私たちは教科書やスケジュール帳のページをめくり、大切なことを書き留めながら大量の仕事をこなしています。そんな作業の最中、ホッチキスを使いたいのに机の上にホッチキスが見当たりません!ノートパソコンの後ろに隠れているかもしれないし、他の部屋に持って行った可能性もあるでしょう。このホッチキス1つを探すのに5分間も費やしてしまえば完全に調子が狂ってしまいます。しかし、これはみんなが通ってきた道です。整理整頓できていない作業スペースで仕事をするのは非常に大変です。幸いなことに、散らかった机を整理整頓し、部屋の配置を変え、収納場所を作ることで軌道修正をし、生産性を維持する方法がたくさんあります。

方法 1 の 4:
机を整理整頓する

  1. 1
    毎日使う物とそうではない物を分けましょう。パソコン、キーボード、マウス、ペン立ては全て必要な物に入ります。頭上に照明がない場合は電気スタンドも必要です。それ以外は、仕事の内容によって変わってきます。アレルギーがある人は机にティッシュ箱を置いておくのも良いでしょう。また、時間を忘れてしまいがちな人は近くに時計を置きます。[1] 毎日使う物は机に置いておくようにしましょう。
    • 学生の場合は、情報カードの束や電卓を机に置いておくと良いでしょう。
    • 学生であろうとなかろうと、特定の匂いを漂わせることが推奨されています。なぜなら、脳への刺激によって読んでいる文章と匂いが関連付けられ、記憶しやすくなるからです。会社員であれば居心地が良く集中しやすい空間になるでしょう。
    • レターケースを毎日使用する場合は、机の上に置いても構いません。毎日使うのでなければ書類は別の場所に保管する方が良いでしょう。
    • テープカッターのような備品を机の上に置くかどうかは、机の上の空間と使用頻度によって決定しましょう。厳密な決まりはありませんが、自分にとって納得できる方法を取りましょう。
  2. 2
    毎日使わない物は捨てるか移動させましょう。机が綺麗に整理されているほど頭もすっきりします。古い「やることリスト」や無意味な紙切れ、ゴミは捨てましょう。また、ヘッドホン、本、メモなどが机の上に散乱している場合は片付けるか収納場所を作ります。筆記用具はおそらく5〜10本程度で十分です。余計なペンや鉛筆は移動させましょう。[2]
    • 多少散らかっていたとしても本質的には悪いわけではありません。多くの人は何もない空間が多すぎると落ち着かないものです。ただし、机には目的がなくてはなりません。自宅の作業スペースは、遊び場や物置ではなく仕事場のような雰囲気を出す必要があります。
  3. 3
    電気スタンドやペン、その他の備品は1か所にまとめて置きましょう。必要な物を仕分けて1か所にまとめると、物の管理がかなり楽になります。ペン立て、電気スタンド、ホッチキス、テープカッターは全て隣合わせになるように配置し、できれば机の隅の方に置くようにしましょう。こうすれば机の上の空間が開放され、整理整頓がしやすくなります。[3]
    • 右利きの人はなるべく物を左側に置きましょう。その逆もまた同様です。このようにすれば机の右側が空き、椅子を回転させたり物を移動させたりすることなく作業に集中できます。
  4. 4
    引き出しの中を綺麗にし、似たような備品をまとめて整理しましょう。まず、引き出し(もしくはキャビネット)がある場合は全ての物を出し、ゴミのくずや埃を綺麗に取り除き必要のない物は捨てます。仕事に関係のない物は別の部屋に移動させましょう。そして、使用するタイミングや用途を基に仕分けをし、決められた引き出しや場所に配置します。引き出し用の仕切りを使って独立した空間を作っても構いません。[4]
    • 例えば、ペン、鉛筆、マーカーを1つの引き出しにまとめ、別の引き出しに紙製品を入れ、その他の道具(電卓、ホッチキス、テープカッター)をそのまた別の引き出しに入れてみましょう。
    • 画材道具などが大量にある場合は、道具を種類ごとに分けて保管しましょう。絵筆を1つの引き出しに、絵具を別の引き出しに、それ以外の物(消しゴムやパレットナイフなど)をそのまた別の引き出しに入れましょう。
  5. 5
    机を綺麗に保つために、散らかって見える物や私物を片付けましょう。心に響く名言や家族写真なども良いですが、このような物があると気が散ってしまいます。さらに、無意識のうちに情報を処理する能力や見ている物に集中する能力の妨げになります。可能であれば、小物や写真、装飾品などを処分して空間を開放しましょう。[5]
