時間を有効に使うための時間管理方法

共同執筆者 wikiHow編集チーム

現代社会において時間は大変貴重です。様々な電子機器の発達により、仕事、家族、友達そして知らない人とさえも常につながっていられる世の中になりました。その結果、自分の仕事や課題を集中して仕上げたい時に、邪魔が入りやすくなるという悪影響も出ています。こうした時代の流れの中、どう時間管理を行っていったらよいのかご説明してまいりましょう。

ステップ

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    正しく時間管理を行うため、まずは自己改善と下準備を行います。まず30分程度の時間をとり、自分のための食事やリラックのための時間として活用しましょう。その後、自分に課せられた課題や仕事を一覧表にまとめます。時間の管理方法を学ぶ前に、まずは自分の行うべきことを一覧表として整理する必要があります。平凡な用事から重要な仕事まで、現在自分が抱えている仕事の一覧を作成することで、現時点で管理すべき事柄の確認ができます。その後、一覧表を活用して、処理が必要な仕事から取りかかりましょう。
    • それぞれの仕事に優先順位をつけ、実現可能な締め切りを決めましょう。
      • 1番: 本日午後6時締切。
      • 2番: 明日午後6時締切。
      • 3番:今週末締切。
      • 4番:来週中に終わらせる。
    • この優先順位表に小数点を使えば、1、0番はすぐに仕上げなくてはいけないが1、5番は本日中に仕上げればよい、などさらに細かい優先順位の設定が可能です。
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    仕事へのエネルギーバランスを的確に分配しましょう。週末締め切りの仕事は毎日少しずつ行いながら、まず一番重要な仕事から作業を開始します。
    • 本日分の仕事に取りかかりましょう。最初の仕事を集中して仕上げたら、その集中力を維持したまま、次の仕事に取りかかります。本日分の仕事が終了したら、一覧に終了の印をつけた後、翌日の仕事に取りかかりましょう。
    • 翌日の仕事が完了したら、次は週末締め切りの仕事です。週末締め切りの仕事が完了したら、翌週の始めまでに仕上げる仕事に取りかかります。締め切りを決めてそれぞれの仕事を少しずつ仕上げる方法は、大きな仕事をまとめて行う際に感じていたストレスが軽減され、時間管理を効果的に行うことができます。さらにストレスによる燃え尽き防止にも効果を発揮します。
    • 一日の最後の仕事は「明日の仕事一覧表を作る」です。毎日必ず「翌日にしなくてはいけない仕事」一覧表を作成しましょう。一覧表の作成を習慣づけることで、仕事が常に軌道に乗っている状態を維持できます。
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    自分が一番生産的になれる時間をみつけましょう。朝が一番生産的になれるという方もいれば、夕方に仕事の効率が最も上がる方もいます。自分にとって仕事の効率が上がる時間を見つけたら、その時間に集中して仕事を行いましょう。
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    徐々に時間を有効に管理しましょう。「予定時間より早く仕事を仕上げるゲーム」を自分の中で行うと仕事効率があがります。
    • 15分、30分、1時間の間隔で仕事を行いましょう。科学的に見て45分仕事をしたら10分休憩するのが一番効率が良い方法とされています。

    • 仕事の一部もしくは仕事を完全に仕上げるまでにかかる時間の、目標時間を設定します。
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    休憩を取り、心と身体をすっきりさせることで、再び仕事に集中できます。
    • 事前に5、10、15分の休憩時間を決めたら、予定通りの休憩を必ず取りましょう。
    • 休憩は仕事中の楽しみとなり、心によい刺激を与えます。
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    仕事の進度を記録しましょう。
    • 完了した仕事には斜線を引き、消していきましょう。
    • 自分で作成した仕事一覧を毎日達成するたび、開放感が感じられ、さらなるリラックス効果が期待できます。仕事の完了という行為そのものが、人々に達成感を与えモチベーションを高める効果を発揮します。
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    一覧表の見直し修正。定期的に優先順位を見直し、必要に応じて一覧表の修正を行いましょう。
    • 新しい仕事の追加。一覧表の見直しは毎日行いましょう。時間管理を始めたばかりの頃は、特に毎日行いましょう。
    • 完了した仕事は一覧表から消すなどし、優先順位を必要に応じ調整しましょう。
    • 仕事を他の人に委託しましょう。一般的な考えに反していますが、何もかも自分でやる必要はありません。必要に応じて仕事を人に任せることで作業効率が上がります。
    • 最先端の技術を活用し、迅速に効果的にそして正確に与えられた仕事を仕上げましょう。携帯用電子機器の発達により多くの仕事を一度にこなせるようになりました。たとえ電子機器の機能が足りなくても、何百というアプリケーションを活用することで、仕事を効果的にそしてより効率よく処理することが可能になりました。
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    自分の時間を作りましょう。大きな仕事を達成するために膨大な時間を必要としている場合にこそ、自分の時間、つまり自分を甘やかしくつろぐ時間が必要です。心をすっきりさせるだけでなく身体にもよい刺激を与える、大切な時間です。自分のための時間は、長時間である必要はありません。短時間でもいいので必ず時間を作りましょう。
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    毎晩7−9時間は睡眠をとりましょう。適度な睡眠の摂取は、精力的で機敏な活動を促進する効果があります。また十分な睡眠により思考が研ぎすまされ、高レベルの仕事処理能力が期待できます。

