求人情報を電話で問い合わせることで、採用担当者に強い第一印象を与えることができます。また、その会社についてもっと知る機会になるだけでなく、電話の相手との信頼関係を築くこともできます。下調べをして、話す内容を練習し、社会人として気持ちの良い電話応対ができるように準備しましょう。

パート 1 の 4:
調べる

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    応募したい会社のしかるべき連絡窓口を調べる LinkedIn、Facebook、Google、会社のウェブサイトなどを通じて、採用担当者の連絡先を見つけましょう。また、会社の代表電話にかけてみるのも良いでしょう。連絡を取りたい担当者が決まっていれば、大概の場合は直通回線や内線に繋いでもらえます。[1]
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    会社のことをもっと知る 下調べをして、その会社についてできる限り学ぶことが重要です。社是を読み、その会社の最重要目標が何であるかを理解しましょう。また、現在の従業員の紹介や募集職種の概要を見ることで、雇用されているのがどんな人々か、職責が何かを知ることができます。[2]
    • LinkedIn、会社のウェブサイト、その他ソーシャルメディアなどを使って調べましょう。
    • 志望動機を聞かれたときのために、電話をかける前にその会社の魅力が何かを確認しておきましょう。
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    調べている各企業の情報を整理する 複数の企業に問い合わせをする場合は、各企業の情報をスプレッドシートで整理します。連絡先の情報は、すぐに参照できるように一番目立つ場所に置いておきましょう。電話をかけ始めたら、それぞれの電話の日付、結果、話した相手の名前をこのスプレッドシートに記入し、後から参照できるようにします。
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パート 2 の 4:
通話の台本を作る

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    言いたいことを書き出す まず、言いたいことを箇条書きにします。自己紹介のフレーズ、自分の経歴、希望する職種などを書き出してみましょう。台本が必要な場合は、自分が実際に話すときの言葉や表現を使うと、自然に聞こえます。[3]
    • 自己紹介として、氏名を名乗りましょう。例えば 、「鈴木様、おはようございます。山田太郎と申します」のように言います。
    • 問い合わせ内容に関連するのであれば、あなたの職務経歴について話しましょう。例えば 、「私にはウェブデザイナーかつITスペシャリストとして10年の経験があります。御社でぜひ新たな挑戦をしたいと考えております」のように言います。
    • 電話で問い合わせている理由を伝えましょう。例えば、「IT部門の募集状況についてお伺いしたいのですが、お時間よろしいでしょうか?」のように言います。
    専門家情報
    Lucy Yeh

    Lucy Yeh

    ヒューマンリソース部門責任者
    ルーシー・イェはヒューマンリソース部門責任者、リクルーター、また認定ライフコーチ(CLC)として20年以上の経験があります。コーチ養成学校「Coaching for Life」にてコーチングの、そしてロサンゼルスにある瞑想教室「InsightLA」にてマインドフルネスストレス軽減法 (MBSR) の訓練を受けており、キャリア、セルフマーケティング、プライベートや職場での人間関係、仕事と家庭のバランス等、様々な役職にあるクライアントを対象に、生活の質を改善するサポートを行っています。
    Lucy Yeh
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    ヒューマンリソース部門責任者

    採用担当者と話すときは、自信を持ちつつも謙虚に振舞いましょう。 催促がましい印象を与えることなく、会話を始めるのなら、「募集中の職種があると伺いました。私は......のため、御社に貢献できると考えております」のように言うとよいでしょう。

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    質問を洗い出す 電話を受ける前に、その会社についての質問を洗い出しておきましょう。例えば、自分の専門分野で募集されている職種や、応募後の状況を確認する最適な方法などを聞くとよいでしょう。また、その会社ががあなたに求めるその他の情報についても尋ねてみましょう。[4]
    • また、聞かれそうな質問を想定し、それに対する答えを用意しておきましょう。
    • 例えば、「なぜ応募したのか」「どこでこの会社を知ったのか」「いつ面接や入社ができるのか」「どのくらいの給料を希望しているのか」などを聞かれることがあります。
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    電話で話す練習をする 静かな場所で台本と質問一覧を持って座り、電話をかける練習をしましょう。自分の言っていることが自然に聞こえるように、いろいろな言い回しを試すとよいでしょう。通話時間を計って、要点を1分以内に収めるようにしましょう。[5]
    • はっきりと話す練習をしましょう。
    • 笑顔で話す練習もしましょう。そうすることで、より自信を持って話すことができます。
    • 自分の声を録音して聞いてみましょう。例えば、「えーと 」が多かったり、早口であったり、単調であったりなど、自分の話し方で気に入らないところがあれば直しましょう。
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パート 3 の 4:
電話で話す準備をする

