時間を有効に使うための時間管理方法

共著者 : Alyssa Chang

時間管理能力を養うことはとても大切です。毎日の時間を最大限活用することができれば、仕事や学校での成功につながるでしょう。時間を管理するためには、適切な環境で仕事（あるいは勉強）を行い、優先順位をはっきりさせて生産的に時間を使いましょう。できるだけ気が散らないように必要に応じて携帯電話の電源を切り、ソーシャルメディアから離れます。立てた計画に従って生活し、毎日の時間を最大限活用しましょう。

方法 1

方法 1 の 3:
時間を生産的に使う

1
仕事や勉強に適した環境を整えます。環境を整えると全体的な生産性が向上します。仕事（あるいは勉強）に適した環境づくりにこれといった決まりはないので、自分に合った方法で行いましょう。熱意をもって集中して取り組むために、それを見ればやる気が出るようなものを周りに置きましょう。こうすると作業を続けやすくなり、生産性が上がります。^{[1]
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- たとえば、或る画家の作品を見るとやる気が出るなら、その作品をいくつか購入して壁に飾りましょう。
- 場所を選べる場合は、気が散らない場所が良いでしょう。テレビの前で仕事や勉強をしてもはかどりません。寝室の隅に机を置いて、そこで取り組むこともできます。
2
重要度に基づいて一覧表を作りましょう。一日の初めに抱えている事に優先順位をつけます。すべき事を一覧表にまとめるのは良い方法ですが、ただ書き出すのではなく、重要度に応じてグループ分けしましょう。^{[2]
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出典文献}
- 一覧表を作る前に、重要度に応じたグループを作ります。たとえば、今日中に終わらせる事は「至急」グループ、大切でも急ぎではない事は「重要でも時間の余裕がある」グループ、必要に応じて後回しできる事は「優先順位が低い」グループなどとします。
- それぞれのグループに作業を振り分けていきましょう。たとえば、報告書を完成させなくてはならない場合は「至急」グループに振り分けます。抱えている業務の締め切りが二週間以内でなければ「重要でも時間の余裕がある」グループに振り分けましょう。できれば仕事の後にランニングしたい、というのは「優先順位が低い」グループに入るでしょう。
3
重要な業務や課題をはじめに片付けましょう。きわめて重要な事を朝一番に終わらせると、達成感を得られます。その日一日を見事にやり遂げた気持ちになり、かなりのストレスが軽減されるでしょう。毎日一番最初に、書き出した中で最も重要なものに取りかかりましょう。^{[3]
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出典文献}
- たとえば、返信が必要なメールが五通と報告書の校正という業務があれば、職場に到着次第取りかかりましょう。
- 優先順位の高い業務や課題に取りかかる前に、必要以上に人と交流することは控えましょう。
4
無駄に過ごす時間をなくしましょう。空いた時間を有効に活用してやらなくてはならない事を片付けます。バスで数分間移動する場合は、その間に学校や仕事で必要な資料などを読みましょう。スーパーでレジの順番を待つ間に携帯電話を使って、仕事のメールに返信します。少しの時間も無駄にせずに課題や作業に使えば、時間を最大限活用していることになります。^{[4]
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出典文献}
- 学生の場合はオーディオブックを購入するか、授業を録音することを検討しましょう。順番を待つ間や授業の移動時間に教材を聞くことができます。
5
複数の業務を同時にこなす「マルチタスク」はやめましょう。一日により多くの業務をこなして時間を賢く管理するために、マルチタスクが良い手段だと考える人が多くいますが、複数の業務を同時に手掛けると実際には生産性が低下します。一つの業務に十分に集中できないため、終わらせるのに余計に時間がかかるからです。一度に一つの課題や業務だけに集中すれば早く終わり、より有効に時間を使えます。^{[5]
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出典文献}
- たとえば、朝すべてのメールに返信したら、メールアカウントから一旦ログアウトしてほかの業務に取りかかりましょう。その間は、メールを気にする必要はありません。午後にもう一度メールの返信をする必要があるなら、手掛けている業務が終わってから返信しましょう。
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方法 2

方法 2 の 3:
気が散らないようにする

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携帯電話の電源を切りましょう。可能であれば、携帯電話の電源を切りましょう。携帯電話があると、本来有効に使えるべき時間を無駄に費やしてしまいます。SNSへのログインやメールの確認が簡単にできる状態だと、ついそうしてしまう可能性が高くなります。ほかの作業をしている間は、自分のために携帯電話の電源を切りましょう。作業を終える前に衝動的に携帯電話を手に取ってしまっても、電源を切っておけば真っ暗な画面が見えるだけです。^{[6]
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出典文献}
- 仕事上の必要性があって電源を切れない場合は、部屋の向こう側に置きましょう。手が届かない場所に置けば、つい手に取ってしまう心配がなくなるでしょう。また、業務に必要のない通知音を切っておきましょう。
2
不必要な閲覧ソフトは閉じましょう。現在は多くの人が仕事でコンピューターやインターネットを使っていますが、SNSをはじめ業務に不必要なサイトを背景に表示していると、時間管理に悪影響を及ぼします。また、終わった業務に関するサイトや関係のない検索ページで気が散る場合もあります。使い終わったサイトを閉じる習慣をつけましょう。今取り掛かっている業務に必要なサイトだけに集中することが大切です。^{[7]
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出典文献}
- 一度に開いておくタブを一つか二つに制限してみましょう。
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ソーシャルメディアをブロックしておきましょう。SNSにログインしたいという欲求を抑えられないときもあるかもしれません。ソーシャルメディアに関して自己管理できない場合は、一時的にサイトをブロックする様々なアプリやウェブサイトを活用しましょう。^{[8]
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- SelfControlは、指定したサイトに一定期間アクセスできなくなるMacユーザー向けのアプリで、ダウンロードは無料です。
- インターネット全体を遮断するにはFreedomというアプリがあり、これを使えば連続して最長8時間までインターネットにアクセスできなくなります。
- Firefoxの拡張機能Leechblockを使えば、一日のなかで設定した時間内は特定のサイトへアクセスできなくなります。
4
中断をできるだけ避けましょう。作業を中断すると流れが途切れてしまいます。別のことをするために作業を中断すると、元に戻りにくくなります。手掛けている事を終わらせてから別の事をするように心がけましょう。取り組んでいる事を終わらせようと集中している間は、ほかの事は後回しにします。^{[9]
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出典文献}
- たとえば、何かに取り組んでいる真っ最中にメールを返信する必要があったことを思い出したら、その作業を中断して返信するのではなく忘れないようにメモしておき、手掛けている事が終わってから返信するようにします。
- どうしても中断を避けられない場合もあります。たとえば、作業の最中に急ぎの電話が入ったら、その電話を受ける必要があるでしょう。できるだけ中断を避けるのは大切ですが、やむを得ない事情で作業が中断されたからといって気落ちする必要はありません。
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方法 3

