Excelでピボットテーブルを作成する方法

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ピボットテーブルは、自由に行や列を入れ替えてさまざまな角度からデータを見ることができるテーブルです。ピボットテーブルを使用すると、簡潔なテーブルに表示された大量のデータをグループ化したり、データを要約したりすることで、レポートの作成やデータの分析を簡単に行うことができます。ピボットテーブルは、さまざまな表計算プログラムで使用されており、データの並び替えや計算、集計が実行可能です。Excelでは、必要な情報を適切なボックスにドラッグ＆ドロップするだけで、簡単にピボットテーブルを作成することができます。テーブルを作成したら、データの絞り込みや並び替えを行ってパターンや傾向を見つけることができます。

パート 1
ピボットテーブルを作成する

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ピボットテーブルを作成したいワークシートを読み込む　ピボットテーブルを使用すると、データに関する視覚的なレポートをワークシートから作成できます。関数の入力やセルのコピーをしなくても、計算を実行することができます。ピボットテーブルを作成するには、データ項目がいくつか入力されているワークシートを使用する必要があります。
- Accessなどの外部データを使い、Excelでピボットテーブルを作成することもできます。Excelの新しいワークシートにピボットテーブルを挿入しましょう。
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使用するデータがピボットテーブルの必要条件を満たしていることを確認する　データの形式によっては、ピボットテーブルでの集計が向いていないものがあります。ピボットテーブルの機能を活かすには、いくつかの基本的な基準を満たしているワークシートを使用しなくてはなりません。^[1]
- ワークシートの中に重複した値を持った列が最低でも1つ含まれていなくてはなりません。言い換えると、同じデータが繰り返し出現している列が1列以上なくてはならないという意味です。本記事のパート2に出てくる例では、「机」と「椅子」という2つの値どちらかが入った「製品タイプ」という列があります。
- 数値データが含まれていなくてはなりません。テーブルにおいて比較や集計の対象となるのが数値データです。本記事のパート2に出てくる例では、「売上」の列に数値データが入っています。
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ピボットテーブルウィザードを開始する　Excelウィンドウの上部にある「挿入」タブをクリックしましょう。挿入リボンの左側にある「ピボットテーブル」ボタンをクリックします。
- Excel 2003以前のバージョンを使用している場合は、「データ」メニューをクリックして、「ピボットテーブルとピボットグラフレポート」を選択しましょう。
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使用したいデータを選択する　デフォルトでは、開いているワークシート上のすべてのデータが選択されています。ワークシート上の特定の部分をクリックしてテキストフィールドにドラッグするか、セルの範囲を手動で入力しましょう。
- 外部ソースのデータを使用している場合は、「外部データソースを使用」オプションをクリックして、接続の選択...をクリックします。そして、パソコン上に保存されている接続ファイルを選択しましょう。
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ピボットテーブルの作成先を選択する　セルの範囲を選択したら、同じウィンドウで作成先を選択します。デフォルトでは、新しいワークシートにピボットテーブルを作成するようになっており、ウィンドウの下部にあるタブをクリックしてワークシートを切り替えることができます。ピボットテーブルを同じワークシートに作成するよう選択することもでき、この場合、テーブルを配置したいセルの範囲を指定することができます。^[2]
- 作成先が選択できたら、OK をクリックしましょう。ピボットテーブルが配置され、ピボットテーブルの操作画面が表示されます。

