「Microsoft PowerPoint」は、プレゼンテーションに文字や画像を組み合わせるのに優れたソフトウェアで、ハイライトや画像、グラフを加えながら情報の流れをうまく整理することができます。書式設定を少し変更すれば、Word文書をPowerPointに直接変換して、実際にひとつひとつ再入力する手間も省くことが可能です。

方法 1 の 3:
Word文書を変換する

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    「Microsoft Word」で文書を開く 「Word」を起動したら、「ファイル」→「開く」の順にクリックして、文書を開きます。Word文書であれば、PowerPointにすべて変換可能です。ただし、画像は自分でコピーして貼り付ける必要があります。
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    各「スライド」を見出しで区切る スライドの区切り位置をPowerPointに知らせるには、データを区切る必要があります。別のスライドになる各表や段落、文章の上の行には、「第1四半期決算」や「引用文献」などのスライドのタイトルを付けましょう。
    • 各スライドの一番上の文字列はフォントサイズが大きくなり、太字になります。
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    「スタイル」メニューに移動する 「Word」ウィンドウの左上にある「ホーム」タブをクリックすると、画面上部のツールバーと一緒に、「スタイル」というラベルの大きなボックスが表示されるはずです。そのボックスには、「標準」や「行間詰め」、「見出し1」などのラベルの付いた書式例がいくつか表示されます。
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    タイトルを範囲選択して、「見出し1」をクリックする 各タイトルは、個別に設定しなければなりません。「見出し1」に設定すると、文字列はフォントサイズが大きくなり、フォントの色は青色になります。PowerPointでは、この書式設定からスライドのタイトルが判定されます。
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    スライドの本文を「見出し2」に設定する まず、「Enter」キーを押して、区切りたい文字列ごとに改行します。次に、文字列を範囲選択して、「スタイル」メニューから「見出し2」を選択します。すると、フォントの色が青色になり、スライドでは最終的に各行、各段落が別の箇条書きになります。
    • 「見出し2」に設定した箇条書き項目は、一枚のスライドにまとめられます。
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    「見出し3」を使って、下位の箇条書きを追加する 「見出し3」に設定した文字列は、右にインデントされて、別の行に表示されます。例えば、PowerPointのスライドでは、以下のように表示されます。
    • 「見出し2」に設定した文字列
      • 「見出し3」に設定した文字列
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    スライドごとに改行する 新しいタイトルになるたびに「Enter」キーを押すと、PowerPointのアウトラインを作成することができます。フォントサイズの大きい太字の行はスライドのタイトルに、その下にあるフォントサイズの小さい青色の文字列はスライドの本文になります。また、改行して別のタイトルになっている場合は、新しいスライドになります。
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    文字列の書式を変更する(任意) アウトラインを設定したら、文字列のフォントサイズやフォントの色、フォントを変更しましょう。変更した書式は、PowerPointに反映されます。ただし、フォントの色を青色にしたり太字にしたりする必要はありません。すでに、PowerPointに変換できるようになっています。
    • 改行を削除したり、新しい文字列を追加しようとしたりすると、書式設定が正しく反映されない場合があるので、上記の手順は最後に行うようにしましょう。
    • また、文書の保存を忘れないようにしましょう!
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    「ファイル」→「Microsoft PowerPointに送信」を使って、PowerPointに文書を送信する 「ファイル」→「Microsoft PowerPointに送信」の順にクリックすると、PowerPointに文書が送信されて、スライドに自動的に変換されます。「Microsoft PowerPointに送信」ボタンが見つからない場合は、以下の操作を行いましょう。
    • 「ファイル」→「オプション」をクリックして、「オプション」ウィンドウを開きます。
    • 「クイックアクセスツールバー」をクリックします。
    • 「コマンドの選択」メニューから「すべてのコマンド」を選択します。
    • 「Microsoft PowerPointに送信」が見つかるまで、五十音(アルファベット)順に並べられたコマンド一覧を下にスクロールして、「追加>>」をクリックします。
    • 右下の「OK」をクリックすると、「Word」ウィンドウの左上に小さなボタンが表示されて、そこから文書をPowerPointに送信できるようになります。
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    「PowerPoint」でプレゼンテーションをカスタマイズする スライドのアニメーションやサウンド、テーマ、画像など、プレゼンテーションに最後の仕上げを行います。
    • Wordでは、画像が自動的に変換されることはありません。画像はスライドに自分でコピーして貼り付けるか挿入する必要があります。
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方法 2 の 3:
「Word」でPowerPointを新規に作成する

