銀行、保険会社、政府機関、あるいは雇用主や学校などとの間でトラブルが起き1人で解決できない時には誰かの協力が必要です。自分のために行動を起こしてもらう、また支援の手を差し伸べてもらうには救いを必要としていることを納得してもらえる手紙を書く必要があります。どのように書けば説得力のある手紙になるのか、この記事でヒントやコツを紹介しましょう。

パート 1 の 4:
依頼状を書く準備をする

  1. 1
    色々な考えを引き出す 手紙を書き始める前にどのように書くべきかを色々な角度から考えましょう。まず自分が欲しいもの、欲しい理由、更に相手が要求を承諾できるような理由を書く必要があります。また自分と異なる反対意見も考えましょう。考えたものを全て検討し、それらが本当に書きたい内容かも改めて考えましょう。色々な考えを書き出すことで手紙の趣旨が明確になり、依頼文を書く上での自分の立場も完全に理解することができるでしょう。
    • 雛形を参考にすると書きやすいでしょう。例えば、「『読み手』に『目的』を説明して納得してもらいたい」というテンプレートを参考に、『読み手』を依頼の相手に、また『目的』を「依頼の相手に承諾してもらいたいこと」に置き換えてみましょう。
    • 骨組みが作れたら、なぜ相手に協力を求めたいのかを考えリストにしましょう。
    • 出来るだけ多くの理由を考え、重要性の高いものから並べ替えましょう。重要性の高い理由をすべてまとめて1つのグループに、低いものをすべて別のグループにしてリストにします。そうすることで、理由を絞ることができ関連し合う顕著な論点も強調できるでしょう。[1]
  2. 2
    目的をきちんと理解する 自分が欲しいもの、必要なものを正確に把握しましょう。達成すべきことは何ですか。叶えたいことは何ですか。
    • 目的を正確に理解できるように目的達成のための解決策を自分なりに考えましょう。[2]
  3. 3
    依頼する相手を理解する 依頼の相手を分析し正しく理解できると手紙の構成が決めやすくなります。可能であれば、相手があなたに同意するか、反対するか、中立な立場をとるかどうかを考え判断しましょう。[3] そうすることで論点1つ1つにどの程度の重みを置くべきかが分かります。
    • 依頼の手紙を書く実際の相手を見つけましょう。彼らはどんな人物でしょうか。あなたを助けるのに十分な力や権力があるでしょうか。あなたの意見を変えようとするでしょうか。だとしたらどのような方法に出るでしょうか。あなたからの苦情を単に伝えるだけでしょうか。彼らをどのように呼ぶべきでしょうか。上の役職の人ですか、それとも役職のない職員ですか。彼らの社会的地位に応じた言葉遣いをしましょう。
    • 依頼の相手が手紙の内容に対して強い信念や偏見を持っているか、持っていればどういったものかを理解しましょう。相手と意見の相違が生じるとすればどんな形で現れるでしょうか。相手に敬意を表しつつも反論するにはどのようにすれば良いでしょうか。
    • 用件の中に相手にとっての懸念材料があるかどうかを把握しましょう。出資できる余裕があるでしょうか。用件に直接影響を受けてしまうでしょうか。手紙を読んで考える時間的余裕があるでしょうか。[4]
    • 相手に承諾してもらうにはどんな証拠が必要かを考えましょう。[5]
  4. 4
    依頼の用件について調査をする 説得力のある手紙を書くには、自分の考えや立場を裏付ける証拠と情報を加えなければなりません。いくつもの視点から考慮しましょう。単に自分の論点についてだけ調べるのではなく、反対意見やそれを取り巻く事実にも言及しましょう。
    • 事実、論理、統計、事例などを使って自分の主張の正当性を訴えましょう。[6]
    • 単に別の視点が間違っていると言うだけでは不十分です。自分の見解の方が理に叶っていること、それ故に注目に値することを敬意をもって説明しましょう。
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パート 2 の 4:
手紙の体裁を整える

