送別会を開く方法

共著者 : Rachel Weinshanker

送別会は様々な機会に開くことができます。楽しい経験を分かち合った友達、同僚、大切な人の門出を祝って送り出す最高の方法と言えるでしょう。知り合いが職場や生まれ育った国を離れる時、また立場や地位を変えて人生の新たなスタートを切る時などに送別会で盛大に祝い、送り出すのは素晴らしいアイディアです。ただし、その準備には多少の努力が必要です。計画を立てた後、招待客を選び、設営に着手し、主賓を称えるためのスピーチを考えなければなりません。また、それ以外にも色々な下準備が必要です。もちろん、友達や同僚の助けを求めることもできるでしょう。綿密に計画を立てチームワークを発揮すれば、主賓にとって感動的な送別会を開くことができるでしょう。

パート 1

パート 1 の 3:

送別会を計画する

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テーマを決める　最高の送別会にするには、まず主賓を称えるテーマを決め、それを中心に展開できるように計画することが重要です。テーマは通常、主賓の次のライフステージを強調し、これまで仲間と共に過ごした時間に思いを馳せられるように設定します。^{[1]
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出典文献}
- 引っ越しで去る友人に、どんなテーマが最適かを考えましょう。旅行や探検をテーマにした「壮行会」などが考えられるかもしれません。友人の大好きな地元の食べ物、場所、文化などに焦点を当てると面白いかもしれません。また、新天地の文化や美味しい食べ物を紹介することもできるでしょう。
- 現職を離れ別の仕事に就く友人には、その友人がこれまでに成し遂げた素晴らしい仕事の数々に焦点を当てたパーティーを開くと良いでしょう。
- 招待状や、送別会で出す食べ物、会場の装飾などにもテーマを組み入れましょう。友人が他県や別の国に引っ越すなら、新天地の色を取り入れたカップケーキなどを作ってみると面白いでしょう。余裕があれば、新天地の地図が片側に、今いる場所の地図がもう片側に描かれたカップケーキトッパーを飾ると一層楽しくなるでしょう。
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テーマに合った会場を探す　送別会に最適な会場を選びましょう。職場、レストラン、主催者の自宅など色々と考えられます。会場は会を開きやすく、かつ主賓が楽しめる場所でなくてはなりません。
- しばらく海外暮らしをする家族には、誰かの自宅が良い選択でしょう。退職、転職する友人のために開く場合は、職場か友人の好きなレストランが最適でしょう。
- 主賓の気持ちになって会場を選びましょう。「送別会は友人のため」と念頭に入れておきましょう。会場は友人に馴染み深い場所が最適です。引っ越しで去る場合には、友人が頻繁に出かけたバーやレストランなどで開くと嬉しがるかもしれません。数時間の貸し切り制度があるかを考えましょう。
- 会場は、特別な場所で仲間内だけで楽しめる所が理想的です。他の客が近くにいれば、気が散ったり自分たちが他の客の邪魔をしたりしてしまう可能性もあります。そういった心配をせずに楽しみたいものです。
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招待状を送る　招待客のほとんどが参加できるように、十分な日にちを設けて招待状を送りましょう。招待状を送る際には、主賓が来て欲しいと思っている人たち、まずは親しい友人や家族を最初に考えましょう。予算に応じて人数を考えましょう。予算が少ない場合、または主賓が大きな会を望んでいない場合には、ごく親しい人たちだけに絞るか、招待客の数を少なくしましょう。サプライズパーティーにしない限り、主賓にも招待状を出しましょう。主賓のために特別に招待状を作るのも良いでしょう。^{[2]
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出典文献}
- 招待状は郵送するのが理想的です。招待状にテーマに合った装飾を施して送付するのも非常に良いアイディアです。
- 友人が引っ越しで去る場合は、招待状を飛行機の形を擬えて送ると面白いかもしれません。新天地と今いる場所の地図を印刷しましょう。チケットには送別会の場所と日時を記しましょう。また、パーティーで提供する食事の計画を立てられるように、招待客には会の２〜３週間前までに出欠の返事をしてもらうように依頼しましょう。
- Facebookでイベントを作成することもできます。SNSは人を招待し、会の詳細を伝えるのに便利なツールです。郵送用の招待状に加えて、SNS用の招待状も用意しましょう。
- SNS経由の招待状は必ずしも重要視されませんが、郵送される招待状は最高の記念品にもなります。送別会のギフトの一部として使える上、招待客には思い出の品にもなるでしょう。招待状を郵送するつもりがない場合は、招待状をカラフルにデザインして電子的に送付しましょう。
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主賓へのギフトを用意するために招待客に寄付を依頼する　主賓に思い出に残る品を用意しましょう。主賓となる友人や同僚にとって、心のこもったギフトは、良い思い出として振り返ることができる素晴らしい記念の品になります。出席予定の招待客に何らかの形で貢献してもらえるように依頼しましょう。
- 招待客に寄附金を依頼するのがはばかられる場合もあります。その場合は、主賓に思い出の品を準備したいと思っていることを知らせ、どんな形の貢献も有難く思うことを説明しましょう。
- 寄附金を依頼するのがはばかられる場合は、会場の飾り付け、設営や食べ物の準備をお願いすると良いでしょう。どんな形でも、支援は有難いものです。
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パート 2