    • 仕事に無関係な物を机に置く場合は、写真1枚もしくはデスクトイ1個までにしましょう。
    • 自分の個性を出すために、作業に使う備品を装飾することもできます。例えば、スプレー塗料を使ってペン立てを楽しくなるような色に変えてみましょう。[6]
  6. 6
    ふせんやメモはデジタルに移行しましょう。机に大量の書類が積み重なっている場合やコルクボードが画鋲と会議の予定で溢れている場合は、今こそデジタル化するべきではないでしょうか。スケジュール帳をスキャンするか、スケジュール管理用のソフトをインストールするか、Word上に全てのメモやリストを転送しましょう。[7]
    • 付箋を愛用していて、かつWindowsのパソコンを使用している場合は、付箋機能を有効化もしくはインストールすればパソコン上にメモを保存することができます。
  7. 7
    電源ケーブルを隠し、長いケーブルは束ねましょう。電源ケーブルを机の後ろもしくは下に隠して見えないようにします。机の後ろにたくさんのケーブルが垂れ下がっている場合は、ケーブルスリーブもしくは結束バンドでまとめましょう。また、ケーブルが長すぎる場合は同じケーブルの短いタイプの物に交換するか、短くなるようにまとめましょう。
    • 使用しないケーブルを机の縁に固定しておくことのできるケーブルクリップが販売されています。普段使っている充電器やUSBポートが多く、常に全てを差しておくことができない場合に便利です。
    • 机の上をケーブルのないすっきりとした状態に保ちたい場合は、無線のキーボードやマウスが最適です。
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    週に20分間、机を整理整頓するのに費やしましょう。常にきちんと整頓された状態を保てるわけではなく、仕事をしているうちに自然と物の位置が変わってきます。そのため、週に20分間を確保し、全ての物を元の位置へと戻しましょう。在宅勤務中に物が散らかりがちな人は特にこの時間が重要です。[8]
    • スマートフォンやパソコンにアラームを設定して机を整理整頓しましょう。こうすれば、うっかり忘れを防ぐことができます。
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方法 2 の 4:
部屋の配置を変える

  1. 1
    ワークフローを最大限に活用するために、机は部屋の出入り口から遠い場所に配置しましょう。机が扉のすぐそばにあると、部屋の外にいる家族やルームメイトが立てる音で気が散ってしまいます。また、扉から離れた場所を使うことが少なくなるため、作業スペースにいる実感が薄れてしまうこともあります。さらに、扉から離れた場所に机を置くと、机に向かうまでの途中に必要な物を手にすることができるため、仕事を始めるのが少し楽になります。[9]
    • 多くの人は机が扉に面しているのを好みます。机を壁に向かって配置すると少し窮屈に感じるかもしれません。また、パソコンや机越しに壁を見つめるような形になるため、部屋がかなり狭く感じます。
  2. 2
    机は自然光を取り入れられる方向に向けましょう。部屋に窓がある場合は、窓がどの方向にあるのかを確認します。そして、窓と向かい合うようにして机を配置するか、窓枠と平行になるように机を回転させましょう。こうすれば作業スペースが明るくなるため、日中仕事をする際に生産性と気持ちが高まります。[10]
    • 部屋に窓がない場合は机を扉に向けて配置し、扉を開けっ放しにしてみましょう。そうすれば、少なくとも廊下や他の部屋からの自然光を取り込むことができます。
  3. 3
    好みに合わせて、絨毯、植物、本棚などで快適な空間を作りましょう。人によっては家具がほとんどない作業スペースを好む人もいます。近くに参考書などを置いておきたい人は、部屋に本棚を置いても問題はありません。また、部屋を居心地の良い空間にするために、色鮮やかな絨毯や植物を取り入れても良いでしょう。ただし、部屋を飾る時には視覚的に邪魔になるような物を取り入れすぎないように注意しましょう。[11]
    • 壁に絵画や写真を自由に貼って装飾してみましょう。ただし、机に向かって座った時に目に入る物は最小限に抑えましょう。自分の背後にある壁は、多少にぎやかでも問題はありません。
  4. 4