  1. 1
    適切な書式を使う ビジネス文書には特定の書式があります。適切に書かれていれば、書式そのものによって相手の印象が変わることはありません。しかし書式に沿わず不適切な書き方をすれば、印象を悪くしその手紙はゴミ箱行きとなることでしょう。
    • 段落を設け、段落内は行間をあけずに文章を連ねましょう。
    • 横書きの場合には各段落を左寄せにしましょう。縦書き文書や作文などでは段落の最初に字下げをしますが、ここでは字下げをしない方法を紹介します。
    • 段落と段落の間に1行設けましょう。
    • 明朝体などの標準的な文字の種類を使いましょう。文字のサイズを11~12ポイントに設定すると読みやすいでしょう。[7]
  2. 2
    差出人の情報を正しく書く 差出人は、発信日と宛名の下に右詰めで明記します。必要に応じて会社名、部署名、役職、氏名、住所、電話番号、ファックス番号、メールアドレスをそれぞれ行を変えて明記しましょう。差出人の情報の後1行あけます。
    • 文書の一番上に右詰めで日付を入れますが、発信日を書きます。日本のビジネス社会では一般的には和暦で年月日を書くのが慣例になっています。その下を1行あけます。
    • 例えば「平成28年1月5日」などと記入しましょう。
    • 日付の下に宛名を左詰めで明記します。依頼状を読んでもらいたい人の名前を正確に書きましょう。その下を1行あけましょう。[8]
  3. 3
    「拝啓」などの頭語で始める 最初に用件が一目でわかる標題を中央揃えで明記しその下1行あけて本文を書きます。「拝啓」などの頭語、時候の挨拶、感謝の言葉を述べるのが慣例とされています。季節にあった挨拶をするようにしましょう。
    • 実際にお願いしたい相手の名前を本文で綴る時には、苗字の後に「様」を使いましょう。
    • 本文は一般的に前文、主文、末文の順で構成されます。頭語、時候の挨拶などで始まる前文の下、1行あけて主文を続けましょう。[9]
    • 前文の例として「拝啓 新春の頃、益々ご清栄のこととお慶び申し上げます」などが挙げられます。
  4. 4
    結語で本文を閉じる どのような論調で締めくくるべきかを考えましょう。「まずは」「とりあえず」等の言葉で内容を取りまとめ、「敬具」などの結語で締めるのが一般的です。常識的で、且つ親しみを感じるようなトーンになっているかを確認しましょう。誤字脱字がないかも確かめましょう。
    • 内容を取りまとめた後で、「ご協力のほど何卒よろしくお願いします」「恐れいりますが、ご教示いただけましたら幸甚です」「ご回答をいただければ幸いです」などと明記すると、より正式なものになります。目的にあった締めの文末を選びましょう。
    • 「敬具」の下1行あけて、自分の名前と連絡先を明記しましょう。
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パート 3 の 4:
依頼状の本文を書く

  1. 1
    簡潔に書く 説得力のある手紙は簡潔で丁寧な論調でなければなりません。忙しくしている人が、何枚にも渡って書かれたものや不適切なトーンで書かれた手紙を読むことは滅多にありません。冗長な表現は避けましょう。筋が通り明確ですっきりと整った文章を書きましょう。脱線したり余計な情報や余談、また秘話などを加えないように注意しましょう。
    • 過度に長い文章は避けましょう。物事を客観的に叙述する説得力のある文章にしましょう。簡潔で的を得た書き方をしましょう。また読みやすいことも重要です。
    • 段落を長くしすぎてはいけません。あまりにも多くの情報を詰め込むと相手が読む気を失ったり主旨を混乱したり、理解しにくくなります。関連する情報だけを加え、新しい考えに移る時には段落を変えましょう。[10]
  2. 2
    要点を2〜3つの文章でまとめる 親しみを込めた挨拶の後段落を新たに設けて要点を述べましょう。ここでは自分が必要とするもの、つまり趣旨を2つほどの文章で冒頭にまとめると良いでしょう。[11]
    • この段落では全体的に2〜4つくらいの文章でまとめましょう。
  3. 3
    次の段落で用件の重要性を強調する この段落では、懸念、要請したい協力、必要とするものを大まかに説明します。依頼に当たっての具体的な理由や協力して欲しい内容、あるいは主旨を詳細に述べる必要はありません。自分の立場、懸念材料、お願いしたい物事を簡潔に説明します。[12]
    • 論理的で礼儀正しく事実に基づいて書きましょう。感情的な言葉遣いは避け、行動を要求するのも控えましょう。加えて書状を送る相手、相手の所属先、またあなたとは反対意見を持つ人々に対する無礼な態度も禁物です。
  4. 4
    次の段落で依頼の理由を書く 次の段落では自分が置かれた状況を事細かに明記して自分の立場を正当化しなければなりません。事実だけを書くのはもちろんですが、論理的且つ合法的で、納得の行く現実的な内容であることも確かめましょう。感情や自分の信条信仰、また個人的な欲求に基づいて訴えかけてはいけません。更に話が長くなると相手を退屈させます。短く正確に要点だけを書くようにしましょう。具体的にどうすれば良いかその方法を次に紹介しましょう。
    • 統計や事実を引用して相手の理性に訴えましょう。引用は評判の高い信頼できる情報源からでなければなりません。また、事実を捻じ曲げずに真実をその通りに使いましょう。情報源を正しく明記することも重要です。
    • 当該トピックについて自分の立場を正当化する方法や、反対意見に意義を唱える方法を調査研究し極めている専門家がいます。彼らの意見を引用しましょう。ただし、その分野における評判が高く尊敬の念を集めていて、あなたの問題についても意見を述べる資格を有していなければなりません。[13]
    • 依頼を承諾してもらえるような満足の行く理由を挙げましょう。相手に何かをして欲しいと単に頼むだけでは説得力がありません。自分のために何故その行動を取ってもらう必要があるのかを論理的に説明すれば、相手の心も動くことでしょう。[14] 現状を説明し、何故それを変更する必要があるのかも説明しなければなりません。
    • 状況の詳細、状況を構成する要因、自分の立場または権力の限界、そしてお願い事を明記しましょう。本件についてのこれまでの自分の取り組みや実践の面で欠落していたことも述べましょう。
    • 自分の立場を支える証例を挙げましょう。また、自分の立場の重要性を説明できる他の証拠がないかも考えましょう。[15]
    • 段落に明記するものを限定しましょう。状況と自分の立場を簡単に述べましょう。必要以上に詳かく述べる必要はありませんが重要なポイントは全ておさえましょう。文献から引用する場合には最も関連性の高い統計、専門家の意見、証例のみを選びましょう。
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    反対意見にも言及する 反対意見にも目を向けると説得力が増します。依頼文書を送る相手からの反論、異論、疑問などを予測し対処方法を考えて明記しましょう。双方の共通点を見つけるか、自分の立場の正当性を裏付ける証拠を加えましょう。
    • 自分の立場と反対意見の違いを明確に認めましょう。違いを隠そうとすれば自分の主張を弱める結果になります。反対する側と自分との間で共通する価値観や、経験、問題点などを強調しましょう。
    • 断定的な文章は避けましょう。感情的な論調になり理路整然とした印象を与えることができません。過度に悲観的、否定的、あるいは断定的な文章は相手の心に届きにくく、同意を得るのが難しくなります。[16]
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    最後にお願いごとをもう一度強調する 最後にお願いごと、または自分の意見を再び明記しましょう。この段落では解決策を提案したり行動を促したりします。文書を送った後で電話、メール、あるいは直接会ってもう一度話をするつもりでいる旨を伝えましょう。
    • 相手が自分に同意してくれるように説得力のある力強い文章で締めるか、少なくとも自分の観点を主張して終えるかのいずれかにしましょう。
    • 独自の解決策または自分が出来る精一杯のことを述べましょう。妥協案あるいは譲歩し合うことにも同意しましょう。また、状況に対処するために自分がこれまでに実行したことや、これから実行しようと思っていることも加えましょう。
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パート 4 の 4:
最後の仕上げをする

