Microsoftのパワーポイントを使う方法

この記事には:スライドの作成スライドの編集記憶に残るように工夫する出典

印象に残るプレゼンテーションを作りたくはありませんか?パワーポイントは、あなたのプレゼンテーションを視覚的に強化し、その効果を高めます。使いこなすには多少の時間がかかりますが、少しの練習で、個性的で効果的なプレゼンテーションができるようになります。ステップ1から読んでいきましょう。

パート 1
スライドの作成

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    白いスライドを使うかテンプレートを使うかを選びましょう。新しいパワーポイントのファイルを始めるときに、白いスライドかテンプレートかを選ぶことができます。白いスライドは自分だけのスタイルを適用することができますが、時間がかかる工程でもあります。テンプレートを使うとパワーポイントが統一されたデザインになりますが、自分のニーズと完全には一致しない部分もあるでしょう。
    • テンプレートはどの部分も編集が可能なので、作りたいイメージと最も近いものを選びましょう。
    • 内容を入力してからテンプレートを選択することも可能です。デザインタブをクリックしてテンプレートを選びましょう。選んだものがすぐにプレゼンテーションに適用されます。元に戻したり(Ctrl + Z)、テンプレートを除外して白紙のスライドにすることも可能です。
    • テンプレートは、ファイルタブの中にあります。新規をクリックし、使用可能なテンプレートに目を通しましょう。また、オンライン上からも多様なテンプレートをダウンロードできます。  
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    タイトルスライドを作ります。聴衆が初めに目にするのがタイトルスライドです。読みやすく、プレゼンテーションの簡単な概要が伝わるようなスライドにしましょう。発表者の多くがこのスライドに自分またはグループの名前を載せます。
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    新しいスライドを追加して内容を加えます。Ctrl + M を押すと、現在のスライドの直後に空白の新しいスライドを追加することができます。タイトルボックスとテキストボックスのあるスライドです。そのまま使うか、挿入タブから自分で選んだオブジェクトを挿入しましょう。
    • テキストボックスを挿入するときは、ボックスをクリックしてドラッグし、希望のサイズに変えることができます。ボックスの角にカーソルを合わせてクリックしたままドラッグすれば、後からでもサイズの変更が可能です。
    • どのテキストボックスでも、クリックして文字を打ち始めるとスライドに文字を加えることができます。Wordと同じように編集が可能で、ホームタブからレイアウトのオプションを選ぶことができます。
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    プレゼンテーションに目を通しましょう。画面左側のフレームをすばやくスクロールすると、自分のスライドを見ることができます。編集したいスライドをクリックして開きましょう。アウトラインタブを開くと、プレゼンテーションのアウトラインツリーを見ることができます。それぞれのスライドにはタイトルの名前が付けられています。
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    プレゼンテーションのプレビューをしましょう。F5 キーを押してスライドショーを開始すると、この時点での全体的な印象を見ることができます。マウスをクリックすると次のスライドに移動します。プレゼンテーションの長さや、スライドをまたいだ情報の流れ方を確認することができるでしょう。