方法 3 の 3:
計画に従う

1
デジタル手帳を活用しましょう。デジタル手帳を使って、締め切りや予定のスケジュール管理や時間管理を行うのは優れた方法です。携帯電話やコンピューターのデジタル手帳やスケジュール機能を利用しましょう。仕事や学校の予定、約束など日々の業務や課題を入力し、リマインダーをセットしておきます。たとえば、提出書類の締め切りの一週間前に携帯電話にリマインダーが届くようにセットしておきましょう。勉強や仕事の予定に間に合うように計画を立てましょう。^{[10]
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- デジタル手帳だけでなく、紙の予定表も用意しておくと安心です。机の前に貼るかスケジュール帳に挟んで持ち歩きましょう。書くという行為そのもので、記憶が定着する場合もあります。
2
生産性が最も高くなる時間帯を知りましょう。効率よく作業できる時間帯は人によって異なります。自分が時間を一番有効に使える時間帯を見つけ、その時間に集中して予定をこなしましょう。たとえば、午前中に集中力が高まる人は、この時間帯にたくさんの作業を終わらせるようにします。夜には落ち着いて趣味の時間を楽しむことができます。^{[11]
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- 自分が集中しやすい時間帯を見つけるまで、少し時間がかかるかもしれません。一日の間で元気がある時間や集中しやすい時間を一週間ほど記録してみましょう。こうすると、時間を最も有効に使える時間帯がわかりやすくなります。
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1日の初めの30分間にその日の予定を立てましょう。朝その日の予定を立てると効率良く1日を使えます。起きてすぐその日に手掛けることを思い浮かべ、取り組む時間をおおまかに決めておきましょう。仕事の予定、友達との約束、用事などを忘れないようにします。^{[12]
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- たとえば、8時から4時まで仕事で、クリーニング店に行き、祖母に誕生日を祝う電話をかける予定があるとします。その場合は、朝起きたときにどの順番でこの予定をこなすかを考えましょう。
- 祖母の住んでいる場所との間に時差があり自分が住んでいる地域のほうが時間が進んでいる場合は、仕事の後で電話をしても遅すぎるということはないでしょう。その後で、クリーニング店に行きましょう。
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作業を中断する時間や休憩時間を計画しておきます。休憩や中断なしに作業を続けられる人はいません。1日の間で時々休憩や気分転換の時間を取ってもかまいません。作業の合間の休憩を予定に組み込んでおきましょう。あらかじめ気分転換の時間を予定しておけば、1日中だらだらと休憩を続ける心配がなくなります。^{[13]
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- 1日のスケジュールに長めの休憩や中断と短時間の気分転換を組み込みましょう。
- たとえば、毎日午後1時に1時間のランチ休憩を予定し、夕方職場から自宅に戻ったら30分テレビを見てのんびりする時間を取ります。
- 作業の合間にちょっとした気分転換を取り入れるのも良いでしょう。たとえば論文やレポートを書いている場合は、500字書くたびに5分間Facebook をチェックしても良いというルールを決めておきます。
5
週末にも何らかの業務や課題を片付けましょう。週末にのんびりとリラックスしたり遊びに出かけたりするのも大切なので、働きすぎる必要はありませんが、ちょっとした業務を片付けておくと有益です。週末に溜まってしまうと月曜日に大変になるようなちょっとした業務を考えてみましょう。^{[14]
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- たとえば週末にメールを簡単に確認してその一部に返信をしておけば、月曜日の午前中に確認するメールが減るでしょう。もしくは、月曜日の朝すぐに確認する必要があるメールにフラグを付けておくこともできます。
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就寝時間を守りましょう。時間管理をしたいなら、睡眠時間をしっかりと計画しておくことも重要です。夜寝る時間を決めておけば朝早く起きることができ、一日が軌道にのります。就寝時間を守るためには、週末でも毎日大体同じような時間に寝て同じ時間に起きましょう。こうすると体が睡眠のリズムに慣れるので、寝るべき時間になれば疲れを感じ、朝は元気に起きられるでしょう。^{[15]
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出典文献}

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ポイント

柔軟に対応し、ゆったり構えることも大切です。人生では予期せぬことが起こることもあり、毎日の決まったスケジュールや習慣よりほかのことが優先される場合もあります。不測の事態が発生しても、ほとんどの場合は1時間または数日間も経てば通常のスケジュールに戻れるでしょう。
自分が望む将来の自分の姿をイメージしてみましょう。何かを先延ばしにしようと思うたびにその姿を思い出します。自分の目標に近づくために特定のことに取り組み、思い描く将来像になれるように努力しましょう。