ポイント

  • チェス用時計で仕事時間を記録し、仕事完了にどのくらいの時間が必要か把握しましょう。その後、実際の時計を使用し、より現実的な予定を立てましょう。30分以内で完了する仕事は、やる気の持続に効果があることを覚えておいてください。
  • 一覧表には行動予定を書き込みむのではなく、やるべき仕事をタイトルとして一覧に記入し、それぞれの仕事を完了するまでの時間配分、達成に向けてのアイディアを一覧表としてまとめます。
  • 時間の管理とは、一日のすべての仕事を1枚の紙に走り書きするのと同じくらいシンプルであると同時に、カレンダーとリンクさせた詳細まで記載されている予定表を、スプレッドシートとしてコンピューターで作成するのと同じくらい複雑にもなり得ます。何をどう活用するかを自分で選択し決定することこそが時間管理の鍵なのです。
  • 仕事の完成に向けてどう時間配分をするべきか、自分独自の規則を作成しましょう。
  • 「自分自身を無理矢理引っ張りすぎて薄っぺらになってしまわないように」、つまり張り切りすぎて非現実的で達成できないようなスケジュールを立てるのはやめましょう。
  • 普段から1日の中で無駄にしてしまっている時間を探し、その時間を効率よく利用しましょう。学校の授業の合間や昼食時に15分程度時間が空いたとき、朝、自分が目覚めてから子供たちが起きてくるまでの20分間など、ちょっとした空き時間も積み重ねれば、仕事を完了できる程度の時間になります。
  • バレートの法則には要注意です。一番の時間の無駄遣いは、やらなくてはいけない仕事の5%のために自分の時間の95%を費やしてしまうことだというのがこの法則です。5%を有益だとみなすこの仮説は、現実的ですがすべてに当てはまるとは限りません。
  • リラックスした柔軟性のある人間になりましょう。人生には予想してないことが起きることをご理解ください。融通がきかない仕事を整然と行うべき状況でも、仕事ではなくその他の事柄が優先される場合もあります。普段と全く違う状況に直面しても、その状況は1時間以上そして数日以内には収拾します。その後数日で元の生活に戻ることができるとご理解ください。
  • 「明日までに全部の仕事をやり遂げないといけない」といった考えはやめましょう。現実的な優先順位をつけたら、それに従って仕事を処理すればいいのです。
  • 仕事を始めたら必ず最後までやり遂げましょう。「ああ疲れた!ご褒美にクッキーを食べよう!」と思った瞬間はありませんか?それはもちろんいいことです。きちんと休憩時間を設定し、その時間がきたら短時間で自分に褒美を与えましょう。適度な休憩時間がプロジェクトの合間の適度な休憩時間が、その後の集中力を持続させます。
  • 仕事の合間にちょっとした邪魔が入ることを「よし」としましょう。電話がかかってきり、突然アイスクリームが食べたくなったり、オーブンに入れておいた食べ物が仕上がったり。仕事中に不意の邪魔が入るのは、特に在宅勤務の方にはよくある状況なのではないでしょうか。
  • 焦らず、まず自分のできることから対処しましょう。

注意事項

  • 実現不可能なTo-Doリスト(するべきことの一覧表)や時間管理表を作らないようにしましょう。最終的にストレスがたまってしまうだけです。

必要なもの

  • 鉛筆
  • ペン
  • 消しゴム
  • 蛍光マーカー

出典と引用 (英語サイト、文献など)

記事の情報

この記事は、経験豊富なwikiHowの編集者と調査員から成るチームによって執筆されています。調査員チームは内容の正確性と網羅性を確認しています。

カテゴリ: 健康

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