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ミスをしてしまった、または誰かの気持ちを傷つけてしまったというときには、相手に心から謝りたいと思うものです。個人的な手紙でもビジネスレターでも、謝罪の手紙を書くことで自分のしてしまったことの償いをしましょう。手紙の口調は、個人的な手紙なのか、ビジネスレターなのかによって異なりますが、手紙が本物であることを示すために必ず記載すべきものがあります。

方法 1 の 3:
個人的な手紙の場合

  1. 1
    謝罪以外に何かできることがないか聞く 償うための謝罪以外の方法を、相手が考えている場合もあります。相手に具体的に尋ねることで、心から謝罪していること、関係修復のために必要なことは何でもする意思があることを示せるでしょう。[1]
    • 例:「パーティーに行くと約束したのに欠席したことで、僕がすべてを台無しにしてしまったことはわかってる。埋め合わせに飲みに行くか、僕の家で夕食をごちそうしたいんだけど、どうかな?君が僕にとって、どれだけ大切な存在なのかをわかってもらいたいんだ」
  2. 2
    直接会って謝罪できるかどうか聞いてみる トラブルの中身によっては、直接会って謝罪したいと思うこともあるでしょう。手紙を締めくくる前に、直接謝罪するために中立的な場所で会えないかを尋ねてみます。トラブルの性質によっては、相手があなたに会いたくないと思っているかもしれません。そうした場合でも自分から提案するようにしましょう。[2]
    • 例:「私は会って直接謝罪をしたいと思っています。都合の良い日時を教えてくれませんか?」
  3. 3
    気持ちが伝わるような言葉を添える 個人的な謝罪の手紙を送る場合、「大好きだよ」や「ごめんね」「ぎゅっ」など、相手への思いが伝わるような少しくだけた言葉を添えましょう。[3]
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方法 2 の 3:
ビジネスレターの場合

  1. 1
    問題の解決方法を提案する 仕事上のミスを謝罪する場合、問題を解決したいという気持ちを顧客に伝えることが大切です。謝罪の内容がどんなものでも、解決方法を提示するようにしましょう。顧客の要望をくみ取るだけではなく、実現可能な解決策を提案します。[4]
    • 例:「前回発送できなかった分を送料無料で再発送し、次回のご注文の際には30%の割引をさせていただきます」
  2. 2
    二度と同じミスをしないことを強調する 最後の段落で、ミスを繰り返さないための対策をリストアップしておきましょう。どんな対策を施したか、どのような仕組みで再発を防ぐことができるのかを、できるだけ具体的に説明します。[5]
    • 例:「今後はプロジェクトの締め切りに遅れることのないよう、いくつかの対策を講じます。オンライン上のカレンダーで、締め切りの1週間前、1日前、8時間前に通知がされるよう設定を行いました。また、より詳細な内容のToDoリストを作成し、各プロジェクトのそれぞれのステップを、最終的な締め切りに間に合うタイミングで完了させるようにします」
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    適切な言葉を添える 仕事上の謝罪の手紙の場合は、自分の署名の上に「よろしくお願いいたします」や「敬具」など、フォーマルな言葉を添えましょう。[6]
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方法 3 の 3:
口調を使い分ける

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    仕事関係の場合は、丁寧かつプロらしい口調で謝罪する 仕事上のミスを謝罪する場合は、丁寧でありながらもプロらしい口調で謝罪するようにしましょう。状況を説明し、できるだけ淡々と謝罪します。穏便に済ませてもらうためにも、くだけた口調で謝罪するのはやめましょう。
    • 例:「この度の件における私の見落としについて、改めてお詫び申し上げます。このようなミスが二度と起こらないように対策を講じてまいります」
    • 「本当に本当にごめんなさい。どうか私を許して」などの謝り方はしないようにしましょう。くだけすぎていて、仕事上の謝罪にはふさわしくありません。
  2. 2
    個人的な手紙の場合は、自分らしい口調で謝罪する 私生活で誰かに謝罪する場合は、親しげな口調の方がよいでしょう。改まった口調だと謝罪の言葉も嘘らしくなり、嫌々謝っていると受け取られることもあります。
    • 例:「僕の言った冗談で、君の気持ちを傷つけてしまって本当にごめん。何も考えずに言ってしまったんだ。君が傷ついた理由もよくわかっているよ。ごめんね」
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    言い訳をしない 自分が犯したミスについて、言い訳をしたくなることもあるでしょう。何らかの事情でミスが起こった場合は、特にそんな気持ちになるはずです。ただ、言い訳をすることで、謝罪の意思がないと受け取られる場合もあります。責任を持ってひたすら謝罪しましょう。
    • 例:「プロジェクトのこの部分の見落としについては申し訳なく思っていますが、インフルエンザにかかり、娘も病気になり、休暇の予定もあったため」などと言い訳するのではなく、「プロジェクトのこの部分に見落としがあり、申し訳ありませんでした。このようなことが二度とないよう対策を講じてまいります」と書くようにしましょう。
  4. 4
    他の人のせいにしない 手紙の最後で、他の人にも責任があると指摘したくなるかもしれません。ただ、それによって、そこまでに書いた内容はすべて帳消しになり、相手も謝罪を受け入れようという気持ちを無くしてしまうでしょう。[7]
  5. 5
    手紙に署名をする 署名をするという一手間によって、気遣いを示すことができます。謝罪の手紙の場合、個人的なものでも、仕事関係のものでも署名をするようにしましょう。手紙をプリントアウトしてから、手書きで署名をします。[8]
    • ビジネスレターの場合は郵送する必要がありますが、個人的な手紙なら手渡しでも構いません。
    • 何らかの理由でビジネスレターに手書きで署名できない場合は、デジタル署名を挿入しましょう。ワープロソフトの中には、実際の自分の署名をデジタル化して挿入できるものもあります。紙にサインをしてパソコンに取り込んで保存し、その画像を手紙に貼り付けてもよいでしょう。
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カテゴリ: 社交関係
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