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「Microsoft Outlook」の不在時の自動応答機能を使えば、不在時や外出時にメールを送信してきた相手にメッセージを送信する自動応答を設定することができます。不在時の自動応答機能は、Microsoft Exchangeアカウントを持っている場合のみ利用可能ですが、Microsoft Exchange以外のアカウントを持つホームユーザーの場合は、不在時テンプレートを作成して、「Microsoft Outlook」からメッセージを自動返信するように仕分けルールを設定することが可能です。どのアカウントを持っているかわからない場合は、Microsoft Exchangeアカウントのほうが職場や学校のアカウントとして一般的だということを覚えておきましょう。この記事では、Microsoft ExchangeアカウントおよびMicrosoft Exchange以外のアカウントを使用して、「Microsoft Outlook」で不在時の自動応答を設定する方法を解説します。

方法 1 の 4:
Outlook 2019-2010・Outlook for Office 365の場合

  1. 1
    「Microsoft Outlook」を起動する 「Microsoft Outlook」は「スタート」メニューにあります。
  2. 2
    ファイルタブの情報をクリックする 受信トレイの上のリボンにホーム送受信フォルダー表示グループなどと並んでいます。
  3. 3
    自動応答(不在時)をクリックする 「自動応答」のダイアログボックスが開きます。
    • このオプションが利用できない場合は、Microsoft Exchange以外のアカウントを使用している可能性があります。Microsoft Exchange以外のアカウントで自動応答を有効にしたいときは、下記の「Microsoft Exchange以外のアカウントの場合」を参照しましょう。
  4. 4
    「自動応答を送信する」の左側にあるラジオボタンをクリックして選択する ラジオボタンをクリックすると、自動応答機能が有効になったことを示すチェックマークが表示されます。
    • 時刻を指定したい場合は、「次の時間のみ送信する」の左側にあるチェックボックスをクリックして選択し、開始時刻と終了時刻を指定しましょう。例えば、2週間の休暇を予定している場合は、休暇中の日付範囲を選択すると、休暇中だけ自動応答機能が有効になります。
  5. 5
    自分の所属組織内タブをクリックする 大きな空白のテキストボックスの上にあります。
  6. 6
    自分が所属する組織内からメールを送信してきた相手に送信する自動返信のメッセージを入力する ここに入力したメッセージは、同じドメイン(例:@wikiHow.com)のメールアドレスにしか送信されません。
  7. 7
    自分の所属組織外タブをクリックする 大きな空白のテキストボックスの上にあります。
  8. 8
    自分が所属する組織以外からメールを送信してきた相手に送信する自動返信のメッセージを入力する 例えば、不在である旨と、質問や気になることがあれば別の担当者の連絡先に問い合わせるように伝えるメッセージを入力します。ここに入力したメッセージは、ドメイン(例:@wikiHow.com)外のメールアドレスにしか送信されません。
    • フォントの種類やサイズを設定できるドロップダウンリストだけでなく、メッセージテキストの書式設定が行えるボタンもあります。
  9. 9
    OKをクリックする 外出中にメールを送信してきた相手には、上記で作成した自動返信が送信されるようになります。日付や時刻を指定していない場合は、この自動応答機能を無効にするまで自動返信が送信され続けます。[1]
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方法 2 の 4:
Outlook 2007の場合

  1. 1
    「Microsoft Outlook」を起動する 「Microsoft Outlook」は「スタート」メニューにあります。
  2. 2
    ツールタブの不在時のアシスタント...をクリックする ウィンドウの左上の「ツール」タブにあります。これをクリックすると、「不在時のアシスタント」のダイアログボックスが開きます。
    • このオプションが利用できない場合は、Microsoft Exchange以外のアカウントを使用している可能性があります。Microsoft Exchange以外のアカウントで自動応答を有効にしたいときは、下記の「Microsoft Exchange以外のアカウントの場合」を参照しましょう。
  3. 3
    「不在時の自動応答を送信する」の左側にあるラジオボタンをクリックして選択する
    • 時刻を指定したい場合は、「次の時間のみ送信する」の左側にあるチェックボックスをクリックして選択し、開始時刻と終了時刻を指定しましょう。例えば、2週間の休暇を予定している場合は、休暇中の日付範囲を選択すると、休暇中だけ自動応答機能が有効になります。
  4. 4
    自分の所属組織内タブをクリックする 大きな空白のテキストボックスの上にあります。
  5. 5
    自分が所属する組織内からメールを送信してきた相手に送信する自動返信のメッセージを入力する ここに入力したメッセージは、同じドメイン(例:@wikiHow.com)のメールアドレスにしか送信されません。例えば、その日は外出の予定があって、外出中の業務は部長が担当するということなどを説明します。
  6. 6
    自分の所属組織外タブをクリックする 大きな空白のテキストボックスの上にあります。
  7. 7
    自分が所属する組織以外からメールを送信してきた相手に送信する自動返信のメッセージを入力する 例えば、不在である旨と、質問や気になることがあれば別の担当者の連絡先に問い合わせるように伝えるメッセージを入力します。ここに入力したメッセージは、ドメイン(例:@wikiHow.com)外のメールアドレスにしか送信されません。
    • フォントの種類やサイズを設定できるドロップダウンリストだけでなく、メッセージテキストの書式設定が行えるボタンもあります。
  8. 8
    OKをクリックする 外出中にメールを送信してきた相手には、上記で作成した自動返信が送信されるようになります。また、日付や時刻を指定していない場合は、この自動応答機能を無効にするまで自動返信が送信され続けます。[2]
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方法 3 の 4:
Outlook 2003の場合