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    「アウトライン」表示を使って、Wordの新規文書をPowerPoint形式にする Word文書をアウトライン形式で作成すると、スライドのタイトルや本文が自動的に書式設定されます。これで、1つの文書内でPowerPointを作成、編集してから、その文書をスライドに変換することができます。
    • ただし、画像はPowerPointに自分で挿入しなければなりません。
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    「Word」で「白紙の文書」を作成する 「ファイル」→「新規」をクリックして、白紙の文書を作成します。なお、「Ctrl」と「N」を同時に押しても、新規文書を作成することが可能です。
  3. 3
    「表示」→「アウトライン」の順にクリックする 画面上部の「表示」タブをクリックすると、白紙の文書の上に「文書の表示」というラベルのタブが表示されます。それから、「アウトライン」というラベルのタブをクリックすると、「アウトライン」の編集画面が表示されます。
    • 上記の画面とは、タブの下部にある大きな白い画面のことです。
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    1枚目のスライドにタイトルを入力して、「Enter」キーを押す フォントサイズの大きい濃い青色の文字列は、各スライドのタイトルを表しています。
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    「Tab」キーを押して、スライドの本文を入力する 「Tab」キーを押すと、その行が右にインデントします。ここに入力したものは、すべてスライドの本文になります。また、「Enter」キーを押すと改行することができますが、これは、PowerPointに変換した時に箇条書きになります。
    • 「Tab」キーをもう一度押すと、以下のように「下位の箇条書き」が作成されます。
      • これが下位の箇条書きになります。
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    左上の「レベル1」を選択して、新しいスライドを作成する スライドの本文をすべて入力し終えたら、「Enter」キーを押して改行します。左上の「アウトラインツール」という見出しの下に、現在の「レベル」が表示されているメニューがあるはずなので、緑色の矢印またはドロップダウンメニューで「レベル1」を選択して、新しいタイトルを作成しましょう。
    • 文字列の左側にある小さな灰色の円をクリック&ドラッグしても、新しいタイトルを作成することが可能です。円を一番左までドラッグすると、タイトルになります。
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    「レベル」を設定して、スライドを書式設定する 任意の行をクリックして、「レベル」をいつでも変更することが可能です。各レベルは以下のようにしてPowerPointに反映されます。
    • レベル1=スライドのタイトル
    • レベル2=スライドの本文
    • レベル3以下=下位の箇条書き
    • 本文はPowerPointには反映されません。
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    「ファイル」→「Microsoft PowerPointに送信」を使って、PowerPointに文書を送信する 「ファイル」→「Microsoft PowerPointに送信」の順にクリックすると、PowerPointに文書が送信されて、スライドに自動的に変換されます。「Microsoft PowerPointに送信」ボタンが見つからない場合は、以下の操作を行いましょう。
    • 「ファイル」→「オプション」をクリックして、「オプション」ウィンドウを開きます。
    • 「クイックアクセスツールバー」をクリックします。
    • 「コマンドの選択」メニューから「すべてのコマンド」を選択します。
    • 「Microsoft PowerPointに送信」が見つかるまで、五十音(アルファベット)順に並べられたコマンド一覧を下にスクロールして、「追加>>」をクリックします。
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    右下の「OK」をクリックする 「Word」ウィンドウの左上に小さなボタンが表示されて、そこから文書をPowerPointに送信できるようになります。
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    「PowerPoint」で文書を直接開く アウトライン形式で書かれた文書は、「PowerPoint」で自動的に変換されます。まずは、「PowerPoint」ウィンドウで「ファイル」→「開く」の順にクリックします。次に、「ファイルの種類」というラベルのドロップダウンメニューから「すべてのファイル」を選択して、Word文書を表示させます。それから、任意の文書を選択して開くと、その文書が自動的に変換されます。
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    「PowerPoint」でプレゼンテーションをカスタマイズする  スライドのアニメーションやサウンド、テーマ、画像など、プレゼンテーションに最後の仕上げを行います。
    • Wordでは、画像が自動的に変換されることはありません。画像はスライドに自分でコピーして貼り付けるか挿入する必要があります。
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方法 3 の 3:
トラブルシューティングを行う

