英語でリマインダーEメールを書く方法

英語で好意的なリマインダー（催促や注意喚起の）Eメールを書くにはコツがいります。押しつけがましくなったり失礼にならずにメッセージを相手に伝えなくてはいけません。挨拶文や優しい表現で好意的に見せましょう。リマインダーEメールは、要点を押さえることで相手に伝わりやすくなります。また、好意的なだけでなく間違いのないプロ仕様のEメールを書くようにしましょう。

方法 1

方法 1 の 3:
友好的なトーンで書く

1
挨拶文から始めます。ビジネスでは、「Dear ～」のように必ず決まった言葉で書き始める必要があるでしょう。しかし、個性を活かしたEメールも主流になってきています。好意的に見せる挨拶文には以下のような例があります。^{[1]
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出典文献}
- Hi John（ジョンさん、こんにちは）
- Hi there（こんにちは）
- Long time no see（お久しぶりです）
- Hey!（こんにちは）^{[2]
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  出典文献}
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相手との関係について触れましょう。リマインドだけのメッセージでは相手に冷たい印象を与えてしまうかもしれません。相手との関係性や共通の思い出について触れたメッセージを入れるようにしましょう。以下のような例があります。^{[3]
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出典文献}
- How's school been going?（学校はどうですか？）
- My friend, how have you been?（友人へ、元気ですか？）
- I had such a great time with you last weekend.（先週はとても楽しかったです）
- When was the last time we talked, a month ago（一か月ぶりですね）
- That trip we took together was a blast! We'll have to do it again soon.（最後に一緒に行った旅行はとても楽しかったですね！また行きましょう）
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柔らかい言葉を使いましょう。特にリマインドしたい内容を書く時には重要です。相手と長い間連絡を取っていなかった場合は、リマインドのために久しぶりに連絡したことを軽く謝っておいた方がいいでしょう。柔らかい表現には以下のような例があります。
- know it's been a while since we've talked, but I wanted to remind you about...（長い間連絡をとっていませんでしたが、リマインドしたいことがあります）
- Things have been so hectic with the new baby, I only just remembered to remind you...（子供が生まれてからバタバタしていましたが、リマインドしたいことがあって）
- I know you've been busy, so I didn't want to pester you, but I wanted to send a reminder...（忙しいところすみませんが、リマインドしたいことがありまして）
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丁寧な表現を使いましょう。リマインドしたいことが重要な場合は、強い表現になってしまうかもしれません。しかし、相手も忙しい日々を送っていることを忘れないようにしましょう。「please」や「thank you」などの表現を使うようにします。以下に丁寧な表現の例があります。^{[4]
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出典文献}
- Sorry to bother you, but I wanted to make sure...（忙しいところすみませんが、確認したいことがありまして）
- If you could please reply to this email as soon as you have time...（もし可能でしたら、お時間のある時に返信していただけますか？）
- Thanks for taking time to read any reply to this reminder. I appreciate it.（リマインダーのメールを読んでいただき、ありがとうございます。お返事をいただければ幸甚です）
- I'll look forward to your response.（お返事お待ちしております）
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方法 2

