電話会議をする方法

この記事には:スマートフォンを使う電話会議ができるプロバイダーを見つける

今や、モバイル機器を使用して在宅勤務のみならず社外の様々な場所で仕事をする人々が増加しています。そこでビジネス界では、異なる場所にいる3人以上の人数で同時に会話できる電話会議が一般的になってきています。電話会議(グループ通話)をする方法を紹介します。

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スマートフォンを使う

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    参加者の1人に電話をかけます。連絡先から相手を見つけるか、キーパッドに電話番号を打ち込みましょう。
    • 電話が通じたら、追加ボタンをタップします。1人目の相手とは保留の状態になります。
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    次の参加者に電話を掛けます。このときも、連絡先を使うか、電話番号を直接入力して電話をかけましょう。
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    グループ通話をタップします。2人目の相手を電話に加えることができます。
    • 通信会社によりますが、最大5人までのグループ通話が可能です。
    • この方法はiPhoneでもAndroidでも可能です。

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電話会議ができるプロバイダーを見つける

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    適切なサービスプロバイダーを見つけましょう。GoToMeetingやSkypeなどの会社は電話(音声)会議やビデオ会議を提供しています。価格はニーズや求めるサービスの質によって異なり、無料のものから年間数万円のものまであります。
    • 電話会議をするたびに(電話会議に参加した人数や通話時間に合わせて)支払いをするか、毎月定額を支払って無制限に電話会議サービスを使うこともできます。
    • 通常は、会議主催者のみがサービス料を支払います。
    • サービスプロバイダーによっては使用する機器の購入、また遠距離サービスの追加や切り替えを求められる場合もありますが、固定電話、携帯電話、コンピュータを使って電話会議ができるプリペイドサービスもあります。
    • 参加者から電話をかけてもらう場合に、フリーダイヤルの電話番号を取得するのか、電話会議の参加者に遠距離料金を支払ってもらうのかを決めましょう。
    • オンライン会議の会話連絡にも活用でき、参加者は通話をしながらドキュメントやプレゼンテーションを見ることができます。このオプションをパッケージに含むものを提供しているプロバイダーもありますが、別々に使用することも可能です(電話会議をしながら、同じURLやメールに添付した資料などを開いてもらうなど)。
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    電話会議に参加するために必要な情報を用意しましょう。通常、電話番号とパスワードのようなものが必要です。
    • 使う装置に慣れていない場合、事前にデータ通信装置のテストをしましょう。
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    電話会議の予定を立て、他の人の参加を呼びかけましょう。
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    環境を整えましょう。雑音の少ない静かな場所で電話会議をかけましょう。
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    電話会議を始めましょう。時間通りに始めますが、もし可能であれば10分前にはログインして待期しましょう。定刻にならないとログインができないツールや、リーダーが特別なパスワードでログインしない限り他の参加者がコミュニケーションを取れないツールなどがあります。
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    全員の参加を確認してから会話を始めましょう。

ポイント

  • 雑音を立てないように、紙を扱ったりキーボード操作をするのは最低限に抑えましょう。
  • 自分が話していないときやくしゃみをしたいときなどは、ミュートしましょう。
  • 電話会議中は、ガムやポテトチップスなどの飲食は控えましょう。

注意事項

  • クライアントや社員が海外にいる場合、彼らが現地から電話会議に接続できることを確認しましょう。
  • フリーダイヤル料金と市外局番料金を比べましょう。大きく異なる場合があります。
  • 電話会議プロバイダーを探すときには、わかりづらい料金や毎月の必要条件について質問しましょう。

記事の情報

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カテゴリ: 通信技術 | ビジネス

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