英語の手紙の宛名を書く方法

最近では多くの人がメールや電話で連絡を取り合いますが、正式な手紙の書き方を知っておくべき場面もあります。例えば、企業宛てに正式な依頼文を送る場合、顧客に重大な問題を伝える場合、採用試験に申請する場合等です。正式な手紙の宛名を書く際は、まず差出人の住所、次に日付、宛先（書中宛名とも言います）、そして書き出しの語を書きます。

方法 1

方法 1 の 3:
特定の相手の宛名を書く

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書き出し語は、Dear（肩書）（名字）と書きます。正式な手紙は「Dear」で書き出すのが通例です。「Dear」という言葉は温かみもありますが定型的でもあり、省略すると手紙の形式が崩れたような印象を与えます。^{[1]
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書き出しの語に敬称を加えます。「Dear」の後に、Mr.、Mrs.、Dr.、Ms.といった敬称を書きます。相手の性別が分からない場合に限り、敬称を省略できます。女性が未婚か既婚か分からない場合、Ms.を使いましょう。これはMissの代わりにもMrs.の代わりにも使える敬称です。^{[2]
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書き出し語では相手の名字を使います。よく知った相手で、いつもお互いに下の名前で連絡し合っている場合を除き、書き出し語には相手の名字を使いましょう。例として、書き出し語は「Dear Ms. Bell」「Dear Dr. Smith」等となります。^{[3]
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- 相手の名前は知っていても性別が分からない場合、敬称の代わりに「Dear Jamie Wilde」のようにフルネームを書いても問題ありません。
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書き出し語の最後にコロンを加えます。略式の手紙ではセミコロンやコンマもよく使われますが、正式な手紙では必ずコロンを使います。完成した書き出し語は「Dear Mr. Brown:」「Dear Editor:」といった形になります。^{[4]
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方法 2

方法 2 の 3:
一般的な書き出し語を使う

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手紙の受け取り手が分からない場合、一般的な書き出し語を使います。一般的な書き出し語は受け取り手が誰であっても使うことができます。相手を特定しない場合は、「To whom it may concern:」と書き出します。例えば、大勢の人宛てに送る手紙の場合はこの書き出し語を用いましょう。^{[5]
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相手の名前が分からない場合はSirかMadamを使います。「Dear Sir 」「Dear Madam 」「Dear Sir or Madam 」といった書き出し方は、いずれも正式な手紙に使う表現として適切です。これらは一般的な書き出し語よりも、若干個人に宛てる感じが出ます。^{[6]
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把握している場合は、相手の役職を書き出し語に使います。仕事上の手紙を特定の職業の相手に送る場合は、相手の役職を書き出し語に使う方法もあります。そうすることで、相手への敬意を示せます。例えば、「Dear Editor:」（編集長様）、「Dear Human Resources Director:」（人事部長様）といった書き方ができます。^{[7]
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方法 3

方法 3 の 3:
手紙のスタイルを整える

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左揃えスタイルか字下げスタイルを選びます。正式な手紙で最もよく使われるのは左揃えスタイルか字下げスタイルの2つです。左揃えスタイルでは、全ての行が左の余白に沿って揃います。字下げスタイルでは、段落の最初、差出人の住所、結びの言葉、署名をそれぞれ字下げします。
- どちらのスタイルを使うかは基本的には好みの問題ですが、最近のビジネス文書ではもっぱら左揃えスタイルが使われています。
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自分の住所から書きます。自宅の住所でも職場の住所でも構いません。個人的に出す手紙か、会社として出す手紙かで判断しましょう。番地、市町村名、都道府県名、郵便番号を書きます。自分の氏名は書いてはいけません。^{[8]
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- 左揃えスタイルを選んだ場合、自分の住所も左の余白に合わせて揃えなくてはいけません。字下げスタイルを選んだ場合、中央よりタブ1個分右から書きます。^{[9]
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- 電話番号とメールアドレスは通常差出人の情報に含みませんが、書いても差し支えありません。
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日付を差出人の住所の下に1行開けて書きます。手紙を書いた日付を書きます。住所と日付の間は1行開けて、日付と宛先の間は2行開けます。
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宛先としてまず相手の名前を書きます。日付の下に2行開けて、受取人の名前とMr.、Mrs.、Ms.、Dr.といった敬称を書きます。書き出し語で使ったのと同じ敬称を使いましょう。^{[10]
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受取人の名前の下に、相手の会社名と住所を書きます。ビジネス文書の場合、受取人の名前の下に、相手の会社の正式名を書きます。個人的に送る正式な手紙の場合、会社名は省略できます。正しい住所を書きます。差出人の住所と同様に、番地、市町村名、都道府県名、郵便番号を書きましょう。
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企業宛てに出す場合は、名宛人記載欄を加えます。企業や特定の部署宛てに手紙を出す場合、名宛人記載欄を加えて特定の個人に届くようにできます。これは宛名の2行下、書き出し語の2行上に加えます。書き出し語は企業や部署宛てに書きます。^{[11]
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宛名の下に1行開けて書き出し語を書きます。書き出し語はあいさつであり、受取人が大概最初に読む部分です。書き出し語は左寄せにします。^{[12]
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- 書き出し語には「Dear Mrs. Wells:」や「Dear Professor:」等と書きます。
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本文を書き、最後に結びの言葉を書きます。左寄せスタイルの場合、本文、結びの言葉、署名はいずれも左の余白に合わせて左寄せにします。字下げスタイルの場合、本文は左寄せにして段落の最初だけ字下げします。そして、結びの言葉は中心よりタブ１個分左から書き、差出人の住所と列を合わせます。
- 結びの言葉として「Best regards」や「Thank you」等と書き、最後にコンマを打ちます。１文字目だけ大文字にします。署名用に４行開けて、自分の名前を書いたら完成です。^{[13]
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