「Microsoft Word」[1] は、世界で最もよく利用されている文書作成プログラムです。どのような法文書や公文書、私文書を作成するかによって、各文書にはそれぞれ独自の書式が必要になります。しかし、「Microsoft Word」を使って作業をすれば、アプリケーションにはあらゆるツールが用意されているので、書式に沿って文書の体裁を整えるのはとても簡単です。もし「Microsoft Word」を使うのが初めての場合でも心配はいりません。短期間でプロのように文書の体裁を整えられるようになるはずです。

方法 1 の 3:
文書のレイアウトを整える

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    Wordのユーザーインターフェースを確認する 各種書式設定ツールが格納されているユーザーインターフェースをよく確認しましょう。場合によっては、ツールバーのツールを有効にする必要があるかもしれません。ツールを有効にするには、「表示」タブから「ツールバー」を選択して、「標準」にチェックを入れます。
    • 「メニューバー」という画面上部の領域には「ファイル」や「編集」、「表示」などの重要なメニューコマンドが表示されています。
    • 「ツールバー」とは「メニューバー」のすぐ下にある領域のことで、文書の保存や印刷、開くなどの一般的なタスクが表示されています。
    • リボンとは作業領域上部の「ツールバー」の下にある領域のことで、「ホーム」タブや「レイアウト」タブなどのカテゴリに機能が分類されています。
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    文書の位置を揃える 文字揃えの位置は、文書の種類によって異なります。リボンの「段落」にある「揃え」ボタンをクリックして、文書全体を左、右、または中央のどちらに揃えるか選択しましょう。
    • 「揃え」ボタンとは、文字揃えの位置に合わせて小さな黒い線が入った文書の縮小版のようなボタンのことです。
    • 「揃え」ボタンはリボン中央部の「下線」ボタンと「箇条書き」ボタンの間にあります。
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    文書の行間を設定する 設定を変更するには「行と段落の間隔」ボタンをクリックします。このツールの使用後に入力した文字列には、すべて設定した行間が反映されます。
    • 「行と段落の間隔」ボタンは上下を向いた矢印の右側に何本も線が並んでいるボタンで、リボンの「揃え」ボタンの右側にあります。
    • 既存の行や段落の間隔を変更したい場合は、その部分を範囲選択して、「行と段落の間隔」ボタンをクリックすると編集することができます。
    • また、画面上部のメニューバーにある「書式」タブをクリックし、ドロップダウンリストから「段落」を選択して、任意の間隔を指定しても、行や段落の間隔を編集することができます。
    • 大学の小論文やビジネス文書などでは、一般に行間を「1行」に設定することになっています。
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    ページの向きを変更する 別の向きで文書を作成する必要がある場合は、メニューバーの「ページレイアウト」で「印刷の向き」をクリックし、ドロップダウンリストから「縦」または「横」を選択します。
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    メニューバーの「ページレイアウト」で用紙サイズを変更する 特定の用紙サイズで文書を印刷する必要がある場合は、「サイズ」ボタンをクリックし、ドロップダウンリストから任意のサイズを選択しましょう。
    • これで、作成中の文書の用紙サイズが変更されます。
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    文書のヘッダーやフッターを編集する ヘッダーに含まれる情報は各ページに表示されます。
    • 文書のヘッダーを編集するには、ページの一番上の部分をダブルクリックして、ヘッダーフィールドを表示します。
    • 文書のフッターも編集しましょう。フッターは文書のヘッダーと同じようなものです。フッターの文字列は、すべて文書の各ページの一番下に表示されます。
    • 文書のフッターを編集するには、ページの一番下の部分をダブルクリックして、フッターフィールドを表示します。
    • また、画面上部のメニューバーにある「表示」タブをクリックし、ドロップダウンリストから「ヘッダーとフッター」を選択しても、ヘッダーとフッターを編集することが可能です。この操作を行うと、そのページのヘッダーとフッターが開いて編集できる状態になります。
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    余白を設定する 「ページレイアウト」タブの「ページ設定」にある「余白」ボタンをクリックし、ドロップダウンリストから定義済みの余白設定を選択します。
    • 余白を自分で設定したい場合は、ドロップダウンリストの一番下にある「ユーザー設定の余白」をクリックすれば、余白を自分で設定することが可能です。
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    文書を段組みにする 新聞のような文書を作成する必要がある場合は、文書を段組みに設定します。リボンの「段組み」をクリックし、ドロップダウンリストから段数と位置を選択しましょう。「段組み」ボタンは小さな長方形が半分に分かれた緑色のアイコンで、リボンの一番上の段にあります。
    • 段組みを1段、2段、または3段にしたい場合は、プリセットから選択することができます。ただし、段組みをさらに増やしたい場合は、「段組みの詳細設定」を選択しなければなりません。
    • この段組みは、文書に表などを挿入したときに表示される列とは違うので注意しましょう。
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    箇条書きや段落番号を設定する 箇条書きまたは段落番号を設定したい文字列を範囲選択して、リボンの「箇条書き」または「段落番号」ボタンをクリックします。
    • 「箇条書き」および「段落番号」ボタンは、リボンの「揃え」ボタンの右側に並んで表示されています。小さな線が3本並んだ左側に箇条書きの点が付いているのが「箇条書き」ボタンで、番号が付いているのが「段落番号」ボタンです。
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    文書のスタイルを整える どの文書にも標準の組み込みスタイル(「標準」「タイトル」「見出し1」など)が用意されており、デフォルトでは「標準」に設定されています。また、リボンや「スタイル」タブに表示されるスタイルは、文書のベースとなるテンプレート(「Normal.dotx」など)によって決定します。
    • スタイルを適用する前に、利用可能なスタイルをすべて確認して、適用時にどのように表示されるかをプレビューすることが可能です。
    • メニューバーの「ホーム」タブまたは「書式」タブの下の「スタイル」でスタイルを選択して、任意のスタイルをクリックしましょう。
    • また、「スタイル」タブの「変更」ボタンをクリックして、スタイルを自分で作成することも可能です。
    • デフォルトでは、段落全体に段落スタイル(「見出し1」など)が適用されます。段落スタイルを段落の一部分にだけ適用したい場合は、任意の部分のみを選択しましょう。
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方法 2 の 3:
フォントを整える

