相手にメールの返信をさせる方法

この記事には:理想的な文章を作成する相手の注意を引く個人的に話を切り出すなぜメールに返信しないのかについて考えてみる出典

友人にメールを送信してから20分間が経過しましたが、携帯をにらんでいてもさっぱり音沙汰がありません。気のありそうな絵文字を駆使してみたのに、意中のあの人からの返信が1時間経過してもありません。従妹の結婚式について母親にメールしてから一週間が経ちましたが、連絡がありません。こういった状況下において、返事を辛抱強く待ち続ける代わりに、試してみることができる様々な方法があります。以下のステップ1から様々な点を試してみれば、仮に相手がどのような状況下にあるとしても、すぐに返信が返ってくるでしょう。

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理想的な文章を作成する

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    メール相手が誰であるかについて考える 話している相手との関係次第では、社会的地位、家族の関係性、性別また文化基準に基づく異なる基準があります。相手とは近しい関係にありますか?それとも知り合って間もないような関係でしょうか?相手との関係性を見極めれば、良好なコミュニケーションの基礎を据えたことになります。
    • 大抵の場合、友人や家族との会話においては、それほど気を遣う必要がないでしょう。しかし将来の恋人候補や、同僚、ビジネスパートナー、またフォーマルな関係にある相手にメールを送るとなると話は違ってきます。文章を作成する際に以下の点を念頭に置いてみましょう。
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    伝えたい内容について考える メールを直接的な文章で始め、意味のあるメッセージを伝えれば、この手の問題は簡単に防げるでしょう。大半の人は、意味合いが曖昧であったり、特定の意図や魅力的な要素を欠いたメールには返信をしません。明瞭な意図が含まれているメールであれば、高い確率で返信が返ってくるでしょう。次の点を自問してみましょう。
    • 自分は何を伝えたいのか?
    • 自分のメール内容には意図があるだろうか?
    • 相手はどのようにメッセージを受け止めるだろうか?
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    意図が含まれていて内容が明瞭なメッセージを作成する ここまでで相手が誰であるのか、何を伝えたいのか、どのように伝えたいかまたは伝えるべきなのかという点を自答してみました。少なくともこれで相手の反応がメッセージの内容とは関係が無く、相手が置かれている状況や相手との関係性に関係しているということがハッキリとするでしょう。

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相手の注意を引く

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    直接的で意味のある質問を投げかけてみる 「やぁ」とか「元気?」といった文章が送られてきても、それほど重要な内容には思えないはずです。そのため、相手からするとわざわざ時間を割いて返信をする気にはならないでしょう。しかし相手から聞き出したい情報がハッキリとしていれば、高い確率で相手は返信をするはずです。[1]
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    「至急」という語を文章に含める 時間的制約があったり緊急な情報を送信する場合には、「至急」という単語を用いれば効果的です(または携帯電話の機能を使って「至急」であることを強調する)。それが重要な内容だということが分かれば、相手は返信するはずです。
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    相手に関心のある内容を送信する 「元気?」とか「何してるの?」という内容では不十分な場合があります。相手の趣味や、学校生活、また相手が好きだと分かっているアーティストやショー、また音楽などについて触れてみましょう。自分に関心のある事柄についての話であれば、大半の人々は喜んで乗って来るでしょう。
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    面白い写真やGIFを使う 現代社会において、メールはTumblerやVine、またInstagramなどのアプリケーションと連動しています。[2] 大笑いを誘うような猫の動画や、面白いGIFを送信すれば、相手を笑わせることができます。そうすれば相手も会話に乗ってきやすくなるでしょう。
    • 言葉に詰まった際には、写真やGIF、また別のメディアを使って、異なる仕方でメッセージを伝えてみましょう。

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個人的に話を切り出す

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    次回会う時に送信した内容について触れてみる 返信しなかったことにはもっともな理由があるのかもしれません。何気なくそれについて触れてみて、相手の説明を聞いてみましょう。
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    ユーモアのセンスを使って事態を解明する 最初に、相手の言うことを受け止めます。その後に、次のように気軽に質問してみましょう。
    • 「トリマーの商売が忙しいから、僕になかなか返信してくれないわけ?」
    • 「何でこんなに返信に時間がかかるわけ?ダイアルアップ接続のコンピューターでメールしてるみたい」
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    なぜ返信してこなかったのかを直接質問する 相手が逃げ腰気味であったり、ハッキリと返答しない場合もあります。そのような場合にはさらに直接的に聞いてみても良いでしょう。しかしこうすると、相手が気まずく感じるだけでなく、相手との関係がギクシャクする恐れもあるという点を覚えておきましょう。そのため、相手との関係性や普段の会話の頻度、また直接的に質問しても問題が無いかという点を考慮してみましょう。もしこれが原因でモヤモヤしているようであれば、直接質問してみることで状況をハッキリと理解できるでしょう。次のような質問を直接ぶつけてみましょう。
    • 「何でメールに返信してくれなかったの?」
    • 「何でメールに返信するのにそんなに時間がかかるの?」
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    ボディランゲージと声色に注意する 問題に直面している場合には、事態を改善することを目標として努力します。大切な点として、姿勢や声、また言葉遣いに注意するだけでなく、理解力を示しましょう。[3]
    • 同様に重要な点として、相手の話し方を理解するようにしてみましょう。例えば、大学教授なら「君が何について話そうとしているのか皆目見当がつかない」と言うかもしれません。その一方で、サーファーなら「お前さっぱりわかんねー」と言うかもしれません。表面的な事柄だけでなく、その裏にある意図を理解できれば他者をより良く理解できるでしょう。
    • 批判的になったり、自己防衛に走ってしまう場合があります。また軽蔑やその他の感情に支配されるがゆえに、真のコミュニケーションを取れないような時があるでしょう。自分がこういった態度を取っていることに気付いた際には、深呼吸をしてリラックスするように努め、相手を理解するために受け入れる態勢を整えましょう。
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    目下の問題に取り組む 電子機器を使用する際には、メールをその他の会話方式とは別個の物と見なしてしまいがちです。しかし結局のところ、それは他の会話方式と同様に、2人以上の人間が考えや感情、行動および意思を共有する機会に過ぎません。そのようなわけで、相手との間の対話にて問題が生じる際には、それを解決する上でメール特有の難しさがあるでしょう。
    • 他人の意見に耳を傾けて、相手の感情や行動を理解するようにしましょう。何かしらのもっともな理由で相手はいら立っているのかもしれません。自分の行動を改善してみれば、事態が良くなる場合もあります。相手が自分自身の何かしらの行動にいら立っているあまり、返信して来ない場合もあるでしょう。いずれにせよ、意見交換を行えば、以前と同じような健全なコミュニケーションを取ることが可能です。
    • どちらかが謝罪をする必要があれば、落ち着いて謝罪をしましょう。また相手が謝罪をしてくる場合にはしっかりと耳を傾けましょう。
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    笑い飛ばす 結局のところ、たかがメールに過ぎません。深刻に考えすぎる必要は無いのです。