    部屋にある全ての物は作業の生産性を高めるのに役立つことを確認しましょう。作業スペースの配置を変えたり家具を置いたりする時には、それによって「生産性が上がるのか」を自分自身に問いかけてみましょう。その答えが「いいえ」なら、部屋には置かないようにします。派手なサイドテーブルや余分な椅子、娯楽用の読み物、使わないキャビネットなどは視覚的に邪魔になります。仕事に役立たない物や心が休まらないような物は必要ありません。[12]
    • 仕事中にニュース速報を追う必要のあるデイトレーダーや記者でない限り、テレビは置かないようにしましょう。
  5. 5
    仕事専用の部屋がない場合は、静かな場所を探して作業スペースを設けましょう。仕事用の部屋がなくても、作業スペースを作ることは可能です!家の中の誰もいない隅や壁際など、邪魔が入らない場所を選びましょう(寝室が良い選択肢になります)。また、気が散らないように机は部屋の中央を向かないように配置しましょう。そうすれば自分専用の作業スペースのように感じられます。[13]
    • 使用していない大きなクローゼットがある場合は、その中に机を置くと良いでしょう。お客さんが来た時にはクローゼットの扉を閉めて作業スペースを隠すこともできます。
    • カーテンやパーテーションを設置して作業スペースとそれ以外の場所を分けても構いません。
    • 元々作業スペースではない場所に置く机を選ぶ時には、目立ってしまわないように自宅の雰囲気に合わせましょう。
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方法 3 の 4:
収納場所を作る

  1. 1
    壁に空間があれば、机の上に棚を取り付けましょう。収納場所が不足している場合は、机の近くに壁掛け棚を設置して必要な物をすぐに手に取れるようにしましょう。これは、机周りの空間が狭い上に引き出しがないが、壁には空間がたくさん残っているという場合に最適です。さらに、壁掛け棚に備品を収納しておけば常に視界に入るため、目の前の作業に集中しやすくなります。[14]
    • 在宅勤務中によく使う参考書がたくさんある場合は、机の上に棚を複数設置するのが良いでしょう。
    • 様々な備品を収納する必要がある場合は、棚ではなくハンガーボードやウォールオーガナイザーを取り付けても構いません。[15]
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    備品を素早く手に取りたい時は、机の下に収納箱を置きましょう。すぐに必要になる書類や備品は多いのに収納する空間がないという場合は、事務用品店に行って収納箱を用意しましょう。そしてその中に物を入れ、仕事中には視界に入らない机の下に置きます。こうすれば貴重な机の空間を占有せずに済み、仕事を中断したりキャビネット内をあさったりすることなく必要な物を手に取ることができます。[16]
    • 収納箱の形やサイズは様々です。十分な量を収納でき、部屋のインテリアに合った物を選びましょう。
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    書類が散らかってしまう場合は、ファイリングキャビネットを使いましょう。ファイリングキャビネットは多少古い家具ですが、たくさんの書類を扱う人には最適です。様々な色のフォルダを使用して書類を整理しましょう。例えば、黄色のフォルダには税金関係の情報を、赤色のフォルダには個人的な記録を、青色のフォルダには顧客情報を保管します。必要な書類をすぐに見つけられるように、フォルダの各見出しにはラベルを貼りましょう。[17]
    • もしくは各フォルダにキーワードを書いたラベルを貼り、50音順に並べることもできます。全てを色分けしたくない場合に便利な方法です。
    • 可能であれば、机と同じ高さのファイリングキャビネットを探してみましょう。そうすれば机の隣に設置して作業スペースを広げることができます。
    • 多くの場合、ファイリングキャビネットの上はプリンターを置くのにぴったりです。
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方法 4 の 4:
作業スペースの環境を整える