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    電話をかけるのに最適な時間帯を考える  会社のウェブサイトや、その会社についての自分の知識をもとに、電話をかけるのに最適な時間を考えてみましょう。最初の電話は、始業時間にかけるとよいでしょう。日中の忙しいと思われる時間帯にはかけないようにしましょう。また、お昼休みの時間帯は避けましょう。[6]
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    静かな空間を見つける 社会人としての会話に集中できるよう、静かな場所で電話をかけましょう。また、通りや建物内の騒音に気を取られないようにしましょう。周囲に他の人がいる場合は、静かな状況で電話したいため、邪魔しないでもらいたいことを伝えておきましょう。
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    スペースを確保する メモを取るためのペンや鉛筆、紙を用意し、連絡先や会社情報を記載したスプレッドシートをすぐに参照できるように目の前に置いておきましょう。固定電話を使うと接続が安定し、また電話やメールで通話が遮られる恐れも少なくなります。また、口が渇いたときのために、コップ1杯の水を用意しておくとよいでしょう。
    • 他の電話がかかってきても、採用担当者を保留にしないようにしましょう。
    • 通話中は水以外の飲食や喫煙をしたり、ガムを噛んだりしてはいけません。
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    通話中は履歴書を手元に置いておく 自分の経歴に関する質問に答える際には、履歴書を参照しましょう。そうすることで、採用担当者が見ているあなたの履歴書の内容と、通話中にあなたが伝える情報が一致します。通話前には必ず履歴書を更新し、最新の情報を伝えるようにしましょう。[7]
    • 履歴書を手元に置いておけば、電話中に緊張しても、滞りなく質問に答えることができます。
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パート 4 の 4:
電話をかける

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    メモを取る 通話中、できる限り詳細を記録しましょう。誰と話したか、その人の役職、通話の日時、相手が言ったこと、後ほど補足すると約束したことなどを書き留めます。また、驚いた質問があれば書き留めておき、それを調べて次の電話に備えましょう。[8]
    • これらの情報をスプレッドシートに入力しておきましょう。
    • 通話の最後に、自分が何をすると言ったかを再確認し、相手の連絡先をメモから確認しましょう。
    • 例えば、お礼を言う前に、「お約束通り、2営業日以内に履歴書と推薦状を提出いたします」などと言いましょう。
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    面接のための具体的な時間を設定する準備をしておく 面接や追加面談の時間を提案された際に、とりあえず「いつでも」などと、社会人らしくない返事をしてはいけません。自分の都合の良い時間帯については、例えば、「火曜と水曜は昼まで、金曜は午後から空いています」のように具体的に答えるようにしましょう。電話中にカレンダーを開いておくと、すんなりと答えることができます。[9]
    • 次の電話に備えて、電話した日の後2週間は空き時間を確保しておきましょう。
    • 一度決めた約束事項は、正当な理由がある緊急事態でない限り、変更しないようにしましょう。
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    電話応対のマナーを守る 事務員やアシスタントを含め、話す相手には礼儀正しく接しましょう。無礼な態度をとると、その様子が上司の耳に入る可能性があります。相手から言われない限り、相手には「様」または「さん」を付けて呼びましょう。そして、相手の話に耳を傾け、途中で話を遮らないようにしましょう。電話の最後には、たとえ上手くいなかったとしても、時間と労力を割いてくれたことにお礼を言いましょう。[10]
    • 電話をかける前に、相手に少し時間があるかどうかを聞いてみましょう。もし時間がない場合は、後でかけ直すことを申し出て、最適な時間を尋ねます。
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    お礼の言葉を送る 通話の相手に、電話をかけた当日中に正式なメールでお礼を書きましょう。電話をかけてから1日以上遅れてはいけません。あなたがその会社の選考には進めないことを明言された場合を除き、履歴書を送りましょう。また、外資系企業の場合は、電話で得た情報を盛り込んだカバーレターも添付します。[11]
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このwikiHow記事について

Lucy Yeh
共著者 ::
ヒューマンリソース部門責任者
この記事の共著者 : Lucy Yeh. ルーシー・イェはヒューマンリソース部門責任者、リクルーター、また認定ライフコーチ(CLC)として20年以上の経験があります。コーチ養成学校「Coaching for Life」にてコーチングの、そしてロサンゼルスにある瞑想教室「InsightLA」にてマインドフルネスストレス軽減法 (MBSR) の訓練を受けており、キャリア、セルフマーケティング、プライベートや職場での人間関係、仕事と家庭のバランス等、様々な役職にあるクライアントを対象に、生活の質を改善するサポートを行っています。
カテゴリ: 求人
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