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なぜメールに返信しないのかについて考えてみる

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    相手との関係性について考える 相手があなたに気がある可能性はありますか?それともあなたにとって相手が気になる存在でしょうか?どちらかが恋愛感情を抱いている場合には、なかなか返信できない時があります。 自分の気持ちが相手にばれないようにしようとしてしまうからです。
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    相手の生活を考慮に入れる もしかしたら相手は仕事中か、誰かと会話中かもしれません。またはちょうど寝ているか、映画館にいる可能性もあるでしょう。電子機器から自分を切り離そうとして、携帯電話を自宅に置いて行ったり、手の届かない所に置いておく場合もあります。想像力を働かせてみると、人々がメールに返信をしないのには実は様々な理由があることに気が付けます。大抵の場合、相手が返信しないとイライラしてしまいますが、実はたまたま返信できない状況にいるという可能性もあります。
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    メールによりプライバシーや日常生活が侵害される可能性を理解する 真夜中にメールをしたり、休暇中の人にメールをしても恐らく返信は返ってこないでしょう。誰しもが連絡可能な時間帯を選択できるという自由を尊重するのは大切な点です。メールに関しては待っている間にイライラしてしまったり、辛抱強く待つのが困難な場合があります。それでも、すぐに返信をする義務が相手には無いということを覚えておきましょう。
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    技術的な問題について考えてみる 大抵の人は充電池式の携帯電話やノート型パソコンを使用しているでしょう。そのために単純に充電が切れてしまっているという可能性もあります。または携帯電話を液体の中に落としてしまったり、液晶画面に亀裂が入ってしまったために使用不能であるという可能性もあります。またはネットを通じて何かを売ろうとしている人のようなよく知らない相手に対して、自分にメールを送信するように依頼する時もあるでしょう。誰しもが携帯電話を持っているわけではないということを覚えておくのは大切です。中には緊急事態にのみ携帯電話を使用する人もいます。
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    相手が誰であるかについて考えてみる 相手との関係性に応じて、様々な理由が原因で返信が返ってこない場合があるでしょう。相手が将来の恋人候補であるとしたら、もしかしたら相手は少し神経質になっている可能性があります。それともあなたに関心が無いのかもしれません。相手が友人であれば、何かに没頭している最中であり、返信をしなくてもあなたが理解してくれると思っている可能性もあります。家族相手であれば、家族内の何らかの問題に対して腹を立てているあまり、あなたと話をしたくないのかもしれません。
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    技術に関連したスキルを考慮に入れる 高齢者にメールをする場合には、相手がスマートフォンやメールについての知識を持っていない場合があります。あなたが期待するようなスピードで返信するには、スマートフォン等の機器に関連した知識を深める上で助けが必要かもしれません。
    • メールをすることに慣れていない人がいれば、メール機能に慣れていて、こまめに返信ができる人と一緒にグループチャットをすると効果が見られるでしょう。例えば、家族やきょうだいとグループチャットしてみても良いでしょう。そうすれば他人のメール送信の仕方から勉強できます。
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    辛抱強く待つ 大抵の場合、相手の返信を待ち続けることを止めてみると、より意義のある活動に時間を割くようになります。気が付いたら待ち続けていた返信が届いているでしょう。

ポイント

  • ハッキリとした意図とメッセージのあるメールを送りましょう。
  • 相手があなたの番号を知っていることを確認しましょう。人によっては見たことのない番号には返信しない場合があります。
  • SNS上では、文章を簡潔にまとめましょう。
  • 自信を込めた口調で文章を作成します。
  • メールを送信する段階で、間違った番号に送信しないように気を付けましょう。再確認した後に、自分の名前を記載しておきましょう。多くの人は見覚えが無い番号には返信しません。

注意事項

  • 相手に大量のメールを送り付けないように気を付けましょう。1、2件メールを送信しても返事が返ってこないなら、5件~10件送っても相手に不愉快な思いをさせるだけです。
  • 下品な言葉遣いをしないように気を付けましょう。
  • 相手に返信させようとするあまり、暴力的な表現や、相手を脅かすような内容を送信してはいけません。さもないと相手を怒らせてしまうか、怖がらせてしまい、事態は悪化してしまいます。

記事の情報

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カテゴリ: 人間関係

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