返答を返す方法

誰かに対する返答の仕方によって、相手や他の人に与える印象が変わります。幸い、いつどのように返答するかは学んで改善できることです。誰かと面と向かって話をする場合、相手に注意を払い、自分が考えた返答を返す前にまず相手の考えを話させることが鍵です。テキストメッセージでの会話では、やり取りを円滑にするための守るべき暗黙のルールがあります。メールはよりフォーマルな意思伝達の方法ですが、効果的に情報を伝え、適切に返答するために守るべきビジネス上のマナーがあります。

方法 1

方法 1 の 3:
テキストメッセージに返信します

1
テキストメッセージでは堅苦しくない言葉を使います。メールや手紙、さらには面と向かった会話の方がずっときちんとした形を取ります。テキストメッセージには短くて制限があるという特徴があるため、あまり気張らない言葉を使う方が適切で、会話がより個人的なものであるという感じが伝わります。^{[1]
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- 例えば、「お疲れ様」の代わりに「乙」と書くと、スペースを省き、メッセージを打つ速度を上げ、くだけた雰囲気を伝えることができます。
- 句読点の規則はテキストメッセージでは割と大目に見られます。例えば、読点の使い方を真面目に守り過ぎると、会話が堅苦しく、形式ばって感じます。
- テキストメッセージの会話であれば、常にくだけた表現が許されると思い込んではいけませんが、相手が堅苦しくない言葉を使う場合、自分も合わせて相手の気持ちをほどきましょう。
2
自由回答質問で会話を広げましょう。テキストの会話を続けたい場合、自由回答質問で相手の発言を増やし、何かに対する相手の意見を引き出しましょう。簡単に短く「はい」「いいえ」で答えられる質問をすると、会話が徐々に無くなっていきます。^{[2]
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出典文献}
- 例えば、誰かと仕事のことを話している場合、「新しい事業についてどう思う？」といった質問をしましょう。
- ある話題について相手の考えをより知りたい場合、「君の考えには賛成だけど、どうしてそう思ったの？」などと送ってみましょう。
3
短すぎたり一言だけの返信は避けましょう。テキストメッセージは比較的簡潔であるべきですが、短すぎたりぶっきらぼうだったりすると、相手に対して怒ったり気を悪くしているような印象を与えます。他の人からのメッセージに返信する際は、少なくとも1、2文で返事を返しましょう。^{[3]
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- 文脈上自然であれば、「了解」とだけ答えても全く問題ない場合もあります。しかし「りょ」とだけ答えるのは避けましょう。素っ気なく、失礼な印象を与えます。
ポイント： 日頃から短い返答をする人であれば、それを続けても構いません。
4
記号や顔文字を使って雰囲気を伝えましょう。テキストメッセージは人間味が薄いので、調子や感情を省略表現から読み取ります。自分のメッセージが曖昧なニュアンスの場合、記号や絵文字を含ませると意味を明確に伝えられます。^{[4]
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- 例えば、「了解、ありがとう（^^）」などと返信すると、相手に対して怒っていたり素っ気なくあしらっているのではないことが伝わります。
- 文章を句点で区切ると怒っているような感じになることがあります。例えば、「いいえ、違います」と言う方が「いいえ。違います」を言うよりもずっと柔らかく聞こえます。
5
送る前にメッセージを見直します。送信ボタンを押す前に、メッセージをさっと見直しましょう。誤字がないことや、適切に情報を伝えているか、正しい口調かを確認します。
- 一度メッセージを送ったら取り返せません。そのため、送る前に軽く見直すのが賢明です。
6
次々何通もメッセージを送ってはいけません。複数の通知や連続したテキストメッセージは相手を苛立たせ、神経に障ります。複数の短いメッセージを送るのではなく、言いたいことを全て含んだ返信メッセージを1通送りましょう。^{[5]
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出典文献}
- 情報に漏れがあったり、何かを明確にする必要がある場合は、追加のメッセージを送っても問題ありません。
- 相手が2回連続でメッセージに返事をしてこない場合、あなたと話したくないか、電話が手元にないのかもしれません。いずれにしても、間を置いて相手に返事をする時間をあげましょう。
7
テキストでは事足りないほど複雑な会話になったら、電話をお願いしましょう。テキストメッセージは短くて簡潔なものです。テキストでの会話では自分の考えを十分に伝えられなくなってきたら、相手に電話をくれるようお願いして、情報を詳しく伝えたり、問題をしっかり話し合ったりできるようにしましょう。
- 「これは電話で説明した方が簡単だと思う。都合がいいときに電話をくれる？よろしく！」などと送ってみましょう。
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方法 2