パート 2
ピボットテーブルの設定を行う

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行ラベルにフィールドを追加する　ピボットテーブルを作成する時、実際に行うことは、行と列へのデータの割り当てです。データを追加するエリアによって、テーブルの構造が決まります。「フィールドリスト」からピボットテーブルの行ラベルのエリアにフィールドをドラッグして、データを挿入しましょう。
- 例えば、机と椅子という2つの製品を5つの店舗で販売しているとします。ワークシートには、「製品タイプ」ごとにそれぞれの「店舗」での「売上」がまとめられており、調べたいのは、各店舗の製品ごとの売上数です。
- 「フィールドリスト」から「店舗」フィールドをピボットテーブルの行ラベルエリアにドラッグしましょう。1行につき1店舗で店舗のリストが表示されます。
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列ラベルにフィールドを追加する　行ラベルと同じように、列ラベルにもデータを割り当てて表示することができます。上記の例では、行ラベルエリアに「店舗」フィールドを追加しました。製品ごとの売上を見るには、「製品タイプ」フィールドを列ラベルエリアにドラッグしましょう。
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値エリアにフィールドを追加する　行ラベルと列ラベルが決まったので、テーブルに表示する値を追加します。「売上」フィールドをクリックして、ピボットテーブルの値エリアにドラッグしましょう。テーブルに各店舗の製品ごとの売上データ、そして右端に総計の列が表示されます。^[3]
- フィールドを割り当てるステップでは、フィールドをテーブルにドラッグするのではなく、ウィンドウ右側に表示された「フィールドリスト」の下の対応するボックスにドラッグしても構いません。
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複数のフィールドを追加する　ピボットテーブルでは、各エリアに複数の値を追加することができ、データの表示方法をさらに細かく設定することができます。上記の例において、机の種類と椅子の種類を増やしたとしましょう。商品が机か椅子か（製品タイプ）だけではなく、机と椅子の種類（型番）の情報もワークシートに含まれます。
- 「型番」フィールド列ラベルエリアにドラッグしましょう。列には、型番と製品タイプごとの明細が表示されます。ウィンドウの右下に表示されているボックスの中のフィールド名の横にある矢印をクリックすると、ラベルが表示される順番を変更できます。「上に移動」または「下に移動」を選択して順番を変更しましょう。
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データの表示方法を変更する　値ボックスの中のフィールド名の横にある矢印をクリックすると、値の表示方法を変更できます。「値フィールドの設定」を選択して、値の集計方法を変更しましょう。例えば、合計値の代わりにパーセンテージで値を表したり、平均値を表示したりすることができます。
- 値ボックスに同じフィールドを複数回追加して、この仕組みをうまく利用することができます。上記の例では、店舗ごとの売上の合計が表示されています。「売上」フィールドを再び追加すると、値フィールドの設定を変更して、2つ目の「売上」を全体の売上に対する割合として表示することができます。
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値を操作する方法を理解する　値の集計方法を変更する際は、必要に応じて選べる複数のオプションがあります。
- 合計 - 値フィールドに対する既定の集計方法です。選択したフィールドのすべての値を合計します。
- データの個数 - 選択したフィールドに含まれるセルの個数を数えます。
- 平均値 - 選択したフィールドのすべての値の平均値を算出します。
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フィルターを追加する　フィルターエリアに含まれるフィールドを使って一部のデータを除外することで、ピボットテーブルに表示される要約されたデータにすばやく目を通すことができます。フィルターエリアは、レポートのフィルターとして機能します。例えば、「店舗」フィールドを行ラベルではなくフィルターとして設定すると、店舗を選択して店舗別の売上の合計を確認したり、同時に複数店舗の売上を確認したりすることができます。

パート 3
ピボットテーブルを使う

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テーブルに表示された項目の並び替えや絞り込みを行う　ピボットテーブルの主な特徴の一つは、表示された項目の並び替えを行い、動的なレポートを確認できることです。ラベルヘッダーの横にある「▼」ボタンをクリックすると、各ラベルのデータの並び替えや絞り込みを行うことができます。リストの並び替えや絞り込みを行って、特定のデータだけを表示することができます。^[4]
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ワークシートを更新する　元のワークシートを編集すると、ピボットテーブルは自動的に更新されます。ワークシートの変更履歴を追跡する際に助かる仕様です。
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ピボットテーブルを動的に変更する　ピボットテーブルにおいて、フィールドの移動や表示順の変更は、非常に簡単です。フィールドを別のエリアにドラッグして、ニーズを完全に満たすピボットテーブルを作成しましょう。
- これが、ピボットテーブルという名前が付いた所以です。データを回転させるように、テーブルの行ラベルと列ラベルの入れ替えや、項目の表示順番の変更を行うため、「ピボット（回転する、向きを変える）」と呼ばれています。
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ピボットグラフを作成する　ピボットグラフを使って、視覚的に表現された動的レポートを表示できます。完成したピボットテーブルから直接ピボットグラフを作成することができ、グラフの作成が一瞬で終わります。

ポイント

「データ」メニューの「外部データの取り込み」コマンドを使用するのであれば、Officeのデータベース接続、Excelファイル、Accessデータベース、テキストファイル、ODBCのDSN、ウェブページ、オンライン分析処理（OLAP）、XML/XSLなどからデータ範囲をインポートする方法に関して、さらに多くのオプションがあります。データをインポートしたら、Excelのデータリストと同じようにデータを使用することができます。
オートフィルター（「データ」タブの「フィルター」）を使用している場合、ピボットテーブルを作成するときは、オートフィルターを無効にしましょう。ピボットテーブルを作成した後で、再び有効にしても問題ありません。