パート 2
スライドの編集

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    スライドの画面切り替え効果を加えましょう。スライドに内容を書き込んだら、聴衆の関心を引くような効果を加えることができます。スライドを選び、画面切り替えタブをクリックしましょう。最も一般的な切り替えのリストが表示されます。リスト最後の矢印をクリックすると、使用可能なすべての切り替えを見ることができます。
    • 選ぶ切り替えによって、そのスライドの現れ方が変わります。例えば、スライド2に切り替え効果を加えると、スライド1から2への移行時にその効果が適用されます。それぞれの切り替え効果をクリックすると、スライドの編集画面でプレビューを見ることができます。
    • 切り替え効果は加えすぎないようにしましょう。聴衆の集中を妨げ、最も大事な内容が伝わりにくくなる可能性があります。
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    背景を加えましょう。ただの白い背景では平凡です。ただの白い背景に通常の文字を加えただけのプレゼンテーションでは、聴衆の半分は3枚目のスライドに移る頃には寝てしまうでしょう。目立ちすぎない背景を用いて、プレゼンテーションの体裁を良くしましょう。
    • スライドの空白部分を右クリックし、「背景の書式設定」をクリックするか、デザインタブの右側にある「背景」のとなりの矢印アイコンをクリックします。
    • 塗りつぶしのタイプを選択します。単色、グラデーション、図またはテクスチャ、パターンから選ぶことができます。それぞれの選択肢から、塗りつぶしの色、画像の場所、グラデーションなど、さらに細かい設定ができます。自分のプレゼンテーションに合う背景が見つかるまでいろいろと試してみましょう。
    • 既定では、開いているスライドにのみ背景が適用されます。「すべてに適用」をクリックすると、全スライドに同じ背景を設定することができます。
    • 選択した背景を適用しても、文字が読みやすいかどうか確かめましょう。
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    画像を加えます。画像や図形などの視覚補助を加えると、聴衆はプレゼンテーションの内容を理解し、ポイントをつかみやすくなります。画像によって文字の単調さを崩すことで、聴衆の関心を失わないようにします。
    • 挿入タブをクリックします。オブジェクトの挿入には、多数の選択肢があります。画像ボタンをクリックして、コンピュータ上のファイルから画像を挿入しましょう。アルバムボタンをクリックして、アルバムの中のすべての写真をスライドに挿入することも可能です。
    • 図表ボタンを選び、わかりやすい図表を挿入すると、聴衆にもデータが伝わりやすくなります。図表のタイプを選ぶとExcelが開きます。データを入力するか、すでに持っているシートからコピーして貼り付けることができます。
    • 図形ボタンを押して、既存の図形またはオリジナルの図形を挿入しましょう。大切な文字を囲ったり、矢印などの視覚的インジケータを作成したりできます。
    • 画像の多用は避けましょう。スライドに画像が多いと、文字を読むことが難しくなるでしょう。
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    リンクを加えましょう。スライドには、ウェブサイトのリンクやメールアドレスを記載することができます。プレゼンテーションを配給する場合などは特に便利で、関連するウェブサイトへのアクセスや、あなたへのメール送信が簡単になります。
    • テキストボックスにカーソルを合わせ、挿入タブのハイパーリンクボタンをクリックしてリンクを加えます。コンピュータ上のファイル、ウェブサイト、メールアドレス、同じプレゼンテーション内の別スライドなどにもリンクすることができます。
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    動画を埋め込みましょう。スライドには動画を加えることもできます。レポートやプレゼンテーションに関連する動画を入れると便利です。動画はスライドが変わると再生されます。[1]
    • 挿入タブの動画ボタンをクリックします。コンピュータ上のビデオファイルを見ることができます。
    • 上記の方法ほど単純ではありませんが、YouTubeの動画埋め込みも可能です。

パート 3
記憶に残るように工夫する

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    スライドの枚数は最小限に抑えましょう。プレゼンテーションが長すぎると、どんなに興味のあるテーマでも聴衆は飽きてしまいます。内容の薄いスライドや無関係なスライドもプレゼンテーションを冗長にし、聴衆の関心を欠いてしまうでしょう。各スライドのスペースを最大限効果的に使い、プレゼンテーションは短く魅力的なものにしましょう。
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    適切なフォントサイズを選びます。スライドは読まれるためにあり、そうでなければただのスピーチになってしまいます。スライド上の文字は見ている人が読みやすいようにしましょう。文字サイズ10はコンピュータ上では問題なくても、スクリーン上に表示されたものは身を乗り出さなければ読めないかもしれません。
    • ちなみに、フォントが読みやすいことも重要です。曲がりくねった文字や派手な飾り文字は見栄えはいいかもしれませんが、読めなければ見てもらえないでしょう。
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    統一感のあるすっきりしたスタイルを用いましょう。統一感と落ち着きのあるスタイルを使うと優れたプレゼンテーションになります。使用する色や強調文字などの使用は最小限にして、派手さが無くても優れたプレゼンテーションを作りましょう。悩むときはテンプレートを活用して手引きとしましょう。
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    打ち間違いや文章のおかしなところがないか、注意深く確認しましょう。自分では言葉の打ち間違いに気づかなくても、聴衆は気づくでしょう。打ち間違いや文章のおかしなところがあると、潜在意識的にプレゼンテーションの信憑性が下がってしまうため、すべての情報がはっきりと正確に記載されているかを細心の注意を払って確認しましょう。[2]
    • プレゼンテーションの発表前に、誰かに校正してもらいましょう。あなたが見逃した間違いも、他人の目からは見つけやすいことでしょう。
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    練習をしましょう。パワーポイントは、あなたのプレゼンテーションの一部に過ぎません。その他の部分は、あなた自身です。時間を確保し、話し方とスライドの扱い方を練習しましょう。時間配分にも気を付け、各スライドが内容の要点を正確に表しているかを確認します。自分だけのノートを作るか、話す内容を暗記しましょう。スライドを読み上げるようなプレゼンテーションは絶対にやめましょう。

記事の情報

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カテゴリ: ソフトウェア

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