方法 2 の 3:
要点を押さえる

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適切な件名をつけましょう。かしこまった件名でなくてもいいのです。ポイントをついた簡潔なものがいいでしょう。Eメールを送った目的が相手に伝わるはずです。よく使われるものには以下のような件名があります。
- Checking in（確認事項）
- Quick reminder about...（少し確認したいこと）
- Upcoming trip/event/etc.（次回の旅行（イベントなど）について）
- Headcount for trip/event/etc.（次回の旅行（イベントなど）の参加人数について）^{[5]
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  出典文献}
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リマインダーの文言を忘れずにいれましょう。好意的で丁寧に書くことに集中していると催促など肝心なメッセージを書き忘れてしまうかもしれません。メールの始めの部分、挨拶文や個人的な関係について短く書いた後に書くといいでしょう。以下のような例があります。^{[6]
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- "Hi There,（こんにちは）
  It's been a while since we've talked, Ben. How're your wife and kids? Mine keep me pretty busy, but I wanted to check in with you about..." （最後に話してからだいぶたちますね、たけしさん。奥さんや子供さんも元気ですか？私も忙しい日々を送っていますが、少し確認したいことがありメールしました）
- "Hey!（こんにちは）
  Grandma, I've been meaning to send you a message. Sorry I've been so busy. I just wanted to remind you about our lunch date..." （おばあちゃん、連絡をしようと思っていましたが、忙しくしていました。ランチの約束についてリマインダーです）
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簡潔な言葉を選びましょう。丁寧な表現は通常長くなる傾向があります。例えば、「Work harder」という表現も丁寧に言い換えれば「It might be a good idea if you were to work harder.」となるでしょう。丁寧ですが、長くなると伝えたいポイントがわかりにくくなるかしれません。
- Eメールの構成は簡潔にしましょう。例えば、挨拶文（初め）→個人的な関係性について→リマインダー→結び言葉（終わり）などです。^{[7]
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必要のない情報は省きましょう。文章ごとに、段落の一文一文ごとに「この部分は本当に必要？」と確認します。「必要」とは「相手に冷たく思われないEメールに見せる」ために必要ということです。必要ではない部分はEメールから省くようにしましょう。^{[8]
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出典文献}
- 通常、「very」「Really」「truly」「extremely」「definitely」などの形容動詞を省略すると更に簡潔なEメールになります。^{[9]
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Eメールは結び言葉で終わりましょう。「結び言葉」とは文章を締めくくる一文です。^{[10]
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出典文献} 締めの言葉には「Best」「 Regards」「 Yours Truly」「Sincerely」などがあります。結び言葉の下に自分の名前を書きましょう。これらはよく使われる結び言葉ですが、あまり親しみを感じさせないかもしれません。以下のような例も使ってみましょう。
- Your friend（親愛なる友へ）
- Cheers（さようなら）
- All the best（ごきげんよう）
- Have a great day（良い一日を）
- Tag, you're it（それではまたね）
- Looking forward to hearing from you（お返事おまちしております）^{[11]
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  出典文献}
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方法 3

方法 3 の 3:
間違いがないか確認する

1
Eメールを校正します。少なくとも全体を１、２度読み返すだけでも書くときに起こり得る簡単な間違いを見つけることができるでしょう。書き終えたらEメールを読み返し、スペルや文法のミスを確信しましょう。
- 大抵の場合、Eメールサービスのには無料で文法やスペルの間違いを確認する機能があります。ただし、その性能はプロバイダにより様々で、あまり正確でない場合もあります。
- 件名、挨拶文、結び言葉も忘れずに確認しましょう。Eメールの本文の間違いにのみ注目してしまいがちですが、これらも同様に重要です。^{[12]
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  出典文献}
2
Eメールを声に出して読みます。重要なEメールや特に好意的または丁寧に見せたい相手へのEメールには、初めから終わりまで声に出して読んでみるといいでしょう。自然に聞こえますか？もしそうならば、そのEメールは送信しても問題ないでしょう。^{[13]
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- 不自然な文や段落は書きなおしましょう。確認するときは自分の判断力に従います。その人の話し方によって何が自然かは異なるでしょう。
3
他人にEメールを読んでもらいましょう。ビジネスなど特に重要なリマインダーEメールでは、送信する前に他人に読んでもらうといいかもしれません。注意深く書いたEメールなら確認も短時間で済み、小さな間違いにも気が付くことができるでしょう。
- オンラインのチャットメッセージサービスを利用しましょう。オンラインで友達に「こんにちは。書いたEメールを少しだけ読んで確認してくれませんか？1分ほどで終わります」とメッセージで聞いてみましょう。
- Eメールを確認のために読んでくれた友達には感謝を述べましょう。彼らは善意で協力してくれたのです。
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