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    タイトルをつけずにスライドを区切る タイトルをつけずに新しいスライドを作成するには、まず「Enter」キーを押して、本文の上に改行を挿入します。次に、スペースキーを1回押して、入力した空白をマウスで範囲選択します。最後に、選択した範囲を「スタイル」ツールバーで「見出し1」に設定します。こちらは、前のスライドの続きを作成する場合、タイトルが必要ない場合、または画像用に白紙のスライドを作成する場合に便利です。
    • 「アウトライン」表示の場合は、「レベル1」のラベルが付いた行を空白のままにして、「Enter」キーを押しましょう。
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    変換する前に作業内容を確認する 「Word」ウィンドウの上部にある「表示」タブをクリックして、左上から「アウトライン表示」を選択します。これで文書を実際に変換できるわけではありませんが、文書を整理して表示させることはできます。なお、各「レベル」は画面上部にある緑色の矢印で変更することが可能で、PowerPointでは以下のように反映されます。
    • レベル1=スライドのタイトル
    • レベル2=スライドの本文
    • レベル3以下=下位の箇条書き
    • 本文はPowerPointには反映されません。
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    Word文書から既存のPowerPointにスライドを挿入する Word文書からスライドを何枚か簡単に挿入したい場合は、「PowerPoint」ウィンドウでWord文書から新しいスライドを作成することができます。まずは、スライドを挿入したい位置に移動します。それから、「新しいスライド」の下にある小さな下向き矢印ボタンをクリックして、「アウトラインからスライド」を選択します。
    • スライドを適切な位置に挿入するには、Word文書からスライドを挿入したい位置の1つ前のスライドをクリックして、「新しいスライド」を選択します。
    • 1枚目だけでなくすべてのスライドがWord文書からPowerPointに1枚ずつ自動的に挿入されます。
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    Word文書からPowerPointにリンクを貼り付ける Word文書全体をプレゼンテーションに変換したいわけではない場合は、「PowerPoint」ウィンドウでWord文書を直接開くことができます。これで、実際に新しいスライドを何枚も作成しなくても、Word文書を参照することが可能です。文書はスライドショーの再生時にリンクをクリックして開くことができます。また、文書を閉じると、スライドショーは中断したところから自動的に再開されます。
    • リンクする文字列または画像を右クリックします。
    • 「ハイパーリンク...」オプションを選択します。
    • 開きたいファイルをメニューから選択して、「OK」を押します。
    • スライドショー中に文字列または画像をクリックすれば、Word文書を表示させることができます。
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    Word文書から画像をコピー&ペーストして、画像を挿入する 残念ながら、「PowerPoint」ウィンドウでWordから画像を変換することはできません。画像を挿入するには、まず「Word」ウィンドウで画像を右クリックして、「コピー」を選択します。それから、「PowerPoint」ウィンドウで画像を入れたいスライドに移動し、右クリックして「貼り付け」を選択します。これで、「PowerPoint」ウィンドウで画像の移動やサイズの変更、トリミングができるようになります。
    • 「PowerPoint」ウィンドウで「挿入」ボタンを押せば、パソコンから画像を検索して挿入することも可能です。
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    Microsoft Officeの最新版をダウンロードする すべて正しく書式設定して開いたにもかかわらず、文書を変換することができなかった場合は、Microsoft Officeのバージョンが古い可能性があります。その場合は、Microsoftの公式サイトから最新版をダウンロードしましょう。
    • 変換する必要がある文書が数件しかない場合は、30日間の無料体験に登録するのもよいでしょう。
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ポイント

  • 時間やドキュメントサイズなどの要因によって、別の方法を取らなければならない場合があるので、うまく組み合わせるようにしましょう!

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注意事項

  • 変換が終わったら、PowerPointをテストしてみましょう。完成したPowerPointのプレゼンテーションに問題がある場合は、いくつか手を加えなければなりません。
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