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    フォントの設定を変更する リボンには、フォントやフォントサイズのドロップダウンメニューが表示されます。文字列に変更を加えるには、まず、その操作したい文字列を選択しなければなりません。文字単体から特定の語句、段落全体まで選択可能です。文字列を選択したら、フォントやフォントサイズ、フォントの色などを変更しましょう。
    • 選択したい文字列の一文字目の左端をクリックしながら、選択したい文字列の右端までカーソルをドラッグします。
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    サイズや色、ハイライトを変更する リボンのドロップダウンを開いて、任意のフォントやフォントサイズ、フォントの色、蛍光ペンの色を選択しましょう。「フォント」ボタンは左端の「スタイル」ボタンのすぐ右側にあります。また、「フォントサイズ」ボタンは、デフォルトのフォントサイズ(通常は「10.5 pt」)になっています。
    • フォントスタイルやサイズを選択する際には、作成中の文書の書式を必ず確認しましょう。
    • 大学の論文やビジネス文書のフォントには「MS明朝」の「10.5 pt」が標準的になっています。
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    文字列の強調に用いる書式を指定する フォントスタイルやサイズを設定する以外に、文書内の語句や文章を強調することも可能です。「フォントサイズ」ボタンの右側に「太字」「斜体」「下線」という3つのボタンがあります。「太字」ボタンは「bolded(太字)」で大文字の「B」、「斜体」ボタンは「italicized(斜体)」で大文字の「I」、「下線」ボタンは「underlined(下線)」で大文字の「U」になっています。
    • 強調したい文字列を選択したら、リボンに並んでいるボタンをクリックしましょう。
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    ハイライトやフォントの色を設定する 文書にハイライトや色を入れたい場合は、それを入れたい部分を選択して、リボンの「蛍光ペンの色」または「フォントの色」ボタンをクリックすれば、ハイライトや色を入れることができます。
    • リボンの右端から、白い帯の上に青文字で「ABC」と書かれた「蛍光ペンの色」というボタンと、黒い帯の上に「A」と書かれた「フォントの色」というボタンを探しましょう。
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方法 3 の 3:
画像やグラフを追加する

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    文書内に画像をドラッグする 画像は目的の場所に正確に配置するようにしましょう。一度でもドロップしてしまうと、目的の場所に正確に移動させるのが少し難しくなってしまうかもしれません。ただし、もっと簡単に画像を操作するにはいくつかの方法があります。
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    文字列の折り返しを有効にする 文字列を折り返せば、文書のレイアウトを変更し、画像をどこに配置しても、その画像に文字列を回り込ませることが可能です。
    • 画像を右クリックして、「文字列の折り返し」にカーソルを合わせ、文書に最も適した配置を選択しましょう。なお、各オプションにカーソルを合わせると、そのプレビューが表示されます。
    • 画像を選択して、「Ctrl」キーを押しながら方向キーを押すと、文書内で画像を移動させることができます。
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    グラフを追加する 「挿入」タブをクリックして「グラフ」を選択すると、新しいツールバーがリボンに表示されると同時に、選択できるグラフの種類も表示されます。ここから、円グラフなどの好きなグラフの種類を選択しましょう。
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    グラフを変更する その部分までスクロールしたら、「3-D分割円」などの各種グラフの中から選択しましょう。
    • 「OK」をクリックすると、グラフが文書に挿入され、「Microsoft Word - Microsoft Excel内のグラフ」というウィンドウがポップアップ表示されます。
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ポイント

  • 論文を手書きする場合を除いて、まずは既定された書式を確認してから、文書の体裁を整える必要があります。
  • ヘッダーやフッター、ページレイアウトの書式設定(文書全体に反映される)を除いて、その他の書式設定ツールは、すべて文書の特定の部分にしか適用できません。

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カテゴリ: オフィス
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