パート 2 の 3:

会の詳細を決める

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人に役割を割り振る　自分１人で思い出に残る素晴らしい送別会を開こうと考えると難しいでしょうが、実際にはその必要はないでしょう。周囲に喜んで手伝ってくれる人たちがたくさんいるはずです。
- すべての作業を予定どおりに終了できるように、役割分担を決めましょう。装飾担当や食べ物担当を適切な人に依頼しましょう。また、素敵な思い出のアルバムやギフトを作りたいと思っている手工芸の得意な人もいるかもしれません。
- 役割分割を決めることで最高に素晴らしい会を開くことができます。加えて、当日は、他のことを心配せずに主賓に焦点を合わせることができます。
専門家情報

Rachel Weinshanker
認定ウエディング・イベントプランナー
レイチェル・ウェインシェイカーはカリフォルニア州のサンディエゴに拠点をおくウエディング・イベント企画会社「San Diego Life Events」の設立者です。EventtrixとTrendimiにてイベントプランナーの認定資格を取得。プランナーとして8年以上の経験があり、その業績は様々なメディアで取り上げられています。また、San Diego Life Eventsにて2018年から３年連続でWedding Wire カップルが選ぶ優秀賞を獲得。サンディエゴ大学卒業。

Rachel Weinshanker
認定ウエディング・イベントプランナー

各人にどんな仕事がしたいか尋ねましょう。1人1人が楽しんで準備を進めることができれば、パーティーは楽しさに満ち溢れたものになります。その人が得意なことを頼むのではなく、楽しんでできる作業を頼むことが重要です。
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会場の飾り付けをする　テーマに沿って飾り付けをしましょう。過去と未来を織り交ぜた装飾にすると効果的です。いくつか例を次に紹介しましょう。
- 海外に移り住む人の送別会なら、小さな船や飛行機を飾りに使いましょう。移り住む国、そして今住んでいる国の色も使いましょう。会場を２つに分け、片側に主審が今いる場所のお気に入りの物や色で装飾を施し、もう片側は未来の生活の拠点になる国の色や物で飾りつけをしましょう。
- 退職する人のための会なら、小さな時計、タイムシート、職場でよく使われるものを飾ると楽しくなるでしょう。加えて、主賓が退職後にしたいと語った夢なども装飾として加えると効果的です。「退職後は庭先でゆっくりと本を読みたい」などと言っていませんでしたか。そうであれば、会場の片隅を庭先に変えてみてはどうでしょうか。素敵な椅子にサイドテーブルを設置し、その上に本を載せれば素敵な庭の完成です。また、そのエリアを主賓の特別席として使うこともできます。
- 飾り付けリボンも良い装飾になります。主賓の好きな色や送別会を象徴する物を飾りリボンとして使いましょう。主審が今いる場所と新天地の地図を印刷して、リボンとして飾るアイディアもあります。
- 招待客全員が署名し、主賓へのメッセージを書く小冊子やカードを置く場所を特別に用意しましょう。メッセージカードもテーマに沿って考えましょう。海外に移り住む友人のための会なら、ボトルとロールペーパーを用意し、招待客にペーパーにメッセージを書いてもらったら、ボトルに詰めるというアイディアもあります。
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食べ物を準備する　着席形式の食事を計画しているのでない限り、フィンガーフードで十分です。主賓が好きな食べ物を選びましょう。