方法 2 の 3:
直接会って話します

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誰かがあなたに話している時はしっかり聞きましょう。誰かがあなたに話している時は、必ず目を見て話の内容に注意を向けます。話を聞いていることが相手に伝わり、相手の言いたいことを理解できます。^{[6]
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- 意識を完全に話し手に向け、相手が心地よく話せるようにします。
- よく聞こえない場合は近寄ったり、より静かな場所への移動を提案しましょう。
2
話している相手の言葉以外の合図にも注意します。ボディーランゲージは、言葉と同様かそれ以上に意味を持ちます。誰かがあなたに話している際、ボディーランゲージを観察してどのように返答するべきか考える手掛かりを得ましょう。^{[7]
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- 例えば、頻繁にキョロキョロしたり足を組み替えたりする場合、不安や恐怖を抱えているのかもしれません。相手の話に答えるより、大丈夫かどうか聞いてみましょう。
- 口調にも注意しましょう。大きな声や乱暴な言い方の場合、会話を通して気が動転したり腹を立てたりしている可能性があります。状況を悪化させないために、返事をする際は別の姿勢を見せる必要があるかもしれません。
3
相手が話している間に返答を考えるのは避けましょう。誰かが話し終える前に興奮したり遮ろうとすると、相手は気づいて腹を立てるでしょう。相手が話し終えるのを待って、相手が言いたいことを全て聞いてから返答を考えましょう。^{[8]
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- 誰かが話している途中で自分の考えを差し挟むのは非常に失礼です。
ポイント： 誰かが話している間、聞きながら自分の返答の鍵となるポイントを頭の中で押さえましょう。ただし、相手の話の残りを遮ってはいけません。そうすれば素早く賢明な返答ができます。
4
自分が話す前に相手が話し終えるのを待ちましょう。誰かと話す際、相手が考えを話し終えるのを待ってから返答しましょう。そうすれば、相手が自分に伝えたかった事実や情報を全て聞いてから、しっかりとした情報に基づいてよく考えた答えを返すことができます。^{[9]
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- 相手が考えを言い終わってから、少し情報を加えてくることもあります。例えば、「あ、ちょっと待って。言い忘れたことがある」などと言ってくることがあります。その場合、言いたいことを言い終えてもらいましょう。
5
答えを考えて自信をもって発言できるようにします。答えを返す前に、一瞬間を置いて与えられた全ての情報を考えましょう。情報不足の返事をすると、相手の話をきちんと聞いていなかったことが伝わります。^{[10]
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出典文献}
- 一瞬間を置いて返答を考える時間を持ち、賢明な返事ができるようにしましょう。
6
不明な点があったり、より情報が欲しい場合は質問をします。相手の話がきちんと聞こえなかったり理解できなかった場合、部分的な理解や正しくない理解で返答しようとしてはいけません。何と言ったか、どういう意味かを相手に確認し、きちんと返答できるようにしましょう。
- 相手の意図が分からなかったり、返答する前に相手が本当に言いたいことは何なのか聞きたい場合、「それはどういうこと？」といった自由回答質問をしましょう。^{[11]
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  出典文献}
- 相手の話が聞こえなかったりきちんと理解できなかった場合、繰り返すようお願いするに越したことはありません。
7
返答する際は、面と向かってはっきり話しましょう。話の内容をよく考えて自分の言いたいことがまとまったら、はっきり自信をもって話しましょう。より賢く、知的に聞こえるようにと、曖昧な相反する言葉を使ってはいけません。人は誠実さを求めているので、相手を思いやり、理解する気持ちが現れるような、心からの答えを伝えましょう。^{[12]
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- 相手の意識が自分に向いていることを確認し、発言を繰り返さずに済むようにしましょう。
- 他の人も話したがっていないか注意し、その人にも発言させてあげましょう。
- 自分が言ったことに対する相手の返答も受け入れましょう。自分が発言できたからといって、その場を立ち去ったり会話を終わらせたりしてはいけません。
8
反論も受け入れましょう。よく考えて発言した場合でも、誰かに反論される可能性は常にあります。それは問題ないことです。ただ、自分の発言に対して誰かに反論されたり、非難されたりする心の準備をしましょう。^{[13]
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- 誰かがあなたを挑発してきても、冷静さを保ち、激高してはいけません。
- 相手の信念や考えを述べさせてあげましょう。自分の考えを押し付けてはいけません。
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方法 3