  1. 1
    「Microsoft Outlook」を起動する 「Microsoft Outlook」は「スタート」メニューにあります。
  2. 2
    ツールタブの不在時のアシスタント...をクリックする ウィンドウの左上の「ツール」タブにあります。これをクリックすると、「不在時のアシスタント」のダイアログボックスが開きます。
    • このオプションが利用できない場合は、Microsoft Exchange以外のアカウントを使用している可能性があります。Microsoft Exchange以外のアカウントで自動応答を有効にしたいときは、下記の「Microsoft Exchange以外のアカウントの場合」を参照しましょう。
  3. 3
    「不在」の左側にあるラジオボタンをクリックして選択する
  4. 4
    テキストボックスにメッセージを入力する メールを送信してきた相手には、オフィスに戻るまでの間に一度だけ自動返信が送信されるようになります。
  5. 5
    OKをクリックする メールを送信してきた相手には、こちらが「在席」を選択するまでずっと不在時の自動返信が送信されるようになります。[3]
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方法 4 の 4:
Microsoft Exchange以外のアカウントの場合

  1. 1
    「Microsoft Outlook」を起動する 「スタート」メニューにあります。
  2. 2
    ホームタブの新しい電子メールをクリックする 受信トレイの上のリボンにホーム送受信フォルダー表示グループなどと並んでいます。これをクリックすると、空メールが開きます。
  3. 3
    不在時テンプレートの件名とメッセージを編集する 宛先...CC...の行は空白のままにしておきましょう。
    • メールの件名に「不在通知」などと入力しておけば、相手はこちらが自動返信を送信していることがわかるようになります。
    • メールを送信してきた相手に自動送信する返信メールのメッセージを入力しましょう。このメッセージが「不在通知」のテンプレートとなります。
  4. 4
    ファイルタブをクリックして、名前を付けて保存をクリックする 「名前を付けて保存」のダイアログボックスが開きます。
  5. 5
    「ファイルの種類」のドロップダウンメニューからOutlookテンプレートをクリックする
  6. 6
    不在時テンプレートのファイル名を入力して、保存をクリックする これで、このテンプレートは、Outlookの個人用アカウントでメールができないときにも使えるようになります。
  7. 7
    ファイルタブをクリックして、仕分けルールと通知(の管理)をクリックする 不在時にテンプレートを自動送信するには、このテンプレートを使ってメールに自動返信するように処理を実行する仕分けルールを作成しなければなりません。
  8. 8
    新しい仕分けルール...をクリックする 「電子メールの仕分けルール」タブの下にあります。これをクリックすると、「自動仕分けウィザード」のダイアログボックスが表示されるので、仕分けルールの作成手順に従いましょう。
  9. 9
    「受信メッセージにルールを適用する」をクリックして選択する 「新しい仕分けルールを作成する」という見出しの下にあります。
    • 仕分けルールの作成に進むには、次へを2回クリックします。次へをクリックするページにはオプションがありますが、仕分けルールを機能させるために、「ステップ1」と「ステップ2」の空欄はそのままにしておきましょう。
  10. 10
    「特定のテンプレートを使って返信する」の左側にあるチェックボックスをクリックする 「メッセージに対する処理を選択してください」という見出しの下にあります。
  11. 11
    「ステップ2」の特定のテンプレートというリンクをクリックする ダイアログボックスがポップアップ表示されます。
  12. 12
    「フォルダーの場所」のドロップダウンメニューから「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」を選択する
    • 上記で作成したテンプレートをダブルクリックして選択すると、それが「不在通知」のテンプレートとなります。
  13. 13
    次へをクリックする 「自動仕分けウィザード」の最後のステップでは、仕分けルールの名前付けや例外の設定、仕分けルールの確認を行います。
    • 上記で作成した仕分けルールの名前を入力しましょう。
  14. 14
    完了をクリックする メールを送信してきた相手には、テンプレートを使って作成した自動返信が送信されるようになります。[4]
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ポイント

  • 不在時の自動応答に実際の不在期間や別の連絡先も追加しておくとよいでしょう。不在期間や別の連絡先を追加しておけば、相手も「いつまた連絡が取れるのか」や「不在時は誰に連絡を取ればよいのか」がわかります。
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このwikiHow記事について

Darlene Antonelli, MA
共著者 ::
IT専門家
この記事の共著者 : Darlene Antonelli, MA. ダーリーン・アントネリはwikiHowにてテクノロジーライター兼編集者の業務を担当しています。テクノロジーに関する記事の執筆だけでなく、IT業界での実務経験や、大学での指導経験もあります。2012年にローワン大学にてライティングの修士号を取得。オンラインコミュニティーと人格をテーマとした卒業論文は、その分野において大変な注目を集めました。 この記事は4,732回アクセスされました。
カテゴリ: オフィス
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