- スナック、サンドイッチ、デザートなどは、招待客が会場内を自由に動き回り交流するのに打ってつけの食べ物です。
- 一方で着席形式の食事は、主賓にとって大変意味深い会になるでしょう。
- 皿、ナイフ、フォークなどをテーマに一致させて用意しましょう。
- 主賓のお気に入りの地元の食べ物や、新天地の代表的な料理に似せた食べ物を準備しましょう。同僚の送別会なら、職場の近くの同僚のお気に入りのレストランから注文するのも良いでしょう。
- お酒が飲める年齢に達しているなら、主賓のお気に入りの地ビールや蒸留酒を用意しましょう。主賓が好きな地元の醸造所の冷たいビールを用意できれば、成功間違いありません。^{[3]
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主賓への花向けの言葉を式次第にいれる　スピーチしてもらう人を考えましょう。
- スピーチでは、主賓の素晴らしさについて話すのが一般的です。主賓がスピーカーにとってどれほど重要な人か、またどんなことを教えてもらったかが主要なテーマになります。スピーカーには長いスピーチは避け、簡潔にまとめてもらいましょう。
- 面白いエピソードや、参加者全員を暖かい気持ちにさせる思い出をいくつか語り、最後に主賓の成功を祈る形で構成されるスピーチが効果的です。
- スピーチでは主賓に短く対応できる機会を与えましょう。ただし、長々と話さなければならない状況を作ってはいけません。送別会は楽しく、参加者全員が満足できる会であるべきですが、主賓にとっては感情的にもなる場面もあり、みんなの前でスピーチできない可能性もあります。
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ギフトを用意する　送別会では主賓にギフトをプレゼントするのが慣しです。
- 主賓の人柄、立場や地位を考慮しましょう。市販のものよりも、色紙や小冊子などが思い出になり喜ばれるでしょう。更に、主賓が移り住む場所についても考えましょう。海外に移る場合は小さなもの、また引越しの手助けになるものが良いでしょう。
- 退職する主賓には、会社から伝統的な品が送られる場合があるでしょうが、それとは別に、職場で過ごした時間や仲間を思い出せるものをプレゼントしましょう。
- 旅行に出かける人には、旅行の手助けになるものが良いでしょう。バックパックを背負っての旅に出かける予定でも、まだバックパックを入手していないかもしれません。招待客全員でお金を出し合って旅行にぴったりのバックパックをプレゼントすれば、きっと喜ばれます。更に喜ばせたい場合は、バックパックに水筒、衛星用品、主賓の好きなお菓子などを詰めてプレゼントしましょう。
- 主賓がその場所を去る理由や新しい生活の拠点となる場所を考え、役立つ品物をプレゼントしましょう。持ち運びが難しいギフトや必要としないものをプレゼントするのは避けましょう。
- 他県に引っ越すなら、新たに荷造りしなければならない物は避け、荷造り用の箱をあげたり、荷造りを手助けする引越し業者を雇ってあげるという方法もあるでしょう。あるいは、友達と協力して、思い出のコラージュ、旅行用バックパックや消耗品といった実用的な物をプレゼントするのも良いアイディアです。
- 転職のために去り行く友人には、新しい仕事に役立ち、かつ、一緒に働いた職場での日々を思い出してもらえるような素敵な事務用品はどうでしょうか。友人むけに特別にデザインしたノートやノート型パソコンのケース、あるいは机の上における小さな飾り物なども喜ばれるかもしれません。
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パート 3

パート 3 の 3:

主賓を称える

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送別会が良い思い出になるようにたくさんの写真を撮る　撮った写真の中から最高のものを選びメールで送ったり、印刷してアルバムに貼りプレゼントしてはどうでしょうか。送別会と参加者全員に思いを馳せることができるでしょう。
- 参加者全員の写真に加えて、楽しい思い出を共有する友達や同僚との写真を選びコラージュを作成しても良いでしょう。
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主賓を称えるゲームをする　主賓が好きなゲーム、または、主賓を中心に進められるゲームをしましょう。
- 典型的な「２つの真実と１つの嘘」ゲームに多少の工夫を凝らしてプレーする方法もあります。参加者が主賓に関連するエピソードを３つ考え、他の参加者に１人ずつ話して行きますが、３つのうち２つは真実で１つは嘘です。また主賓は、他の参加者が回答するまでヒントを与えてはいけません。最後に、最も多く嘘を見破った参加者が勝者というルールでプレーしてみてはどうでしょうか。^{[4]
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- 主賓を愛情を込めてからかうのも面白いかもしれません。もちろん、主賓を傷つける冗談は避け、最後は良いムードで終われるように工夫しましょう。ある意味主賓をからかうのは楽しいものですが、あくまでもみんなが微笑ましく思える軽い冗談を選ぶように注意しなければなりません。
- 自分がプレーしたいゲームを選びましょう。既存のゲームを会のテーマに沿ったものに変えると面白いかもしれません。例えば、海外に引っ越す友人のための送別会で、参加者全員が飲酒年齢に達している場合は、テーブルの両端にビールが入ったカップをいくつか置き、ピンポン玉をテーブルの両端から投げ入れあう競技、ビアポンに多少の捻りを加えてプレーしてみましょう。ビアポンは２つのチームに別れて行うゲームですが、例えば、１つのチームは現在の居住国を代表するチーム、もう１つは主賓が移り住む国を代表するチームに別れてプレーするのも１つのアイディアでしょう。
- 主賓の新天地の地図を掲げて、参加者全員に面白そうな場所を選ばせたり、彼ら自身がその場所に行くとしたら、どんなことに挑戦したいかを発表してもらうのも楽しいでしょう。
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参加者全員に貢献してもらう　参加者全員に会の一部を担ってもらいましょう。主催者が１人で全てを取り仕切り、手柄を独り占めにすべきではありません。
- 同僚が新しい仕事に就く、あるいは退職する、友人が引っ越す、自衛隊員の親友が任務地に赴くなど、理由は様々でしょうが、主賓を大切に思っている人たちはたくさんいます。参加者全員が送別会開催に関われれば、主賓には思い出深い最高の会になり、参加者全員にも彼らなりの意味のある独自の方法で主賓に別れの挨拶をする機会が作れます。
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主賓が参加者全員の成功祈願と素晴らしい思い出を携え万全を期して去れるように采配する　参加者全員との時間が最高に幸せな思い出になるような品をギフトに選ぶと、最後のお別れが感動的になるでしょう。
- 会の終了前に、参加者全員が主賓に個人的に別れを告げられるように采配しましょう。送別会は強烈な感情に襲われることがあり、主賓が参加者全員と１対１で話をする時間を作るのが難しい場合があります。そこで、主賓が参加者全員と個人的な時間が持てるように、全員でできるアクティビティを考えましょう。
- 最後に、主賓にプレゼントを贈り幸運を祈って乾杯しましょう。主賓を思う気持ちと賞賛の言葉でお別れの乾杯をしましょう。今後は毎日会えないけれど、友情は永遠だと伝えましょう。
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ポイント

ほとんどの場合、主賓には送別会を予定していることを伝えるべきでしょう。人によっては会が苦手な人もいるかもしれませんが、主賓をよく知っていれば、サプライズパーティーで格別な趣を加えることができるでしょう。
去って行く同僚に送別会を開いても良いか尋ねると良いでしょう。人によっては、大袈裟な会や別れが苦手て静かに去りたいと思っている場合があります。
主賓となる友人の過去と未来に関連するテーマとギフトを考えましょう。
送別会で客に配る記念品やグッズは100円ショップで買うことができます。
主賓の役に立つもので、心に訴えるギフトを考えましょう。買うことも、作ることもできます。
送別会は人を感情的にさせます。準備を万端に整えておきましょう。ティッシュペーパーを用意し、常に明るい雰囲気を維持しましょう。軽快なリズムの音楽をかけ、楽しいゲームで盛り上げましょう。
主賓に送別会の開催時刻を相談しましょう。同僚であれば、昼間の遅い時間帯、またはランチを送別会にして欲しいと思っている場合があるかもしれません。
写真立てや時計など特別なギフトを送りましょう。
サプライズパーティーを開くなら、バルーンやトイレットペーパーなどでパーティークラッカーを作り、盛大に音を鳴らして主賓を迎えましょう。