  1. 1
    間違いがないかを確認する  誤字脱字や文法的な誤りは相手の印象を悪くします。相手には自分の考えやお願いごとに焦点を当てて欲しいものです。誤字脱字などが目立つとそこに意識が向いてしまうでしょう。何度も読み返し間違いがないことを確認してから送りましょう。声に出して読んでみると文書の論調を確かめることができるでしょう。
    • 必要に応じて、誰かに読んでもらい誤字脱字などを指摘してもらいましょう(または、コンピューターソフトウェアの「文章校正」機能を使っても良いでしょう)。
  2. 2
    手書きの署名をする(任意) メールを送るのではなく書状を郵送する際に手書きの署名があると文書に個性が加わります。日本のビジネスマナーとしては定着していませんが、英文のレターでは署名をすることでその文書が本物であることを証明することになります。
  3. 3
    必要に応じて他の主要な人物と文書を共有する 会社または別の組織に属する人たちとも文書を共有する必要がある場合には、文書の複写版を送りましょう。オリジナルの文書のコピーを必要な枚数とり、複写版それぞれに手書きの署名を加えて送りましょう。
  4. 4
    自分の記録としてコピーを保管する 送付した書状は自分の記録として、いつ誰に送ったかの情報を含め常に保管するようにしましょう。問題が解決に至るまで 送付後の取り組みに関するメモも取るようにしましょう。
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ポイント

  • 正式な文書にしましょう。口語表現や親しい人との間で使っているような言葉遣いをすれば、読み手に信用してもらえません。失礼のない丁寧な響きを与えるためにも無意味なスラングは避けましょう。
  • 相手を褒めましょう。自分への褒め言葉を聞くと相手を助けようという気持ちになります。
  • 本題から脱線しないように注意しましょう。用件に関係のない情報を加える必要はありません。関連する事実だけを伝えシンプルにまとめましょう。事実に基づいて状況を説明するだけにしましょう。
  • 段落の途中で箇条書きを使用するのは、非常に明確な手順や一連の行動、提案事項がある場合のみです。
  • 標準のビジネス文書の書式を使いましょう。携帯メールやソーシャルネットワーキングサービスなどを使ってはいけません。正式な手紙であることを念頭におきましょう。簡略化したり流行り言葉やスラング、また絵文字を使ったりすれば読んではもらえません。
  • 会社、組織、代理店などの特徴に合わせて要点を調整しましょう。非営利団体と大企業とでは考え方が異なる場合があります。
  • 読み手があなたに借りがあるような口調を使ったり、乱暴に物事を要求したりしてはいけません。親しみやすい印象を与えながらもプロ意識が伝わるように相手を説得しましょう。[17]

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カテゴリ: 教育
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