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    仕事をするのに十分な収納スペースと十分な空間のある机を選びましょう。仕事のほとんどをパソコン上で行う場合は、たくさんの引き出しは必要ないはずです。また、弁護士や会計士の場合は、大量の書類と備品を収納できる引き出しが必要でしょう。巻き尺で部屋の大きさを測り、どこに机を置くのかを決めましょう。また、作業スペースの雰囲気に合った机を購入しましょう。[18]
    • 机には様々な種類と大きさがあります。役員机には収納スペースと引き出しが非常に多く、どんな人にも合う机です。すっきりとした見た目にしたいなら、引き出しのないシンプルな机を選ぶと良いでしょう。また、ノートパソコンを置いて使うだけならライティングデスクが最適です。[19]
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    座り心地が良く、背もたれ付きの調節可能なオフィスチェアを購入しましょう。人間工学に基づいて設計されていない椅子に座ると、整理整頓された作業スペースであっても居心地の悪さを覚えます。そのため、ランバーサポートの付いた快適な椅子を選びましょう。また、背もたれと椅子の高さを調節できる椅子を選ばない理由はありません。なぜなら、足の裏が完全に付くように調節できるからです。また、腰痛で仕事に支障が出ないように肘掛けと座り心地の良い座面の付いた椅子を選びましょう。[20]
    • できれば、通販でオフィスチェアを買うのは止めましょう。椅子は、店頭で実際に座ってみて座り心地を確かめてから買いましょう。オフィスチェアに関しては人によって好みが異なるため、ネットショップの良いコメントを見て気に入る椅子を探してはいけません。
  3. 3
    机に合わせて調節可能な電気スタンドを用意しましょう。明るさを調節できるように、曲げて光の角度を調節できる物もしくは調光器が内蔵されている物を探しましょう。また強力な電気スタンドを購入する際には自然光や頭上の照明の明るさを考慮する必要があります。通常、作業用のスタンドとしては大きい物や強力な物は必要ないため、適当な電気スタンドを選びましょう。[21]
    • 電気スタンドを使用したくなければ使わなくても構いません。天井に取り付けるタイプの照明が好みで、机が窓際にあるのであれば必要ありません。
    • 机の上に電気スタンドを置かずに、部屋の隅にフロアランプを1〜2点置いて部屋を明るくすることもできます。
  4. 4
    パソコンの画面を目の高さに合わせ、キーボードは水平になるように置きましょう。まずオフィスチェアに座り、まっすぐ前方を見ます。これがパソコン画面の上端が来るべき高さです。画面の高さを調節するか、パソコンの位置を高くできるスタンドを使用して首への負担を無くしましょう。[22] また、キーボードは水平に保つか、可能であれば少し傾けましょう。キーボードが大きく傾いていると、手首を自然な角度に保つのが難しくなります。[23]
    • パソコンの画面は目から約50cm離す必要があります。これよりも遠すぎると画面上の文字を読むのに目を細めなければなりません。また、画面が近すぎると眼精疲労の原因になります。
    • ノートパソコンを使用している場合は、画面の位置を高くすることのできるノートパソコンスタンドを購入することができます。その場合は、補助のキーボードとマウスを接続して手首をまっすぐ保ちましょう。
    • パソコンで作業する時間が1日に2〜3時間を超える場合は、目への負担を軽減するブルーライトカットメガネを使うのも良いでしょう。
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Taya Wright, NAPO, RESA
共著者 ::
ホームステージング・整理整頓専門家
この記事の共著者 : Taya Wright, NAPO, RESA. ホームステージング・整理整頓専門家のタラ・ライトは、テキサス州オースティン市ある商事改善協会認定のホームスタイリング会社「Just Organized by Taya」の設立者です。ホームステージングとインテリア装飾に関し8年以上の経験があり、米国収納専門家協会(NAPO)に所属。不動産ステージング協会(RESA)ヒューストン支部の最高責任者でもあります。ホームステージャー養成プログラム「Home Staging Diva® Business」を卒業。
カテゴリ: 仕事
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