方法 3 の 3:
メールに返信します

1
メールは48時間以内に返信しましょう。メールには適時に返信することが、礼儀や社会人意識として重要です。即時に返事をする必要はありませんが、遅くとも2日以内に返信するべきです。^{[14]
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- 自分に関係ないメールや間違いメールだったとしても、送信者に返信して、自分は正しい送り相手ではないことを伝えましょう。
2
メールの返信では業務的な挨拶を使います。メールは通常テキストメッセージや電話よりもかしこまった形式です。「こんにちは」「初めまして」といった言葉で、メールをうまく書き出しましょう。^{[15]
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出典文献}
- 返信する相手が好きな挨拶があったり、相手を名前で呼ぶように言われている場合などは、相手の希望に合わせましょう。例えば、相手があなたから本名ではなくあだ名で呼ばれるのが好きな場合、それに従います。
3
感嘆符は控えめに使いましょう。メールの返信は、正しい文法、漢字、句読点の使い方で書く必要があります。感嘆符を使い過ぎると、誠意がない、あるいはひどく浮かれているように受け取られます。適切な場面以外では使うのを避けましょう。^{[16]
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出典文献}
- 感嘆符は誰かをお祝いしたり、興奮を伝えるのに素晴らしい方法です。しかし、使い過ぎると効果が失われます。
4
メールを打つ際は、変わったフォントは避けましょう。標準的なフォントを選び、ビジネスメールらしく見えるようにしましょう。メールの返信を送る際は、フォントに複数の色やComic Sansのような活字書体を使わないようにしましょう。^{[17]
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出典文献}
- MSゴシックやMS明朝といったフォントを10～12ポイントで使うのが標準的です。
5
誰を宛先に加えて返信するか注意しましょう。他の人も宛先に加えて返信すると、その人も議論に加えることができて便利な場合はよくあります。しかし、上司や同僚を不必要に加えると、返信相手が気分を害したり怒ったりする可能性があります。^{[18]
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- 誰かをメールのやり取りに加える必要がある場合、宛名を伏せて「BCC」を使う選択肢もあります。
6
グループメールでは誰に返信をしたいか考えます。グループ全員に返信するのが適切な場合、「全員に返信」を選んで返信しましょう。しかし、特定の話題や問題を1人に聞いたり説明したりする必要がある場合、その人に直接返信しましょう。^{[19]
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出典文献}
- 大勢のグループの中の数人だけに返信する必要がある場合、その人たちを選んで返信しましょう。
7
必要な場合を除き、軽いお礼のメールを送るのは避けましょう。やり取りに付け加えたのではない短いメールは不要です。送信者から、メールを受信し理解したことを知らせるように言われた場合を除き、「ありがとう」とだけ伝えるメールは不必要であり、迷惑です。^{[20]
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ポイント：送信者から開封確認が送られてきたら、それをクリックして開封通知を送り、メールを受信したことを相手に知らせます。
8
送る前にメールを見直し、送り先を確認しましょう。誤字や文法の誤りがあると、メールが素人っぽく見えます。送信ボタンを押す前に、返信内容を再度見直しましょう。誤字や文法、そして送り先が正しいかどうかを確認します。^{[21]
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出典文献}
- パソコンの校正機能を頼り切ってはいけません。
- メールを送る前に声に出して読んでみると、どのように聞こえるか分かります。
- メールのアプリやプログラムでは、送信先を入力する際、自動入力されることがよくありますが、うっかり間違った人にメールを送ってしまう原因になります。
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