めて教授に連絡をする時は、プロフェッショナルなトーンと言葉で書きましょう。絵文字は禁止です。教授とのやり取りが続いたら、学期が進むにつれ少し砕けてもいいと分かるかもしれません。教授がカジュアルに対応し始めたら(メールに絵文字を使うなど)、そう考えて間違いないでしょう。
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    依頼は丁寧に行いましょう。多くの学生は、教授に何かをしてもらうことを要求しがちですが、それは何の役にも立ちません。代わりに、依頼に対応してもらえるのかどうかリクエストとして書いてみましょう。[8]
    • 例えば、教授に論文の締め切りを延ばしてほしい場合、「My grandmother died. Give me an extension on this paper(祖母が亡くなりました。論文の締め切りを延ばしてください)」などと書かないようにします。それよりも「I've had a difficult week with the death of my grandmother. Would you please give me an extension on this paper?(先週は祖母が亡くなり大変でした。論文の締め切りを延ばしていただけませんでしょうか?)」とお願いしましょう。
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    句読点を正しく使いましょう。友人へのメールではピリオドやコンマを使用しなくても大丈夫です。しかし教授にメールを送る時には、使うべき部分に句読点を使うよう気をつけましょう。[9]
  7. 7
    言葉を省略しないようにしましょう。インターネット上で膨大な文字のやり取りが行われており、プロフェッショナルなメールもデータで残ります。そのため、例えば「you」を使う部分を「u」と書いたり、「tomorrow」を「2morrow」としたりするのはやめ、正しいスペルで書きましょう。[10]
    • 忘れずにメールをスペルチェッカーにかけましょう。
  8. 8
    大文字を正しく使用しましょう。固有名詞の最初の文字は大文字を使うのと同様、文章の書き出しも大文字にします。メール略語は大文字の使い方が統一されておらず、使用は控えます。大文字にするべき部分は必ず大文字で書くように注意しましょう。

パート 3
メールを仕上げる

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    教授にしてもらいたいことを具体的に記載しましょう。メールの最後の部分で、教授に対応してほしいことを正確に伝えるようにします。例えば返事が欲しい場合は、それを記載しましょう。会う必要があるなら、それも一緒に書いておきます。[11]
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    文法に間違いがないかメールを見直しましょう。メールを見直し、文法の間違いを確認します。多くの場合、修正が必要な間違いが1つか2つ見つかります。[12]
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    教授の視点でメールを見てみましょう。メールの内容が、何かを要求しているものになっていないか確認します。また、内容はできる限り簡潔にしましょう。プライベートなことを含み過ぎるのはプロフェッショナルではないので注意します。[13]
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    挨拶でメールを締めましょう。文章を正式に書き始めたように、正式な形で書き終えましょう。「Sincerely,」や「Best,」などをコンマを忘れずに使用し、その後にフルネームを記載します。[14]
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    1週間後にもう一度連絡してみましょう。メールを送ったら、教授に返信を急かすようなことはしません。しかし、1週間経っても返信が来ない場合は、どこかに紛れ込んでしまっている可能性があるので、もう一度連絡してみましょう。[15]
  6. 6
    返信を受け取ったことを伝えましょう。返信を受け取ったら、必ず受け取ったことを連絡します。「Thank you」と簡単に伝えるだけで十分です。必要があれば文章を追加し、上述の方法でプロフェッショナルなメールを作成しましょう。問題や疑問がメールだけでは十分に解決しない場合は、直接会う約束を取り付けます。
    • 例えば、「Thank you for addressing my question. I'll see you in class.(質問に回答いただきありがとうございます。また授業でお目にかかります)」と返信します。
    • 教授に会いたい場合は、「I appreciate your thoughts on this issue. Would you mind if we met in person to discuss it in more detail?(この件についてご検討いただきありがとうございます。お会いして、もう少し詳しくお話しすることはできませんでしょうか?)」などと書けるでしょう。

ポイント

  • 欠席時の授業内容について聞きたい場合は、まず同級生に連絡しましょう。

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